miércoles, 25 de junio de 2014

LAS PYMES Y EL FLUJO DE EFECTIVO 2014

LAS PYMES Y EL FLUJO DE EFECTIVO

A partir del 1 de julio del 2014, un nuevo presidente será designado en la república de Panamá. Eso parece ser una buena noticia, pero inmediatamente sucederá lo siguiente: El aumento del combustible, el aumento de la luz eléctrica, el posible aumento de la tarifa del metro, y el aumento del precio de los alimentos.

Esta situación de uno u otra forma afectará el flujo de efectivo de las PYMES. Primero vamos a entender que es flujo de efectivo. El flujo de caja incluye todo el dinero que entra y sale de su negocio, y es lo que mantiene al negocio vivo. De acuerdo a un estudio del US Bank, de cada 100 negocios que fracasan, el 82% de ellos quiebran  debido a un mal manejo de flujo de caja.  Para evitar que esto suceda, es importante preparar reportes de flujo de caja cada mes.
También hay que tener en cuenta que las ganancias de su negocio no son necesariamente iguales a su flujo de caja.

Este concepto de flujo de efectivo, generalmente solo lo conocen los contadores, pero a pesar que las PYMES tienen un contador, en su mayoría desconocen y no llevan un registro del flujo de efectivo.

Sale una pregunta muy interesante, Cómo las PYMES pueden enfrentar estos aumentos sin tener que pasar esos costos al consumidor?.Nosotros en este artículo vamos a presentar varias opciones interesantes para que una PYME pueda surfear este oleaje.

Si cuenta con un sistema de gestión de negocios(no es un programa contable), calcule el punto de equilibrio de la empresa. Si usted no tiene un sistema de gestión de negocios, entonces haga manualmente este cálculo.

Luego con su sistema de gestión de negocios, emita el informe de flujo de efectivo, mostrando cada uno de los meses con los ingresos y egresos y los respectivos saldos. Después emita un informe de productos o servicios ofrecidos, donde se presenta el producto, las cantidades vendidas, el importe en dinero, y la utilidad de todo el año. Con la información del punto de equilibrio, el flujo de efectivo y el informe de productos, hace un listado de productos de mayor a menor.

Los productos que reflejan el mayor peso de los ingresos, mantenga los precios, y los productos que reflejan el menor peso de los ingresos, incremente los precios. Con esto usted podrá surfear la situación del incremento de los costos de los servicios públicos, y el alza de los alimentos.

Luego de la primera semana del mes de julio, tome el informe del punto de equilibrio, haga nuevamente un informe de flujo de efectivo como seguimiento y verifique, si el ingreso se está manteniendo en las cifras anteriores de saldos positivos.

Si el informe de flujo de efectivo presenta algún saldo negativo, haga inmediatamente un informe de productos y observe cuáles de los productos no tienen movimiento, y si era un producto que usualmente se movía, verifique el precio del mismo, de lo contrario baje el precio en un 5 a 10% para reactivar su movimiento.

Una de las ventajas de contar con un sistema de gestión de negocios ( no es un programa contable), que en situaciones de crisis, sirve de guía o brújula para salir de la tempestad. En momentos como estos, toma importancia saber si los procesos, políticas o sistemas adquiridos por la PYMES, fueron malas decisiones o decisiones acertadas.

Sin lugar a dudas la mayoría de las PYMES en nuestro medio, tienen instalados programas contables. Estos programas han demostrado ser ineficientes en momentos de crisis como estos, y seguirán esta tónica, porque la premisa de estos programas, es concentrarse solamente en los registros de los eventos, pero no el seguimiento y creación de estrategia en medio de la crisis.

Tristemente las Pymes con programas contables,  no les queda otra opción en medio de esta crisis de subir los precios, con la consecuencia de la reducción de los ingresos y puede provocar hasta el cierre de las mismas.

Independientemente que las PYMES tengan un contador, esto no es garantía de poder sobre vivir a una crisis, porque la base de sus decisiones, es un programa contable y no un sistema de gestión de negocios. Hay una expresión que dice, en medio de toda crisis, hay una oportunidad de negocio.

Esta crisis puede servir de escenario para que las PYMES,   hagan  cambios dentro de sus estructuras y sistemas, pero creemos que muy pocos se atreverán a hacerlo, porque pensaran, qué hacemos con la información que tenemos hace varios años utilizando este sistema, o hemos invertido mucho dinero para cambiar, o  tenemos disponible para empezar de cero con otro sistema?.

Antes del Tsunami en Japón las personas estaban siguiendo sus rutinas, a pesar que se notificó de la posibilidad  del mismo. Cuando el Tsunami llego y destruyo gran parte de las poblaciones de las costas, el automóvil, las casas, y muchos de las rutinas de las personas quedaron en el olvido.

Si la PYME termina cerrando o en quiebra por la crisis que se avecina, entonces toda la información que se tenía, o todo el dinero invertido, o los procesos o los programas contables, ya no tendrán ningún valor.

Para finalizar, recuerde tener una empresa o PYME siempre es un riesgo y por eso hacer cambios en el camino no es una locura, si no parte de la estrategia. Las PYMES exitosas son la que tienen el concepto, que siempre se tiene que adaptar a los cambios y esto se le conoce bajo la ley del proceso. Las empresas que no entienden este concepto de saber que es un riesgo, son empresas que hoy estarán presentes en el mercado, pero mañana estarán en el olvido.

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jueves, 19 de junio de 2014

LAS PYMES SE CAMBIAN A WNDY20-08

LAS PYMES SE CAMBIAN A WNDY20-08

Este artículo presenta una de las nuevas corrientes que está cambiando el ámbito administrativo de las PYMES en Panamá. En la actualidad existen casi más de 50 empresas, que se han cambiado a WNDY2008. Vamos a realizar un viaje a través de varias de las empresas que se han cambiado a WNDY2008 y analizaremos  cuáles fueron las razones que sirvieron de base para este éxodo.

Nuestro tour inicia con la empresa EACOSALES. Esta empresa se dedica a proveer servicios de ingeniería en el mercado industrial. Le preguntamos al Ing. Cornejo, por qué se decidieron por WNDY2008?. Nos dice el Ing. Cornejo que estaba buscando un programa que pudiera ayudar a la administración sencilla de la empresa y que utilizara la impresora fiscal.

Al iniciar su investigación del mercado, muchos le recomendaron el programa Peachtree, pero al ver el Peachtree, que utiliza una interface para la impresión con la impresora fiscal, la dependencia constante de un contador, y la capacitación necesaria para el uso del mismo, decidió buscar otra opción. Un amigo conocedor del mercado, le indico que había un nuevo producto y le hicieron una demostración. Al ver lo versátil del sistema, que imprime directamente en la impresora fiscal, y hace la contabilidad sin tener la dependencia constante de un contador, allí toma la decisión de adquirir el sistema. Hoy en día puede decir con seguridad, que es el mejor sistema del mercado para PYMES.

Siguiendo con nuestro tour, llegamos a la Librería de la UTP. La Librería de la UTP estaba buscando un sistema para la administración de la librería. Al escuchar librería uno pensaría ventas de libros, pero la realidad va más allá. La librería de la UTP, es la mayor librería técnica de la república de Panamá, donde todas las otras universidades se abastecen de los textos para las diferentes carreras que imparten.

Ellos tienen una cualidad muy especial, a pesar que son una entidad pública, también tiene un manejo privado. Al buscar en el mercado, les habían recomendado el Peachtree, pero su asesor interno les recomendó que vieran un nuevo sistema llamado WNDY2008. Al ver la demostración del sistema, y las funciones administrativas que posee, y la ventaja que el mismo sistema lleva la contabilidad,  e imprime la factura fiscal sin ninguna interface, decidieron adquirir el sistema. Hoy en día WNDY2008, es la espina dorsal de la administración y operación de la librería de la UTP.

Prosiguiendo con nuestro tour, llegamos a la empresa PAMASA. Se dedica a la venta de productos de seguridad. El gerente general El lic. Ruiz, indica que wndy2008 fue recomendado por su asesor financiero. Al ver los otros productos del mercado de PYMES, buscaban algo diferente a lo que existía. En esa búsqueda se encontraron con el sistema WNDY2008. Dice el Lic,. Ruiz, él pensó que era otro producto más del mercado como Peachtree y los demás. Con el tiempo, se percató que no es otro programa más, si no un sistema completo, con todas las funciones  administrativas, operativas, y eficientes que el dueño de una PYME requiere para tener el control de la empresa.

Luego aterrizamos en Veterinaria y Peluquería Asis. La Doctora Yaira nos indica que fue un amigo que le recomendó el sistema wndy2008. Ellos utilizaban un programa, pero el mayor inconveniente, uno el inventario nunca cuadraba, dos  hacen servicios de peluquería, y por cada servicio de peluquería, dependiendo del animal, en el programa se tenía que crear el servicio de cada precio en el inventario para poder facturarlo. Con WNDY2008, solamente se tiene que crear un solo concepto de servicio, y no importa el valor del servicio, se utiliza el mismo concepto creado. Ese problema era un verdadero dolor de cabeza,  lo tenían desde hace más de 10 meses de haber adquirido el programa y la impresora fiscal. Cuando cambiaron a WNDY2008, en menos de un mes se cuadro el inventario y se resolvió el problema de los reportes de ventas y los informes administrativos.

Finalizamos nuestro viaje con la empresa Pretty Image ubicada en los Pueblos 2000 en Juan Díaz. Esta empresa se dedica a la venta de extensiones de cabello, pelucas, carteras MK, y accesorios para el cabello de mujer y hombre. Primero utilizaban el Peachtre con la interface de mercurio para imprimir la factura fiscal. Cuando revisaban los informes de ventas y del inventario no cuadraban. Luego le recomendaron que quitaran el Peachtre y que Mercurio realizara toda la operación sin la intervención del Peachtree. Este cambio tan poco les funciono, porque el inventario era un desastre con el programa. Decidieron cambiar a WNDY2008. En mes y medio se logró cuadrar y tener un verdadero control del inventario, el balance real de la caja, y los informes de ventas y movimiento del inventario reflejaban la realidad de las operaciones.

Ellos manifiestan que la mejor decisión que habían realizado en los últimos años, fue adquirir WNDY2008.

Para finalizar, este artículo no tiene como propósito promocionar el sistema WNDY2008, si no de presentar la realidad de varias PYMES, para ser exacto casi más de 50, que tomaron la decisión de  no seguir la corriente y optaron por el camino de lo nuevo, lo arriesgado, y la innovación con el propósito de encontrar una solución real, a sus problemas administrativos y no ser esclavos de la trampa de la actividad.

Cambiar algo, o un proceso, o un programa, o un sistema, o un concepto de la noche a la mañana no es fácil. No crean que fue una decisión fácil para estas PYMES hacer este cambio, si no un riesgo, porque no había ninguna garantía que iba a funcionar, pero creyeron y sin darse cuenta, son los pioneros y hoy en día pueden decir, que los problemas que antes tenían, se convirtieron en recuerdos del pasado.

Hoy nos preguntamos,  WNDY20-08 será  el principio de un nuevo liderazgo en  sistema administrativo que no existía para PYMES, y la caída de otro. Después que el campeón del mundo en futbol España, fue eliminado del mundial, cualquier cosa puede pasar.

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lunes, 16 de junio de 2014

LAS PYMES Y EL CONTROL DEL INVENTARIO

LAS PYMES Y EL CONTROL DEL INVENTARIO

Este artículo no se enfoca en explicar el concepto del control del inventario y menos de cómo realizar el control del inventario, si no vamos a ver como afecto el uso de las impresoras fiscales a los sistemas, especialmente contables que se utilizan en las PYMES para la administración del inventario físico.

La mayoría de los sistemas utilizados actualmente en las PYMES son sistemas netamente contables, que tienen un módulo de manejo del inventario.  A excepción de los sistemas ERP, el resto son programas contables. Cuando se implementó el uso de las impresoras fiscales, la mayoría de los programas contables, no pudieron adaptarse y la solución fue crear una interface para la impresión de la factura fiscal. Esto provocó una situación no considerada por muchas de las impresas que implementaron la interface, que la impresión de la factura, en vez de demorar  2 a 3 segundos, ahora demora 28 segundos o más.

El problema radica, cuando se envía la impresión de la factura fiscal y la misma no se imprime, entonces la pregunta es, qué se debe hacer?. Primero el programa contable descontó del inventario el producto, Entró el ingreso al sistema?. El cliente desea su factura fiscal, aquí la PYME entra en pánico, decide hacer una nota de crédito y vuelve a facturar para entregarle la factura fiscal al cliente.

Este proceso, provoca, que el inventario sea descontado dos veces el mismo producto, pero solo se entregó uno. Sabemos que este caso no debería pasar constantemente, pero se ha reportado casos que ocurren por lo  menos dos o tres veces por semana, especialmente cuando la impresora fiscal tiene ya más de un año de estar en la empresa. En muchos casos el dueño de la empresa no se percata de esta situación, porque no maneja el programa contable.

Cuando la persona que administra el inventario, se da cuenta que este error está aconteciendo, se abre la puerta para poder tomar(apropiarse) estos productos, sin que el dueño se percate y cuando se hace el inventario, según las ventas, el mismo cuadra. Este hecho se conoce como el inventario fantasma, porque el inventario que presenta el programa contable no es real y esta manipulado. Este hecho está ocurriendo desde el año 2010 hasta la fecha en muchas PYMES que manejan inventario físico.

Otro elemento que está incidiendo en los inventarios fantasmas, que el mismo dueño de la empresa, nunca está presenta cuando se realiza un inventario físico. Primero no domina el programa contable, segundo está frecuentemente fuera de la empresa, tercero se deja manipular de lo que dice los encargados del manejo del inventario y del programa contable.

La otra cara de la moneda, cuando el dueño trata de involucrarse de lleno a conocer el programa contable y el mismo se dedica que realizar las notas de crédito, termina siendo un esclavo del tiempo y de la empresa, y por eso sale todos los días de la empresa entre 9 a 10 de la noche y las personas que laboran para él, hace tiempo están en su casa, esto se llama administración ineficiente y por crisis permanente.

En este momento, la mayoría de las PYMES que tienen un programa contable, que utilizan una interface para la impresión de la factura fiscal, indudablemente pueden estar sufriendo del síndrome del inventario fantasma, y eso se acentuó con mayor fuerza cuando se tiene muchos productos y poco personal en la administración del inventario.

Conociendo esta realidad, muchas PYMES estarán diciendo AYUDAME CALDERON!. Quizás no sea Calderón, quién los pueda ayudar, pero existen en el mercado sistemas ERP, a nivel de las PYMES, que ya han solucionado este problema.

Una de las principales ventajas de los sistemas ERP es el control de los procesos del manejo del inventario, especialmente cuando se integró el uso de la impresora fiscal. Uno de los ERP que hemos visto que logra el control del inventario físico, especialmente cuando no se imprime la factura fiscal, es un ERP que utiliza varias PYMES en Panamá, específicamente más de 50 PYMES tienen este ERP, que cuenta con un proceso único en su clase, que logra manejar esta situación, evitando el síndrome del inventario fantasma.

Por cuestiones de ética no mencionamos el nombre de ese ERP, pero le podemos decir, sin ninguna duda que si funciona y es el único a nivel de las PYMES en Panamá, que le permite tener paz mental al dueño de la PYME, porque uno de los preceptos importantes en la concepción de este ERP, es devolver al dueños de la empresa el control total de la misma.

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sábado, 7 de junio de 2014

LAS PYMES Y LA COMPETITIVIDAD

LAS PYMES Y LA COMPETITIVIDAD
La competitividad es un concepto que no tiene límites precisos y se define en relación con otros conceptos. La definición operativa de competitividad depende del punto de referencia del análisis -nación, sector, firma-, del tipo de producto analizado -bienes básicos, productos diferenciados, cadenas productivas, etapas de producción- y del objetivo de la indagación -corto o largo plazo, explotación de mercados, reconversión, etcétera (Pineiro, 1993).
Significa la capacidad de las empresas de un país dado para diseñar, desarrollar, producir y colocar sus productos en el mercado internacional en medio de la competencia con empresas de otros países (Alic, 1997).
La definición de competitividad de la Harvard Business School consiste en la habilidad de un país para crear, producir y distribuir productos o servicios en el mercado internacional, manteniendo ganancias crecientes de sus recursos.
Tomando estas tres definiciones como base, vamos a ver si las PYMES en nuestro medio son competitivas desde el punto de vista de la administración del negocio. El primer concepto dice crear, significa hacer algo que no existe o mejorar algo existente. La pregunta sería qué deseamos crear desde el punto de vista de la administración del negocio.  Deseamos crear un sistema que nos indique cuál es el punto de equilibrio del negocio en forma automática. En la actualidad la mayor parte de las PYMES en Panamá, no manejan el concepto de punto de equilibrio.
Siguiendo con las definiciones, vamos a ver el concepto de producir. Producir se asocia con las ideas de engendrar, procrear, criar, procurar, originar, ocasionar y fabricar. Como ya creamos un sistema que nos calcula el punto de equilibrio, ahora vamos a fabricar o procurar vender el número de productos o servicios que necesitamos  según nuestro sistema del punto de equilibrio.

Ahora vamos a implementar el concepto de distribuir, pero antes de distribuir, debemos saber cuál es la utilidad que deseamos obtener de dicho producto o servicio. Antes de definir la utilidad debemos considerar los costos directos e indirectos del producto o servicio. Con el sistema ya creado que nos calcula el punto de equilibrio, establecemos el costo del producto o servicio. Con esta información procedemos a establecer la utilidad deseada. Ahora si podemos proseguir con el concepto de distribución.

La Real Academia Española da como definición “dividir algo entre varias personas, designando lo que a cada una corresponde, según voluntad, conveniencia, regla o derecho”; “dar a algo su oportuna colocación o el destino conveniente”.

Con la información del punto de equilibrio, se diseña una estrategia de mercadeo de los productos o servicios seleccionados, pero distribuyendo el mercadeo en función de los productos o servicios según su colocación en el mercado.

El concepto de distribución depende igualmente de los otros actores en el mercado. Recuerde la definición de competitividad,  colocar el producto o servicio en el mercado en medio de la competencia de otros países, en nuestro ejemplo sería en medio de la competencia de otras empresas.

Esto significa, que debemos conocer cuáles son las otras empresas que existen en el mercado y qué productos son los que distribuyen y los precios de esos productos o servicios que ofrecen. Inclusive lo recomendable sería, obtener una muestra de los productos de la competencia, o hacer una encuesta sobre los productos o servicios de la competencia. Con esta información es donde empieza la aplicación del concepto de ventaja competitiva. La ventaja competitiva es la de suplir algo que los demás no pueden suplir y a bajo costos o Ventajas competitivas son ventajas que posee una empresa ante otras empresas del mismo sector o mercado, que le permite destacar o sobresalir ante ellas, y tener una posición competitiva en el sector o mercado.

Siguiendo con nuestro ejemplo ahora vamos a ver la parte que dice, mantener ganancias crecientes de los recursos. Observamos que la expresión no dice ganar dinero, si no ganancias crecientes de los recursos. La diferencia de ganar dinero y de tener ganancias crecientes, que ganar dinero se hace una sola vez, pero las ganancias se obtendrán indefinidamente.

Para ver el crecimiento de las ganancias, el sistema que se creó, debe permitir ver diariamente en  un informe, cuánto se ganó o cuánto se perdió, de esa forma se pueden hacer los ajustes. Aquí el concepto no es esperar el fin de mes, para saber esta información, si no que día a día se ve este informe. Luego se ve el informe de la semana, luego se ve este mismo informe los 15 y 30 de cada mes.

Con esto podemos saber si estamos logrando alcanzar el punto de equilibrio, que  indico nuestro sistema de competitividad. Al final del proceso hemos creado nuestro propio proceso de medición de competitividad. La competitividad no tiene nada que ver con un programa contable o la contabilidad de la empresa. Como la definición que presentamos anteriormente, la misma está relacionada con la administración eficiente y medible de la empresa por parte del dueño de la PYME.

Esperamos que este artículo le pueda ayudar a ver, que la competitividad no solamente se aplica a los productores, o la fabricación, o la manufactura, sino que se aplica a cualquier ámbito de la actividad de una empresa, especialmente la administración de las PYMES.

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