miércoles, 24 de febrero de 2016

LAS PYMES Y LOS RETOS PARA EL 2016 EN PANAMA

LAS PYMES Y LOS RETOS PARA EL 2016 EN PANAMA

A dos meses del inicio del año 2016 debemos reflexionar con respecto a las cosas que vienen de aquí en adelante en el entorno de las PYMES.
En este artículo presentaremos los retos que se presentaran a las PYMES en Panamá para el año 2016 y que soluciones podemos presentar a estos retos.

1.AUMENTO DEL SALARIO MÍNIMO: Parece que los sindicalistas en nuestro entorno esgriman siempre el argumento del costo de la vida para decir que el salario mínimo debería ser 1000.00 (mil) dólares.   Preguntemos a estos sindicalistas cuantos pagan salario, cuantos pagan alquiler, cuantos pagan seguro social y otros.


El aumento del salario mínimo para las PYMES es uno de los mayores problemas que se enfrentaran para el año 2106., Las PYMES deberán  hacer ajustes de salarios, no solamente de los nuevos empleados o colaboradores, sino de los empleados existentes que están arriba del salario mínimo. Si no se hace estos ajustes, estos empleados tomaran la decisión de buscar nuevas opciones, y esto provoca la alta rotación de personal que existen en las PYMES.

Este aumento igualmente, incrementara los pagos que hace las PYMES al seguro social en lo que se refiere al pago patronal. La pregunta que sigue es la siguiente, cómo enfrentar el aumento del salario mínimo, porque este fenómeno se dará cada vez que sube un nuevo gobierno. Nuestra recomendación para enfrentar el aumento de salario mínimo es utilizar el método de la siembra de la semilla.

El método de la siembra de la semilla consiste en utilizar el concepto del outsourcing, o sea subcontratar a una empresa para que le provea del recurso humano que se necesita y esa empresa se encargue de los pagos respectivos y de esa forma se reduce el costo que implica el manejo del personal. Este concepto lo utilizan las empresas internacionales, y de esta forma solamente hacen el pago de servicios profesionales al outsourcing.

2. INCREMENTO DE LOS COSTOS OPERATIVOS: Uno de los grandes problemas que serán un dolor de cabeza para las PYMES, será el aumento de los alquileres, el aumento de la luz eléctrica y el aumento de los servicios de telefonía.

Frente a esta situación, dependiendo del tipo de actividad comercial, unas tendrán que analizar la opción de comprar su propio local en otra ubicación, o buscar otro lugar más económico, o de unirse a otra PYME y pagar el local entre ambos. Con respeto al aumento del costo de la electricidad. 

Se tendrá que analizar la opción de utilizar las baterías solares, los paneles solares como una fuente de ahorro de energía, ya que estos productos están al alcance de las PYMES y con esto se tendrá y gran ahorro económico en el uso de la energía. Otro elemento es lo de la telefonía. La internet es un medio masivo que se puede utilizar para las comunicaciones. Sabemos que muchas personas utilizan el whats App como medio de comunicación por excelencia, pero aún este método tiene sus deficiencias y cuál es?. El what app es susceptible a ser intervenido y esa es una situación que como PYMES no es conveniente. Lo que podemos hacer es implementar el uso del SKYPE para con los clientes o la misma oficina. 

Sabemos que existe el Whats Apps Call, si pero nuevamente hacemos hincapié, en el concepto de la seguridad de la comunicación.  Podemos instruir a los clientes y a la oficina al uso del Skype para mejorar la comunicación. Quizás algunos adictos al whats apps insistan, que se puede escribir, pero la realidad, que la mayor parte de las personas que escriben en whats App, se les olvido por completo la ortografía del español y la distorsión en la comunicación puede afectar una transacción comercial.

3. DESCENSO EN LAS VENTAS: Este año habrá un descenso en las ventas en muchas PYMES, especialmente a las PYMES que se dedican a la prestación de servicios. Entre las empresas que se verán afectadas, serán talleres de mecánicas, mantenimiento como aire acondicionados,  reparaciones, transporte de mercancías refrigeradas, ventas de productos, veterinarias, y otros.  En los primero meses del año siempre hay un descenso de las ventas como son enero, febrero, marzo y hasta abril, o sea el primer trimestre del año reflejara un gran problema para cumplir el pago de los costos fijos. Cómo enfrentarán estas empresas  dicha situación.  La respuesta a esto es tener un sistema ERP.

Un ERP es un sistema integrado de soluciones donde podemos hacer lo siguiente: Emitir informes del estatus del inventario, donde se presenta los productos  o servicios ofrecidos a través del año anterior, las ventas, los costos, cantidad adquirida, vendidas y existencia actual en el inventario cuando se refiere a productos físicos. Con esta información podremos ver cuáles son los productos o servicios que más se venden, los que menos se venden y con esto determinamos que productos son los que producen la mayor parte de los servicios y qué plan de estrategia se debe implementar.

La otra ventaja del ERP, permite hacer una proyección de los crecimientos, ya que nos informa los márgenes de ventas a los que deseamos alcanzar. Luego con esa información, podemos saber qué clientes son los más rentables, cómo aumentar el número de clientes y de esa forma aumentar las ventas. 

El ERP es la herramienta que reemplazara a los programas contables en este año 2016 en el entorno de las PYMES.

4. LA CAPACITACION :  Es uno de los retos que consideramos que afecta a la mayor de las PYMES. Las capacitaciones en su mayoría están orientados a contabilidad,  finanzas, ventas y otros. No nos oponemos a que se consideren estas capacitaciones, pero a pesar que estas capacitaciones llevan años en el mercado, las PYMES todavía enfrentan los mismos problemas.


La capacitación que debe tener todo administrador o dueño de una PYME es una capacitación administrativa, pero orientada al uso de los nuevos conceptos como  ERP, Bashboard, (BI), y administración operativa del negocio.

ERP significa Planificación de recursos empresarial, Bashboard Bitácora de control de indicadores del estado de la empresa, (BI) inteligencia de negocios, es un conjunto de herramientas que sirve para analizar, recibir, proyectar datos que sirven de información para la toma de decisiones.

Otra de las capacitaciones que se deben considerar en la de liderazgo. El liderazgo es uno de los elementos que debe tener todo administrador o dueño de la empresa, porque como dice un escrito, el éxito no es casualidad, sino que es el resultado de un conjunto de experiencias, como capacitaciones, instrucciones y consejerías que dan como resultado el crecimiento de la empresa.

5. INVESTIGACION Y DESARROLLO: Esto no se refiere a ningún método científico, sino que las PYMES deben empezar a analizar sobre nuevos mercados o hasta la creación de nuevos productos, porque todo no está creado y no solamente vienen de China o Japón o Estados Unidos. 

Vamos a presentar una situación que ocurre comúnmente en las PYMES que se dedican a proveer de servicios. Una de las debilidades de las empresas que proveen de servicios es no contar con un mecanismo confiable para medir su eficiencia.
Una investigación sería primero diseñar un formulario para determinar lo siguiente, el tipo de trabajo o servicio, la situación, el diagnostico, el personal, la fecha que se asignó, la fecha de finalización y hacer esto con cada personal.

Al finalizar el trabajo hacer un formulario que determine el tiempo total de duración, la experiencia de aprendizaje del personal, el acabado del servicio, asignarle una puntuación y al final obtener la satisfacción del cliente. Luego conseguir el promedio del mercado entre la competencia y con estos datos, crear una estrategia de mercadeo para presentarla a los clientes y de esta forma, marcar una diferencia entre la competencia y la empresa y con esto atraer la atención de más clientes. La investigación y desarrollo también se puede realizar mediante el uso de un sistema ERP.

6. LOS CAMBIOS DE TECNOLOGIA: Esta es la mayor preocupación que las PYMES deben enfrentar, porque las PYMES necesitan de computadoras, impresoras, sistema de administración, dispositivos de comunicación y otros.

Es conocido por todos que no se puede estar cambiando siempre que sale una nueva computadora, o un nuevo celular o una nueva impresora, pero lo que es importante comprender, que todos los productos adquiridos de tecnología como equipos, software y otros, quedan obsoletos en un promedio no mayor de seis meses. Esto implica que se debe crear una programación de cambio de tecnología, porque aunque usted no lo crea un proceso que se realiza con tecnología moderna, pudiera demorar cinco (5) minutos, y con una tecnología obsoleta demoraría una hora o más.

El reto es determinar,  lo primero que se debe renovar y lo que puede esperar para  renovar. La mayor parte de las PYMES, nunca consideran la renovación de equipos, hasta que los mismos comiencen a fallar, y entonces es cuando deciden renovarlo, y el costo es más alto, pero si hubieran tenido un Plan de renovación, estarían ahorrando no solamente dinero, sino tiempo improductivo.

Lo primero que se debe renovar es el sistema de gestión de negocios o el programa contable. Si en la PYME se compró un programa contable en el año 2005, y ahora estamos en el 2016 y nunca ese programa ha tenido una actualización, entonces la PYME tiene una operación no solamente obsoleta sino que no es competitiva.  Para solucionar esta situación  toda PYME debe pasar a un sistema ERP, igualmente ese ERP debe recibir por lo menos un actualización al año, si es más es lo conveniente. Luego se debe iniciar la renovación de los equipos de computadoras, iniciando con la máquina más vieja y luego se sigue con los demás.

7. LA DIVERSIFICACION: Las PYMES por costumbre solamente tienen una actividad comercial, que es ofrecer servicios, o la venta de los productos que siempre ofrecen. La diversificación es la esencia del éxito para el año 2016.
Diversificar quiere decir varias. Las PYMES deben considerar seriamente explorar otros mercados, porque la globalización, la reducción de la materia prima, la inflación o la desaceleración en los países industrializados harán que muchas actividades desaparezcan y nunca más se necesitarán.

Si una PYME se dedica a la reparación como por ejemplo de aires acondicionados, debe contemplar no solamente la venta de piezas de a/c, sino por ejemplo la venta de control remotos de cualquier tipo de A/C,. Igualmente dispositivos de diagnósticos que informen al cliente, cuando el A/C se debe hacer mantenimiento y no esperar que la compañía lo llame.
También pudiera venderse un dispositivo que le informe al cliente cuánta electricidad consume el aire y cuánto le debe aparecer en su factura eléctrica.

Otra opción que sería interesante es un dispositivo que pudiera integrar el aire acondicionado con una alarma o dispositivo contra incendio. La diversificación tiene alcances ilimitados.

8.CONTROL DEL INVENTARIO FISICO: El control del inventario físico es otro de los grandes retos de las PYMES que venden productos al detal. Primero estas PYMES le resulta casi imposible verificar el inventario físico con el inventario que dice su sistema que generalmente es un programa de contabilidad. Esto sucede porque no cuentan con un manual de procedimiento sobre la toma del inventario, donde especifique cómo se debe realizar, cuándo y dónde.

La respuesta a este problema en primer lugar es contar con un sistema ERP, donde entre sus 
funciones este la simulación del inventario físico. Igualmente se debe contar con un manual de procedimiento sobre cómo se debe realizar el inventario físico, procesos antes y después del inventario. También el sistema ERP debe contar con un proceso que permita que al mismo tiempo que se realiza el inventario físico, se pueda seguir facturando sin detener el proceso de ventas o facturación.

Con el avance de la tecnología todo esto se puede realizar sin que ocurra ninguna situación de error, y si ocurre será menos del 1%.

El control del inventario y un buen sistema ERP garantizará un verdadero control del inventario físico, que permitirá saber la rotación del inventario en un periodo de 1 mes, 6 meses o un año, y se puede realizar por un producto específico y con esto reduce la probabilidad de robos en el inventario.

9.LA COMPETENCIA: Muchos dirán que la competencia siempre ha existido y es algo normal, pero antes que se rasguen sus vestidos la competencia cambio en todos los niveles, porque ahora existen empresas que están en línea o sea ONLINE en la internet, donde con solo entrar a una computadora se puede adquirir cualquier producto o servicio. Esto implica que las PYMES que tienen un local, pagan alquiler, pagan salario, pagan luz eléctrica están en desventaja frente a estas empresas, que no tienen local, no pagan salario, y todas las transacciones se hacen en línea.

La solución a este problema solamente se puede obtener con la ayuda de un sistema ERP. En primer lugar las siglas ERP que vienen del inglés significan, Enterprise Resource and Planning. En lenguaje normal quiere decir Planeación Empresarial de Recursos. Con el sistema ERP lo primero que se hace, es tener la medición de las ventas de este año vs el año pasado, considerando el punto de equilibrio. Luego de eso se emite un informe de estatus de movimientos de la empresa y con eso se puede detectar los productos con mayor o menor movimiento y la utilidad de cada uno. 

En base a ese reporte se realiza la comparación considerando los productos más rentables, Luego con esta información se emite un reporte utilizando la ley del principio de Pareto y esto se conoce como (BI).  Con estos datos como información, la gráfica de Pareto nos indicará que productos debemos rescindir y cuáles nos debemos concentrar y de esa forma establecer una estrategia de mercadeo más eficiente y competir con las empresas de ventas de estos productos en línea u ONLINE.