jueves, 26 de marzo de 2015

LAS PYMES, LA IMPRESORA FISCAL 5 AÑOS DESPUES(2015)

LAS PYMES, LA IMPRESORA FISCAL 5 AÑOS DESPUES(2015)

En Panamá, el gobierno realizo un cambio drástico al código fiscal y sus respectivos procedimientos e implemento la ley del uso casi obligatorio de un dispositivo fiscal como son las cajas registradoras fiscales, y las impresoras fiscales en el año 2010.

En este artículo vamos a presentar lo bueno, lo malo y lo feo de la implementación de los dispositivos fiscales, orientado al entorno de las PYMES cinco años después.

Cuando se implementó el uso de los dispositivos fiscales, nadie se imaginó el caos y la incertidumbre que se produciría en las PYMES. Vamos a ver lo bueno, lo malo y lo feo de la implementación de las impresoras o dispositivos fiscales.

Lo primero que ocurrió, fue la eliminación de las empresas de los famosos camaroneros. Los camaroneros, eran PYMES o profesionales independientes que realizaban trabajos a precios inferiores del mercado, produciendo una competencia no regulada, y afectando de esta forma las PYMES que si pagan las obligaciones fiscales. Estos camaroneros al ver el costo de los dispositivos fiscales, en su mayoría optaron por cerrar la PYME e ingresar a las filas de los asalariados.

Segundo se produjo una apertura del mercado donde la demanda de servicios era mayor que la oferta. Cinco años después hay menos PYMES en el mercado de servicios, luego de la implementación de la impresora fisca. A la fecha de la implementación, una solución fiscal  tenía un costo casi de 1500.00 dólares.

En esa fecha muchos PYMES por desesperación y la falta de asesoría de personas conocedoras del tema, tomaron la decisión de invertir en cajas registradoras aclas, pensando de esta forma seguir utilizando su viejo programa contable y facturar con la caja registradora aclas.

Esto al principio les funciono, pero luego se percataron de la ineficiencia de este dispositivo en la actividad comercial que realizan y tuvieron que volver a invertir en una impresora fiscal, dejando ver que no tuvieron la asesoría adecuada para tomar la mejor decisión y lo más irónico, todavía siguen utilizando el mismo programa, los mismos proceso, como si están viviendo todavía en el año 2010.

Lo malo de la implementación de la impresora fiscal fue que muchos asesores en las PYMES, no entendieron que era el fin de una era y el inicio de otra era. Con la implementación de la impresora fiscal, muchos software quedaron totalmente obsoletos. Iniciaremos con los programas contables de ese momento. La mayor parte de los programas contables utilizados en las PYMES, ninguno se fabrica en Panamá, por esa razón las empresas tuvieron que correr y buscar una solución que no fue la más adecuada, pero en el momento se vio como la única solución.

La solución fue crear una interface, que sería la que imprimiría la factura fiscal y de esa forma se puede seguir utilizando el software contable. Nadie de los que implementaron esa solución hizo la siguiente pregunta, Qué pasa si la factura fiscal no se imprime, cómo esto afecta el inventario, quién será la persona autorizada para resolver este problema, Cómo funcionará las ventas a crédito y cómo se controla cuando las facturas son entregadas y no canceladas.  
Luego de haber pasado cinco años, todavía no se ha podido dar respuesta a estas interrogantes de una forma integrada al programa contable.

Lo feo de la implementación de la impresora fiscal, es la interpretación equivocada de la ley  de los dispositivos fiscales por parte de algunos asesores contables y administrativos de las PYMES. Cuando se implementó la impresora fiscal, el concepto de las facturas al crédito prácticamente se eliminó, y se cambió por otro concepto bajo el paragua del documento no fiscal.

Aquí vamos a explicar algunos elementos aclaratorios de la ley. La mayoría de las PYMES cuando generan una factura fiscal, lo hacen en un formulario continuo, original,  dos o tres copias y cuando hacen una venta (Crédito) al cliente, le entregan una copia y con esto se supone, que el cliente debe y cuando el cliente paga la totalidad de la factura, le entregan el original.

Con el perdón de los asesores administrativos y contables de las PYMES, este procedimiento es totalmente incorrecto e ilegal, porque la ley dice que al cliente se le debe entregar siempre el original de la factura y no una copia como se hace en la práctica. Otro procedimiento que se aplica en la práctica es la impresión en una impresora no fiscal de un documento que dice documento no fiscal.

Nuevamente con el perdón de los asesores contables y administrativos de las PYMES, este  procedimiento es totalmente incorrecto e ilegal. Según la ley, el único dispositivo que puede imprimir un documento no fiscal es un dispositivo fiscal.

Otra situación que se mencionó al inicio de este artículo es  la impresión de la factura fiscal, que se debe entregar al cliente para generar el cheque de pago o cancelación del mismo. En ese tiempo la empresa entrega la factura fiscal, y manualmente la secretaria a través de una hoja de Excel o Word lleva el control de las facturas entregadas. Esto demuestra que el programa contable no es adaptable a cambios. Si por error se borra dicho archivo, o la persona que lleva este control tiene un accidente o renuncia, nadie sabría que facturas están pendientes de cobrar, porque no son facturas de cuentas por cobrar.

Otro de los casos que se dieron en la implementación de la impresora fiscal, es el concepto de las notas de crédito. Para la impresora fiscal, la nota de crédito es sencillamente restar un valor de lo que se había registrado sobre la factura. Esto que quiere decir, la impresora fiscal no está conectada a la contabilidad y menos considera la contabilidad, por eso que ella misma lleva el control de la numeración de las facturas y la numeración de los documentos no fiscales.

Otra situación por trabajar mediante una interface es el informe de flujo de caja o flujo de efectivo. Cuando se hace una venta, se registra la venta, pero como se debe entregar la factura fiscal para que se genere el cheque, los informes de flujo de efectivo muestran cifras que no son reales, porque una cosa es la venta, otra es la entrada de dinero por caja. La mayor parte de los programas de hace cinco años atrás, siguen funcionando bajo un concepto equivocado de flujo de efectivo, porque ya ellos no controlan la generación de la factura si no la impresora fiscal, por eso muchos de los informes de flujo de efectivo de muchas PYMES presentan datos que no son reales.

Luego de cinco años de la implementación de las impresoras fiscales, muchas cosas han cambiado, la forma de administración integrando la impresora fiscal, las leyes de tributación, y la llegada de nuevos actores al mercado del software de gestión de negocios.

Dentro de esta lista existen software que consideran muchas de las falencias de los programas contables de esa fecha y que en la actualidad persisten, pero no muy pocas PYMES si tomaron la decisión correcta cuando implementaron el uso de las impresoras fiscales e hicieron estas preguntas que pudieron conseguir respuesta a dichas interrogantes y hoy se les conoce como las PYMES del día después de la impresora fiscal, el resto todavía está dentro de la lista de las PYMES del antes de la impresora fiscal.

Para concluir. Cinco años después de la implementación de la impresora fiscal, podemos asegurar que la impresora fiscal vino para quedarse, la pregunta sería. Su PYME, sobrevivirá a los próximos cinco años como la impresora fiscal.

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lunes, 23 de marzo de 2015

LAS PYMES SE ESTAN CAMBIANDO A WNDY20-08

LAS PYMES SE ESTAN CAMBIANDO A WNDY20-08

En los últimos cinco años, ha ocurrido un éxodo casi masivo de PYMES que se han cambiado a WNDY20-08. La pregunta es, cuáles son las razones para que PYMES que ya tenían un sistema o programa contable, hayan tomado la decisión drástica de desechar un programa que venían utilizando por años y de un día a otro cambiarlo por un sistema totalmente nuevo y desconocido para ellos.

Al escuchar esta historia por primera vez muchos dirán, es una locura, los años de inversión en ese programa, no justifica una decisión como esa.
Luego que escuchemos las razones de estas PYMES, entenderemos que hicieron la mejor decisión administrativa de su vida.

Ahora vamos a enumerar algunas de las razones que influenciaron a estas PYMES para desechar sus antiguos programas contables.

1.    Una de las grandes debilidades de las PYMES en Panamá,  no existe la palabra administración, solamente existe la palabra operación. Administrar no es lo mismo que operar. Operar significa venir de lunes a sábado, abrir la empresa, ver lo que se debe hacer, esperar que vengan los clientes, hacer ventas y a las 5 de la tarde cerrar y esta rutina se realiza día a día.

2.    Otra razón, no saber si la empresa está creciendo o está estancada. A pesar que en pocas ocasiones recibían un estado financiero, esa información no les sirve para ver cómo van a pagar la planilla o las deudas de la empresa.

3.    Otro elemento que influencio, no saber cuál es el punto de equilibrio de la empresa. A pesar que muchos de los dueños de PYMES tienen años de experiencia en el mercado, nunca se han detenido a analizar este concepto, y ya están cansados de venir todos los días a hacer el trabajo que sus empleados no están haciendo.

4.    No saben cómo medir la productividad real de la empresa. Un programa contable no cuenta con ninguna opción para medir la productividad. Existe un engaño muy común que se ha aplicado a las PYMES, que es decirle que las ventas son las que miden la productividad. Un vendedor puede vender 1000 dólares en un día, pero el resto de la semana no ha vendido ni 10 centavos, o sea las ventas no sirven para medir la productividad de la PYME.

5.    Otro gran problema que se enfrentan las PYMES que tienen inventario físico, es el control del inventario. Este es el talón de Aquiles de las PYMES, no saben en realidad si el inventario que dice el programa es real o simplemente un valor que no refleja la realidad.

6.    Otra situación que obligo a las PYMES a cambiar es la información que reflejan su programa. Los informes no reflejaban la realidad de las ventas. Con la llegada de la impresora fiscal, muchos programas se concentraron solamente en hacer una factura, pero nunca consideraron el control cuando se entregan dichas facturas y como saber que facturas fiscales se entregaron y se cancelaron y cuáles no se han cancelado.

7.    Otro elemento es la alta rotación de personal. Las PYMES gastan cientos de dólares capacitando a una persona para utilizar el programa contable, luego de pasar el tiempo la persona renuncia y esto obliga a la PYME a nuevamente realizar otro gasto para capacitar otra persona, o contratar otra persona que maneja el programa y esto provoca altos costos operativos para la PYME.

8.    Otra situación repetitiva que enfrentan es el pago de la declaración de renta. Este es uno de los grandes problemas, porque pareciera que las PYMES se acostumbraron a la prorroga y esto está descapitalizando poco a poco las PYMES.

9.     Otro elemento que tenía frustrado a estas empresas, cuando se manda a imprimir una factura fiscal a la impresora fiscal, y la misma no se imprime, aquí es donde los programas contables no dieron la talla, porque como necesitan de una interface, esto provoca que mucha información que emiten no muestre la realidad de los ingresos de la PYME.

10. Otro aspecto que mencionaron estas PYMES, es el alza de los costos de operación y el salario mínimo. Cuando suben los costos de los servicios la tendencia es subir los precios, y esto provoca la caída de ventas y muchas veces no hay dinero para pagar la planilla.

11.  Otra situación es la competencia, con el desarrollo y crecimiento en el país, ha aumentado la competencia y las PYMES no cuentan con una forma efectiva de enfrentar la competencia.

12. Otro elemento que presentaron esta empresas, la información que tienen los programas contables, no les sirve para medir la relación de marketing de clientes uno a uno, la relación de gastos uno a uno y la aplicación del concepto 20/80.

13. Otra situación que estas PYMES mencionaron, fueron los costos de actualización. Cuando querían pasar a una nueva versión del programa contable, tenían que pagar el nuevo programa como si fuera la primera vez que lo compraban, provocando que desistieran y quedarse con la versión vieja del programa, que no está acorde con los nuevos conceptos tecnológicos.

14. Otro elemento que no podemos dejar de mencionar son los informes, la mayor parte de los informes que generan los programas contables, no les permitían saber el mismo día, si habían ganado o perdido y cuánto.

15. Otra de las situaciones que nos mencionaron estas empresas, cuando la oficinista principal faltaba no existía nadie, que pudiera dar la información que requería el dueño o administrador, y esta es la razón principal que mencionaron sobre la dependencia de la empresa a una persona. Esto implica que si esta persona se va de la empresa, entonces todo se detiene, hasta que alguien se capacite para realizar esta función con eficiencia.

16.  Otra situación es la seguridad de la información y los procesos. Los programas contables tienen una forma muy compleja para configurar su uso por parte de los usuarios, porque se tiene que definir demasiadas claves por usuario, procesos, tareas y restricciones. Esto hacía que la persona que se encargaba de administrar estas claves, tenía acceso a todo el sistema y la pregunta es, quién controla a esta persona que tiene más acceso al sistema que el propio dueño de la empresa.


Luego de presentar estas razones expresadas por estas PYMES, esto nos indica, que los tiempos están cambiando y que los dueños de las PYMES que desean crecer y desarrollarse y mantener un nivel de competencia, se han dado cuenta del valor de la información y la administración.

Una PYME que no tenga un buen sistema de administración del negocio, es una PYME que podrá operar, inclusive por varios años, pero tarde o temprano como dijo Albert Einstein, Si no deseas que nada cambie, sigue haciendo las cosas de la misma forma sin cambiar nada y nada va a cambiar.

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lunes, 9 de marzo de 2015

LAS PYMES Y LA FACTURA ELECTRONICA

LAS PYMES Y LA FACTURA ELECTRONICA

Con el desarrollo del internet, especialmente el concepto de la nube, se ha puesto de moda el concepto de la factura electrónica. Para comprender el contexto de este artículo, vamos a dar una definición sobre que es una factura electrónica.

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel. http://www.facturae.gob.es/factura-electronica/Paginas/factura-electronica.aspx

Vamos a presentar algunas de las ventajas de la factura electrónica:
1.    Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
2.    Reducir errores humanos;
3.    Eliminar costes de impresión y envío postal;
4.    Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
5.    Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
6.    Mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
7.    Facilitar la lucha contra el fraude;
8.    Subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
9.    Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Luego de mencionar algunas de las ventajas de la factura electrónica, vamos a presentar los CONS para las PYMES.

1.    Todo el sistema de la PYME tendría que estar en la nube, dejando expuesto toda la seguridad de la información.  Si los hackers, pudieron hackear a la SONY, a las cuentas de los clientes de TARGET, TIGER, WALMART y otras empresas poderosas de Gringolandia, que impide que no lo hagan a la información de la PYME.
2.    Esto implica un pago mensual por ese servicio a la empresa que lo provea, pero uno de los grandes peligros es cuando se pierde el acceso al internet. Por la desconexión los clientes no pueden acceder a la aplicación y la empresa no puede facturar.
3.    Solo pensemos que la PYME llama al proveedor de internet y el mismo le responde, que no saben cuándo podrían resolver el daño, o que le enviaran un técnico en las próximas 48 horas como es la costumbre en Panamá.
4.    Otro problema que se enfrentaría sería el control del inventario. Cuando se pierde la conexión con la internet, la PYME decide facturar a mano los productos, cuando retorne el acceso de la internet, alguien tendría que actualizar esa información, pero al mismo tiempo se estaría haciendo ventas en la nube, al final tendríamos alguien actualizando el inventario y los clientes accediendo la aplicación en la nube y produciendo la factura electrónica.  Se entiende que si esta online, debe actualizar el inventario como lo hace una aplicación local.
5.    Otra duda que se presenta por lo menos en las PYMES de  Panamá es el pago del impuesto del ITBMS, y los registros contables. Asumiendo que tenemos la factura electrónica, esto plantea que los gastos, las compras y otros se deben registrar en la aplicación en la nube. Tener información de compras, gastos y costos de la PYME en la nube, implica que cualquier hacker puede intervenir en dicha información para hacer chantaje a la empresa, o vender dicha información a la competencia. Esto crearía un nuevo mercado lucrativo para los hacker para hacer dinero fácilmente.
6.    Otra cuestión que no se ha tocado, es la seguridad de la información. Cuánto estaría dispuesto  a cubrir las empresas aseguradoras a proveer un seguro sobre los registros que están en la nube?.
7.     Profesiones como los contadores ya no serían necesarios, porque supuestamente la información está en la nube y la misma se puede transferir directamente a la unidad reguladora de ingresos. Esto definitivamente reduce costos, porque en una investigación del mercado realizada en Gringolandia, dice que a partir del 2016, la profesión del contador o contadores va a desaparecer y será reemplazado por los auditores de la información.
8.    Otro elemento que afecta a las PYMES que no están dentro de la urbe de la capital, o sea en las afueras y en las provincias, las conexiones  de internet no son eficiente, en inclusive en lugares aunque están cerca del centro de la ciudad, no tienen conexión de internet. Las PYMES que están en estos sectores definitivamente no pudieran tener acceso al concepto de la factura electrónica y a las aplicaciones en la nube.
9.    Otro elemento que se debe considerar por parte de las PYMES con el concepto de la factura electrónica, que dichas facturas están en una base de datos fuera de la empresa, y por alguna situación la empresa proveedora de la aplicación no recibe el pago de la mensualidad por algún problema con la tarjeta de crédito, se le desconectaría y la empresa y sus clientes no tendría acceso a la aplicación.
10. En el caso que la aplicación es desarrollado nativamente, tendría que tener un contrato de mantenimiento y soporte mensual de dicha aplicación, incrementando de esta forma los costos operativos mensuales de la PYME.

Para finalizar, el concepto de la factura electrónica, es una cuestión de cultura, tecnología, y una forma que los países llamados de primer mundo buscan para tener el control de la información en el entorno mundial.

Esto está íntimamente relacionado con el concepto del Internet de las cosas, porque los países ultra desarrollados como Gringolandia, siempre están buscando nuevos mercados para sus productos y como esto productos ya rebasaron el mercado doméstico, ahora están buscando el mercado global.

Por esta razón siempre vamos a observar que estos nuevos desarrollos siempre tendrán como norte tener todo conectado en línea, para poder acceder la información y de esta manera, diseñar sus estrategias de mercadeo y otros.

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