LAS PYMES Y EL FRACASO DE LOS PROGRAMAS DE CONTABILIDAD

Hace 20  o 30 años  cuando se deseaba fundar cualquier pequeña empresa, la norma era conseguir un contador y un buen programa de contabilidad. Durante todo este tiempo las pymes dependían un 100% de los contadores y sus programas de contabilidad que solamente ellos lo entendían.

En esos tiempos los contadores se parecían a los sacerdote que  hacían las misas en latín y nadie los entendían. Esto hizo que  los contadores se convirtieran en los nuevos dioses del olimpo que descendieron para gobernar a los simples mortales y estos los adoraran.

Luego llego a la escena el internet y la tecnología comenzó a invadir campos que eran considerados vacas sagradas. Luego las matemáticas y las estadísticas tomaron preponderancia. Después llegó la globalización y esto hizo que la tecnología y las ciencias iniciaran la democratización del conocimiento.

Después aparecieron conceptos como medición del mercado, la competencia, pronósticos de ventas, punto de equilibrio, Inteligencia de negocios, Dashboard, las impresoras fiscales y otros. Los programas contables trataron de incorporar estos nuevos conceptos, pero era demasiado para ellos y se desplomaron.

Como un ejemplo de esto, un famoso programa contable que es utilizado en nuestro medio, no puede imprimir una factura directamente a la impresora fiscal sino debe utilizar un programa utilitario totalmente independiente, dando como resultado lo que se conoce como overhead del proceso de impresión de la factura fiscal. Cuando se produce cualquier error en la impresión de la factura, aquí es donde se inician los grandes problemas de empresas que manejan inventario.

Otra situación que muestra claramente el fracaso de los programas contables es la llegada al mercado de los sistema ERP (Enterprise Resource and Planning). Algunos programas contables han tratado

de incorporar algunas de las funciones de los ERP, pero como dice una expresión el que Imita fracasa, así ha pasado con los programas contables.

Una de las deficiencias notables del uso de los programas contables es la curva de aprendizaje. Una sistema para que sea eficiente su curva de aprendizaje debe ser menor o igual a 45 minutos para una pequeña empresa y un programa contable su aprendizaje puede ser mínimo de seis meses a un año y en esta época de cambios de tecnología esto se convierte en un lastre que está acabando con la eficiencia de las empresas.

Otra situación donde fallaron los programas contables es por no poder controlar o medir factores externos que afectan el desarrollo de la empresa. Un factor externo es la crisis económica que ha acabado con empresas de renombre en nuestro país que han tenido que cerrar y esto es devastador para una pyme.

Otro elemento que ha matado a los programas contables es la obsolescencia. Cuando las pymes adquieren un programa contable,  luego de pasar varios años, las funciones que reali

zan estos programas, ya no se utilizan y solamente están limitadas a dar información que no sirve para tomar ninguna decisión empresarial, porque no consideran las nuevas tendencias o las nuevas amenazas o retos que deben enfrentar las pymes.

Otra situación que muestra el fracaso de los programas contables, que la información que emiten, solamente un contador lo puede interpretar y cuando se requiere información adicional del informe, solamente el contador lo puede proveer, pero luego de varios días y para ese tiempo, esa información no tiene ningún valor para la toma de decisiones.

Otro elemento que ha matado a los programas contables es la

rigidez del mismo. Para el registro de las transacciones contables la persona debe tener un conocimiento profundo de contabilidad, provocando varias cosas: El aumento del costo de personal, porque la persona que tiene conocimiento contable no se le puede dar un salario mínimo. Lo otro que esa persona no dura mucho en dicha empresa, porque siempre está buscando nuevas ofertas de trabajo que le den un mejor salario, dejando un gran vacío en la empresa cuando se marchan y esto afecta grandemente a las pymes.

Por último el elemento más grave que al final es el suicidio de los programas contables son los mismos contadores. Cada día salen mejores sistemas al mercado, y el contador en vez de recomendar a los clientes que se monten a la nueva ola de los sistemas ERP, inician una ronda de descalificación de estos sistemas en forma egoísta, solo para mantener el ingreso que recibe de la empresa y esto mantiene a casi el 95% de las pymes que utilizan programas contables en el oscurantismo tecnológico, que al final provoca el cierre de estas pymes.

Esperamos sus comentarios sobre nuestro artículo y recuerde, la “innovación separa a los 

líderes de los seguidores”, Steve Job.

Escrito por

Federico,Williams

LAS PYMES Y LA MIA

LAS PYMES Y LA MIA

Las pequeñas empresas en la actualidad son producto de las

decisiones correctas o incorrectas que se tomaron en el pasado.

Para nadie es secreto la situación económica que está afectando  a las pequeñas empresas en Panamá, pero al  analizar la raíz de este problema,  la definiremos con el concepto de MIA (Mala influencia Administrativa).

La MIA es la maldición que por muchos años ha

afectado a la mayoría de las empresas en Panamá, pero esto no se manifestó debido a la bonanza económica que existía durante el periodo del 2009 al 2013.

Luego que la economía comenzó a deteriorarse, la llegada de extranjeros por la crisis migratoria, la caída de los costos de mano de obra foránea, las pymes comenzaron a ver su realidad, que no tenían un concepto claro de la administración de su negocio.

Observamos que personas inclusive con títulos de ingenieros, técnicos y de administración comenzaron a sentir la crisis como nunca se había visto, y varios de ellos tuvieron que cerrar, porque las ventas se desplomaron y no pudieron cumplir con sus costos operativos.

La MIA (Mala influencia Administrativa) es una serie de situaciones que inicia desde que la empresa automatiza sus operaciones, adquiriendo un programa contable. Luego toma decisiones en base a la experiencia empírica y no en base a datos reales. Nunca se consideró la presencia de la competencia y la crisis política.

Estas empresas se dejaron llevar por sofistas que decían, necesitan tener una página web, necesitan tener un contador, necesitan tener una asistente contable, necesitan tener presencia en la redes sociales, necesitan invertir en seminarios de atención al cliente, seminarios de estados financieros, seminarios de mercadeo, publicidad, y otros.

Luego de invertir en todos estos conceptos sin darse cuenta lo único que servían es para pagar la declaración de renta, los impuestos municipales y el itbms.

Conceptos como ERP, Business Inteligence, Dashboard,

Pronóstico de ventas, Ventas reales vs Pronóstico de Ventas, Principio de Peter, Diagrama de Pareto, Ejes transversales de las PYMES y seminarios de técnica para empresarios fueron ignorados por completo.

Steve Job dijo “La innovación separa a los líderes de los seguidores”, pero esta expresión en la mayoría de las PYMES en Panamá se entendió como tener el celular más popular, llámese Samsung, IPhone, Huwawei, y tener WhatsApp supuestamente para estar comunicado 24/7.

Luego de presentar los factores que se dieron para que muchas PYMES desaparecieran, vamos a presentar Cómo se puede combatir La MIA a pesar de la crisis económica actual. Toda crisis es el camino a una oportunidad, siempre y cuando las PYMES lo puedan ver.

Lo primero es abandonar ese programa contable y lanzarse a la nueva corriente de los sistemas ERP. Luego transfiera la información necesaria  de su programa contable a su nuevo sistema ERP. Sabemos que muchas PYMES por temor no entenderán este cambio tan radical, pero como dijo Albert Einstein, sino deseas que nada cambie, sigue haciendo lo mismo de siempre todos los días y nada cambiará.

Después capacitarse en el nuevo concepto de Business Inteligence,

Dashboard, CMI, Big Data, Principio de Pareto, Ejes transversales de las PYMES, Principio de Peter y otros. Luego  implementar el concepto de Work Flow, control de calidad, creación de seguidores, y medición del crecimiento de la empresa.

Si las PYMES en Panamá no toman la decisión de cambiar de rumbo y detener la maldición de la MIA, entonces los extranjeros serán los nuevos dueños de las PYMES en Panamá.

Escrito por Federico Williams.

LAS PYMES Y LA POLITICA

LAS PYMES Y LA POLITICA

En nuestro país ya se dio inicio a la campaña política y todos los candidatos sin excepción están haciendo promesas que no van a poder cumplir. En la actualidad existe una grave crisis económica que afecta a todo el entorno empresarial y ninguno de los candidatos a dicho que propondrán para ayudar a las PYMES para afrontar la crisis que se profundizará para el próximo año electoral.

Muchas empresas han tomado la decisión de reducir personal, eliminar las inversiones y por último han optado por cerrar el negocio. Observamos en la mayoría de la urbe letreros que dicen se alquila, no hay vacantes y el movimiento comercial está en disminución provocando el aumento  del desempleo.

Frente a esta realidad que se debe hacer, primero vamos a recordar una de las grandes citas que dice: “La innovación distingue a los líderes de los seguidores” Steve Job.

Primero vamos a definir que es un líder. El término Líder proviene del inglés leader, y hace referencia a conducir, guiar, dirigir, dirigente o jefe. Un líder es el individuo de un

grupo que ejerce una mayor influencia en los demás, se le considera jefe u orientador, éste presenta la habilidad de convencer a otros de que trabajen con entusiasmo para lograr los objetivos definidos.

Vamos ahora a definir que es un seguidor. Es una persona que sigue o persigue a otra.

Como observaremos en las definiciones anteriores tenemos, líder, seguidor, innovación. En medio de esta crisis económica los políticos no tienen ninguna alternativa para solucionar el problema inmediato de las PYMES, lo que tenemos que hacer es establecer lo siguiente Quién es el líder de la empresa, y aclaramos no es quién es el dueño de la empresa o el jefe, sino quién es el líder de la empresa.

Segundo es establecer que significa innovación. Innovación es un cambio que introduce novedades. Se refiere a modificar elementos ya existentes con el fin de mejorarlos o renovarlos, esta palabra proviene del latín "innovatio" que significa "Crear algo nuevo" está comprendida por el prefijo "in-" que significa "Estar en" y "Novus" que significa "Nuevo".

Tomando como referencia la palabra innovatio, vamos a  analizar sobre qué cambio podemos hacer en la empresa. En primer lugar el cambio debe proceder de la cabeza de la empresa, esto implica que la gerencia se debe transformar de jefe a líder para que esto sea una realidad. Luego procederemos con los sistemas tecnológicos  que se utilizan.

En las pequeñas empresas es común que la mayoría tengan un programa contable y esta es la mayor debilidad de las PYMES, ya que los sistemas contables no están preparados para afrontar una crisis, porque su función no es predictiva, si no histórica. Tan poco ayudan a la medición de la situación del entorno y menos a manejar variables como la política, el comportamiento del mercado y menos la aplicación del concepto de inteligencia de negocios.

Otro elemento que se debe aplicar la innovación es la forma que se realizan los procesos. Esto implica el análisis del flujo de trabajo para hacerlos más eficientes y más productivos.

Otra de las grandes fallas de las PYMES en medio de una crisis es creer que solamente invirtiendo en publicidad esto cambiara la situación de la empresa, en algunos casos esto funciona, pero en la mayor parte de las PYMES en como tirar dinero al río que nunca regresa por el mismo camino que pasó.

Otro elemento importante que las PYMES desestiman es la capacitación. La capacitación administrativa es la mayor debilidad de las PYMES en Panamá porque están llenas de jefes y dueños que creen que no necesitan aprender nada nuevo, basándose en su experiencia empírica, pero recordemos

que la experiencia empírica es una cadena sucesiva de errores que al final conducen al fracaso.

Albert Einstein dijo, si no deseas que nada cambie, has lo mismo de la misma forma todos los días y nada cambiara.

Para finalizar el otro elemento que las PYMES desestiman es la asesoría. Cuando hablamos de asesoría no nos referimos a un coach, o un contador, o un asesor de ventas, o de servicio

al cliente, si no a un asesor administrativo en el entorno de las PYMES, que utiliza la tecnología con herramientas como los ERP, conceptos con 20/80, inteligencia de negocios y otros.

Nosotros frente a esta realidad realizamos un piloto aplicando lo que dijo Steve Job y Albert Einstein y logramos vencer la crisis en medio de la caída de la economía y fuimos más allá, tomamos la decisión de aplicarlos a otras empresas y logramos descubrir cuáles eran las fallas y cómo solucionar los mismos.

Escrito por Federico,Williams

LA TECNOLOGIA MATARA EMPLEOS

LA TECNOLOGIA MATARA EMPLEOS

En estos momentos existe una situación laboral que afecta  gran parte de la economía de muchas empresas. Esta situación es la huelga de CAPAC, SUNTRACS.

Cada día el costo de la mano de obra se incrementa, los costos de los alquileres, la carga financiera del pago de seguro social, los impuestos y otros han obligado a las empresas a buscar alternativas.

Hemos escuchado de proyectos como el uso de robots e
inteligencia artificial para reducir la mano de obra. En esta ocasión no iremos tan profundo y vamos a concentrarnos a nivel de las PYMES.

Como un típico ejemplo observamos que una empresa de servicios de TV cable, ha reemplazado a las cajeras por máquinas de cobros automáticas. Estas máquinas no se cansan, no son groseras, no piden aumento de salario, no hacen huelga y mucho menos hay que pagarles seguro social.

Tan poco es ir a los extremos ya que por ejemplo una empresa de servicios no puede aplicar este concepto al 100%, pero si lo puede hacer a nivel de la administración o control de la empresa.

La mayor parte de las PYMES en Panamá utilizan un programa contable para el manejo de los registros de la empresa. En este punto deseamos aclarar que ningún programa contable tiene la capacidad de ayudar en la administración de la empresa, solamente sirve para el registro de las transacciones de la empresa.

Dicho esto, en su mayoría estas empresas necesitan un contador o un oficinista que domine  el proceso del ciclo contable completo. Para una pequeña empresa o un profesional independiente esto se llama costos operativos.

En estos momentos  está rondando una pregunta por la mente de  muchos pequeños empresarios y es Cómo reducir los costos operativos y cómo aumentar las ventas en medio de esta crisis. Esta pregunta tiene varias respuestas, porque las empresas están acostumbradas a registrar solamente información y no así al análisis de la información.

En primer lugar debemos empezar a ser pro-activos y no aplicar la estrategia del avestruz. La estrategia del Avestruz consiste en despedir un empleado y asignarle su función a otro empleado, sobrecargando este empleado con funciones adicionales, que en la mayor parte de los casos no realiza su función correctamente, ni la nueva función que se le asigno.

La tecnología nos brinda herramientas como los ERP,

que ayudan a reducir funciones integrándolas en un solo producto. Como ejemplo, existen ERP donde realizan automáticamente toda la contabilidad y lo único que el empleado debe saber es leer y escribir. El empleado no tiene que tener ningún conocimiento del ciclo contable.

Otro aspecto que nos ayuda los ERP es el manejo del presupuesto operativo de la empresa. La mayor parte de las PYMES no funcionan con el concepto de presupuesto operativo, y esto provoca los grandes problemas de no poder cumplir con sus obligaciones con proveedores, y pagos de servicios (Alquiler, Luz, Internet y otros).

Los ERP nos permiten reducir la carga de tener personal adicional que en realidad ya no se necesitan y esto se convierte en un ahorro inmenso para la empresa, que con esta tecnología puede hacer análisis del comportamiento de la empresa e inclusive puede predecir el comportamiento futuro de las ventas y gastos con gran exactitud.

Cuando una empresa puede predecir con exactitud cuál es su FODA, esta empresa empieza a ser eficiente, ya que contara con el recurso humano necesario y reducirá notablemente sus egresos y de esta forma maximizará sus ganancias.

Nosotros como consultores de PYMES hemos logrado observar en vivo y a todo color la utilización de un ERP en medio de esta crisis económica logrando que la empresa siguiera funcionando más allá del tiempo que se le daba de vida comercial.

Otro beneficio de los ERP, le devuelven el control de la empresa al gerente o dueño de la empresa. En estos momentos los gerentes o dueños de las empresas están totalmente bajo la misericordia de un asistente o una secretaria, ya que es está la que maneja la información de las cuentas por cobrar o cuenta por pagar.

Cuando el dueño o el gerente solicitan un informe específico, la persona porque solamente cuenta con un programa contable, debe realizar procesos fuera de este sistema para poder lograr la generación de estos reportes y esto ocurre todas las quincenas.

Para finalizar, si usted está atravesando en estos momentos

por una crisis en su empresa, este es el momento de pensar seriamente en dejar su viejo y obsoleto sistema contable y montarse en la ola de los sistemas ERP para reducir costos y recurso humano que ya no es necesario.

Escrito por Federico Williams

LAS PYMES Y EL GRAN ENGAÑO DEL MUNDO DIGITAL

LAS PYMES Y EL GRAN ENGAÑO DEL MUNDO DIGITAL

En los últimos años hemos visto un avance casi épico de la tecnología en cada una de las actividades del ser humano, tanto dentro de la oficina como fuera de ella.

Pero si analizamos detenidamente como inicio todo esto nos sorprendería saber que todo giró alrededor del dinero. Todo inicio con el famoso concepto de la globalización, que simplemente es, las empresas corporativas poderosas mundiales querían no solo su mercado interno, sino el mercado  global.

Para que esto fuera una realidad se reunieron todas estas empresas poderosas y se unieron a uno de  los fabricantes más grandes de sistemas operativos del mundo y comenzó la estrategia de convertir a los usuarios de seres pensantes a seres de consumo. Si observamos en las reuniones del G8, donde están los países más poderosos del mundo y los grandes bancos que gobiernan la economía mundial la única empresa de tecnología presente es Microsoft, representada por Bill Gates.

Luego decidieron aplicar el teorema de condicionamiento de skinner y crearon la separación de clases y que dio origen a la clasificación de las generaciones. Entre ellas tenemos la generación Y  de la década de 1970, la generación de los milenios nacidos entre 1984  y 1999, luego les sigue la generación X y hasta la fecha nos han engañado con esa separación de clases.

Donde inicia el engaño digital a las PYMES, haciéndoles creer que si no se incorporan al mundo digital sería el fin de sus negocios. Si observamos que es el mundo digital. El mundo digital en realidad es una ilusión que no existe. Si consideramos las empresas que están en el mundo digital Facebook, Twitter, Instagram, que productos o servicios venden, si observamos ninguno, lo único que venden es la información de todos los usuarios que se registran y así se hacen millonarios.

Otra estrategia que ha sido exitosa es el uso del teorema de condicionamiento de skinner a través de los Smartphone.  Les daré un ejemplo simple. Cómo los perros detectan la droga. Todo los días reciben una porción de droga puede ser en la comida o en el agua y se les convierte en una especie de adictos controlados y de esa forma no importa donde este la droga escondida la encuentra.

Estas empresas poderosas hicieron lo mismo con los celulares. Antes los celulares lo único que servían era para hacer llamadas, pero aplicaron el teorema de skinner y crearon un nuevo mercado de adictos a la tecnología que la gente prefiere tener data antes que comer y pasan más tiempo en sus celulares que con su propia especie.

Qué beneficio han recibido las PYMES con el mundo digital, la respuesta es, absolutamente ninguna, porque siguen confrontando los mismos problemas como por ejemplo: Cómo competir en un mercado limitado como el nuestro, cómo conseguir más clientes, cómo alcanzar su punto de equilibrio, cómo administrar un presupuesto operativo y lo más importante de todo, cómo saber si la empresa sigue siendo rentable.

En nuestro país existen herramientas como BIPYMES ERP FOREST, SAP BUSINESS ONE, etc. Que realmente ayuda a  las PYMES en resolver muchas de estas interrogantes.

Para finalizar, si las PYMES en nuestro medio no retoman sus pasos y busquen donde se les perdió el hacha, entonces están destinadas a desaparecer y pertenecer a las generación R.I.P.

LOS PROGRAMAS CONTABLES VS LOS ERP A NIVEL DE PYMES

LOS PROGRAMAS CONTABLES  VS  LOS ERP A NIVEL DE PYMES

Durante muchos años, las PYMES  siempre optaban por adquirir un programa  contable como herramienta indispensable para las operaciones de la actividad comercial de la empresa.

Esta escogencia siempre fue por recomendaciones de un contador y que solamente existía programas contables a nivel de las PYMES en el mercado.  Antes de proseguir con nuestro artículo debemos definir qué es un programa contable y para qué sirve.

El software contable es un programa de computadora que permite a los contadores registrar y procesar electrónicamente las transacciones financieras.

Se utilizan módulos en el software contable para separar cada función. Estos módulos se desglosan por funciones contables, como pagos de cuentas, recepción de cuentas, bienes fijos y libros de mayor.

Aunque el software contable puede mejorar la precisión y validez de las transacciones financieras, sigue sujeta a la teoría de "garbage in, garbage out" (basura que entra, basura que sale). Los contadores deben revisar y verificar las transacciones financieras para asegurar que toda la información reportada represente una foto verídica de la salud financiera de la compañía. https://www.slideshare.net/VisualCont-Software/que-es-un-software-contable.

Cómo observarán en esta definición, los programas  o software contables fueron creados para el uso del contador y no como herramienta de administración y menos para tener información rápida, eficiente y oportuna para la toma de decisiones.

Luego vinieron los grandes avances tecnológicos y fiscales como la implementación de la impresora fiscal en el año 2010, dejando al software contable al borde de la extinción. Pero como Audini el mercado creo los famosos  interfaces, que permiten que las facturas del programa contable, puedan ser impresas por la  impresora fiscal, pero trayendo como consecuencia otros problemas adicionales.

Este mismo avance tecnológico del 2010 fue el detonador para la manifestación de los sistemas ERP en el mercado de las PYMES. Igual como hicimos en el párrafo anterior vamos a definir el concepto de ERP.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales

(en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa, básicamente es una arquitectura de software para empresas que facilita e integra la información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa. En la mayoría de los negocios online, esto hace referencia a todo el tema de la facturación, gestión de pedidos y envíos, así como datos de los clientes, del personal, distribuidores y otros. Actualmente, un ERP se ha convertido en un aspecto fundamental en la elaboración y gestión de una estrategia empresarial.

Los ERP sirven para las siguientes funciones: Optimización de los procesos empresariales, Acceso a la información, Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización, Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

Las características destacables de los sistemas ERP son: Base de datos centralizada, Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones, En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes.

https://www.innovadeluxe.com/que-es-un-erp-y-para-que-sirve/

Como observamos en la definición de ERP, a diferencia de los programas contables, están diseñados para la administración del negocio y para obtener información inmediata, y oportuna para la toma de decisiones.

Otra cualidad de los  ERP, que automáticamente tienen el control

del registro de la parte contable de las transacciones, eliminando el concepto de Garbage in, Garbage out. (basura que entra, basura que sale). Bajo los ERP no es necesario tener un contador para la revisión de las transacciones, ya que los ERP realizan esta función. Con esto los ERP reducen muchos costos operativos en las PYMES.

Otra ventaja de los sistemas ERP, es el uso de sistemas de toma de decisiones como cuadro de mando integral, sistema de información gerencial, y sistema de información de decisiones. Otros de los avances que proporcionan los ERP es la aplicación del concepto dashboard y BI(business inteligence).

Las PYMES que todavía utilizan programas contables, se les puede aplicar el principio de Peter y las PYMES que utilizan los sistemas ERP, se les puede aplicar el principio de Pareto.

Este artículo fue escrito por Federico Williams.

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