LAS PYMES: ¿Y LA NUBE QUÉ, MURIO?

LAS PYMES: ¿Y LA NUBE QUÉ, MURIO?

Como quiera que el concepto “La Nube” es novedoso en la industria de la informática, se hace necesario definir primero ¿qué es la nube?.  Este concepto que en inglés se conoce como “Cloud Computing”, suele abreviarse simplemente como “The Cloud”.  De esta forma, nos evitaremos algunas confusiones posibles.

La llegada de la Internet y su propagación de su uso en el mundo de la informática ha dado pie a un número considerable de conceptos nuevos, entre ello el de “la nube”  Este concepto se refiere a un nuevo modelo de uso de los equipos informáticos. En el proceso de su empleo el usuario traslada parte de sus archivos y programas de su computadora a un conjunto de

servidores; cuyas ubicaciones y propietarios le son desconocidos.  Este nuevo modelo de uso permite al usuario acceder, a través de Internet a un conjunto de servidores desconocidos, para almacenar y manipular sus propios archivos, programas y sistemas, como si estuvieran en su propio equipo.

En efecto, los programas, archivos y otros elementos digitales de propiedad del usuario quedan ubicados, de alguna forma, en aquellos servidores que conforman la nube.

Con este modelo de la nube, mediante una conexión a Internet, podrás acceder y procesar de modo remoto tus pertenencias digitales que colocaste en ella.  Estas operaciones son posibles con un PC fijo, un laptop, un tablet PC, un iPad, o un smartphone.

Las ventajas que ofrecen las nubes son innumerables.  Sin embargo, el riesgo que los acompaña merecen someterse a escrutinio.  La mejor forma que encontramos, en estos momentos, para ese escrutinio es señalar algunos ejemplos que se han producido durante el tiempo que tiene este modelo de estar vigente.

Presentamos algunos ejemplos, para su consideración:

•                     La empresa Dyn o DNS (Dynamic Network Services, Inc.) que maneja el sistema de los nombres de dominio de un gran número de compañías a nivel mundial,  hace uso de modelos en donde la data de los clientes se almacenan en sus servidores. De modo que al hacer uso de estos sitios podrías estar almacenado tu información delicada en servidores distintos a los propios.  La misma ha informado ser objeto de ataques de los hackers.  Informaron que “un ataque de hacker afectó el funcionamiento de varios sitios web de reconocidas corporaciones entre las que se encontraron Twitter, Reddit, Spotify, Netflix y otras más”; sitios éstos que son los más utilizados por los usuarios en la red.

•                     En el año 2015, Sony Pictures informó ser víctima del ataque de hackers durante una semana.  Como consecuencia se reveló información confidencial y  filtró películas antes de ser estrenadas.

•                     En enero del 2014, CNNMoney reportó acerca del robo de datos en la cadena de tiendas Target.  Estos piratas informáticos accedieron a información de más de 50 millones de clientes, que incluía sus nombres, direcciones, números de teléfono y direcciones de correo electrónico.  La información obtenida tenía la cobertura de clientes quienes habían comprado productos en el pasado, como de aquellos que habían visitado la tienda en fechas próximas al robo.

•                     Un grupo identificado con las siglas APT29 y sospechoso de integrar los equipos de 'hackers' en nómina del gobierno ruso, fue acusado de haber entrado en las redes de un partido político de Estados Unidos en el año 2015. Su 'modus operandi' se facilitó por acceso a la nube.  APT29 pudo pasearse por los ordenadores que quisieron, apoderarse de la información que se les antojó y... largarse en completo silencio.

•                     El año pasado la firma de abogados Mossack Fonseca, que crea desde Panamá empresas offshore en paraísos fiscales para personalidades de todo el mundo, reveló que fue hackeada desde servidores en el exterior.

Si empresas poderosas como Sony, Wall Mart, Target, el partido demócrata de los Estados Unidos de América y Mossack Fonseca con grandes recursos financieros y de hardware para proteger su data fueron violadas, entonces que podemos esperar de empresas menos poderosas que ofrecen sistemas en la nube.

Es nuestro deseo que esta pequeña ilustración sirva para que tomemos el tiempo para evaluar la situación.  La idea es que consideremos retornar al concepto de tener control de su propia data.  Que las mismas residan en equipos o servidores con sus aplicaciones en la propia empresa  y prescindir en este momento del concepto de las aplicaciones en la nube y sus riesgos.

Escrito por Federico Williams

LAS PYMES, LOS DESAPARECIDOS DEL AÑO 17

LAS PYMES, LOS DESAPARECIDOS DEL AÑO 17

Al entrar en un nuevo año generalmente las personas como las empresas establecen metas y resoluciones. Estas metas se verán afectadas con los cambios impulsados principalmente por la tecnología, la comunicación y la informática.

Recientemente se realizó en la Vegas la famosa y mundial feria más importante del planeta conocida como CES 2017,

(Consumer Electronics Show). Muchos de los productos presentados en ese famoso evento son el preludio de la desaparición de muchos negocios y la creación de nuevos negocios.

En este artículo presentaremos algunos de los negocios que desaparecerán y los nuevos conceptos de negocios que surgirán y se establecerán como la norma de los pequeños negocios o PYMES a nivel mundial.

Iniciaremos con las empresas o negocios que desaparecerán a partir del año 17. Las empresas que se dedican al manejo de recursos humanos, reclutamiento y selección de personal van a desaparecer con el tiempo. La nueva modalidad será el uso de video conferencias para el reclutamiento de personal y el uso de las redes de profesionales, donde las empresas conseguirán directamente al personal que necesitan. Esta opción reducirá los costos de selección y se aseguran que el personal tenga las aptitudes y habilidades necesarias para garantizar el éxito de la gestión.

Otra de las empresas que desaparecerán son las que se dedican a dar servicios externos e internos en la parte contable. Los nuevos productos tecnológicos, llámese software o hardware van a estar integrados bajo el concepto IOT.  Bajo este concepto los dispositivos como las computadoras, impresoras, y Smartphone van a estar en la internet utilizando el AI(Inteligencia Artificial) y toda transacción estará registrada en forma inmediata, porque los dispositivos estarán conectados a la nube de la entidad recaudadora y de esta forma la entidad recaudadora, tendrá  los registros contables y emitirá automáticamente los informes contables y lo que se deberá pagar en impuestos sin la intervención de un tercero(El contador).

Siguiendo este mismo patrón igualmente desaparecerán las empresas que se dedican al concepto de agencia de viajes. Con el IOT las personas en línea accederán el registro de la solicitud de visas, pasaporte, reservación  con la aerolínea, el vehículo que los llevará al aeropuerto y todo su itinerario desde la palma de su mano.

Otro de las profesiones que desaparecerán será la de secretarias.

Las secretarias serán reemplazadas con dispositivos como Alexa, y Siri, que estarán conectados al IOT y de esta forma el administrador o gerente podrá solicitar cualquier gestión en cualquier momento del día y desde cualquier punto del mundo.

Las empresas que se dedican a mercadeo, manejo de imagen y publicidad a nivel de PYMES también desaparecerán. Con el nuevo concepto de marketing digital ya no se necesitará un gran estratega, o una persona graduada de publicidad o mercadeo. Tan poco será necesaria una persona para alimentar la página web, sino mediante el uso del AI, la persona en forma verbal indicará como desea hacer el mercadeo y a quienes desea que su publicidad sea dirigida y todo esto dentro de su propia oficina o desde cualquier punto del planeta.

Con los altos costos de los alquileres, las PYMES optarán

por la utilización del concepto de home business. Home Business no es un concepto nuevo, sino que se está popularizándose cada día. Bajo este concepto el personal trabajará desde du propia casa y con esto se reducirán los costos de alquiler y se aumentará la productividad.

Cuando haya que reunirse con un cliente, se utilizará el famoso concepto de las oficinas virtuales o el concepto de los famosos business room. Business room es un concepto que nació con el IRC en los años 80, y fue extendiéndose con el tiempo. Con los cambios tecnológicos el Business room ha resurgido como la alternativa de las PYMES para seguir en el mercado.

Empresas que se dedican a dar servicios de mantenimiento, diseño y confección de piezas, soldadura, mecánica automotriz, pintura, reparaciones, y otros utilizarán el concepto de business Room y los trabajos se realizarán en la casa de los técnicos, donde se adecuarán. Con esto se reducirán los costos operativos y se maximizarán las ganancias del negocio.

Otra tendencia que se manifestará a partir de este año será el uso, por parte de las PYMES, de los sistemas tipo ERP(Enterprise Resource and Planning), Esto es provocado por la competencia y la afluencia de empresas de extranjero que están en Panamá, y vienen con una preparación administrativa y con un enfoque de crecimiento.

Otro nuevo tipo de negocio que está creciendo es el de consultoría de PYMES. La consultoría para PYMES no tiene que ver nada con coaching, contabilidad,  registros financieros, o asesoría generales. La consultoría para PYMES está relacionada con el análisis de procesos internos, medición de la rentabilidad del negocio; es decir el uso y aplicación de un sistema ERP.

Para finalizar, esto no es motivo de alarma,

porque siempre durante la historia de la humanidad el desarrollo y la introducción de nuevas tecnologías siempre han desplazado a unos y crea nuevas opciones de negocios para otros.

Las PYMES a través del tiempo han demostrado su capacidad de innovar para ajustarse a los cambios y sabemos que esta no será la excepción.

Escrito por Federico Williams

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LAS PYMES, EL DINERO ES UN GRAN MOTIVADOR

LAS PYMES, EL DINERO ES UN GRAN MOTIVADOR

El dinero es uno de los elementos principales en la operación de cualquier negocio o empresa,   pero ¿para las PYMES qué significado tiene el dinero?  A través del tiempo, y de nuestra propia experiencia en nuestro entorno, el dinero se ha visto como un fin y no como un medio.  Las PYMES, han desarrollado sus operaciones basado en la expresión: ¿Cómo aumentar las ventas? o ¿Cómo tener mayores ingresos?  Pero con el tiempo y el avance de la tecnología esta filosofía prácticamente fue perdiendo vigencia hasta su desaparición.

Hoy día se impone la necesidad que las PYMES consideren el dinero no como un fin, sino como un medio para obtener algo o para lograr un objetivo.  Esto se logra visualizando el dinero como: un activo o un bien, generalmente aceptado como medio de pago por los agentes económicos para sus intercambios; y que además cumple las funciones de ser una unidad de cuenta y depósito de valor.

Una pregunta interesante sería: ¿Cómo se logra desarrollar esa imagen mental del dinero?

Se debe reconocer que el dinero:

·        Se presenta en forma de billetes y monedas, tarjetas de débito y crédito, transferencias electrónicas, entre otros;

·        

Permite que la sociedad haga pagos de bienes y servicios, y todo tipo de obligaciones;

·        Se caracteriza por ser una unidad contable, fácil de almacenar y transportar;

·        Permiten medir y comparar el valor de productos y servicios, que son muy distintos entre sí; y

·        Constituye refugio de valor que posibilita el ahorro.

Luego, no será difícil visualizar que no se trata de un objeto que constituye un fin sino un medio para lograr un bien o un objetivo.

El dinero también tiene como propósito la acumulación de activos y de riquezas. Es común encontrar entre las PYMES empresas cuyas operaciones se orientan solamente hacía actividades que generen dinero para pagar las deudas, planillas y servicios básicos; lo que queda se utiliza para  adquirir activos.

Cuando hablamos de activos, pensamos inmediatamente en terrenos, locales, vehículos, edificios y otros.  Con el avance de la tecnología el concepto de activos ha sufrido una transformación; ahora incluye conocimiento.  El dinero ahora debe ser utilizado como un medio para adquirir conocimiento por encima de la adquisición de riquezas o recursos.  Es decir, si consideramos el dinero como un medio de intercambio, no se puede descuidar el uso de la ley del intercambio compensado.

Podemos considerar algunos ejemplos de este cambio de mentalidad en cuanto al concepto de activos: Steve Jobs por medio de Apple, creó el IPAD, IPHONE y IWATCH que constituyen una forma nueva de activos. Otros innovadores los tenemos en Bill Gates con Microsoft, Mark Zuckerberg con FaceBook, y el creador de UBER.  Los activos de cada uno de estas empresas no sólo tienen forma de edificios  ostentosos,  vehículos 4 x 4 con bocinas, o rines de lujo.  La valoración de estas empresas, que están entre las más ricas y poderosas del planeta, aplican el concepto de la ley del intercambio compensado.

La nueva modalidad de hacer negocios coloca al alcance de las PYMES los medios que les permitan utilizar el dinero para adquirir conocimiento.  Pueden comenzar por invertir en adquirir conocimientos a través de capacitaciones o seminarios. Es preciso que eviten los seminarios que ponen énfasis en cómo: aumentar sus ventas u obtener más ingresos; mejorar su poder de negociación; afinar las técnicas de marketing; y otros.  La mejor alternativa, para una PYME, es invertir en la adquisición de conocimientos sobre la gestión eficiente del negocio, o sea en técnicas como los dashboard, Business Inteligence y CMI.

Al invertir en conocimiento se estarían preparando para maximizar su efectividad al adquirir nuevos dispositivos o equipos tecnológicos para administrar sus negocios.  Sabrán distinguir entre el consumismo como, adquirir el último teléfono celular que se lanzó en el mercado, y una inversión en nuevos equipos para el desarrollo de las operaciones de la empresa.  

Sugerimos: nuevas computadoras capaces de manejar los nuevos sistemas para el manejo del control de calidad, o sistemas de gestión administrativa del negocio que tenga integrado KPI de los dashboard que luego se transforman en conocimiento.

Cuando contrate un nuevo personal, contrate personas con un alto grado de comprensión.  Esto acortará la curva de aprendizaje y aumenta la posibilidad de incorporar a la empresa un personal con gran capacidad creativa.

La administración eficiente realza la importancia del dinero como un medio para el ahorro.  Intercambia el concepto de ahorro, como una cuenta en el banco para hacer depósitos mensuales, por el conocimiento de cuánto se pagará en la declaración de renta al final del año, con seis meses de anticipación. Este conocimiento permite hacer la provisión para ese pago, en lugar de esperar la fecha de pago y terminar haciendo arreglo de pago, descapitalizando la empresa.

Otra aspecto del ahorro consiste en la utilización de técnicas como el principio 20/80 en la operación, administración y crecimiento del negocio.

Hemos visto que el dinero permite la valoración de los productos o servicios que presta el negocio.  Un buen ejemplo para entender este concepto lo tenemos en la experiencia de Apple al lanzar el IPHONE 7 Plus.  El precio del mercado fue de 600 dólares.  A primera vista, uno podría decir que ese producto está caro; pero al observar detenidamente, el cliente estuvo dispuesto a pagarlo.  Consideraron que el producto traía incorporado las características que el mercado está demandando.

En otras palabras las PYMES deben utilizar el dinero para darle valor agregado a sus productos.  El mismo debe estar basado en las características que el mercado está buscando, que incluye precio, competencia, calidad, y curva de aprendizaje o aceptación.

En resumen, el dinero es un gran motivador, pero es usted que debe tomar la decisión de ser innovador y comprender que el conocimiento es lo que diferenciará los líderes de los seguidores; como lo expresó Steve Jobs.

Escrito por Federico,Williams

LAS PYMES: TU EMPRESA DESDE LA PALMA DE TU MANO

LAS PYMES: TU EMPRESA DESDE LA PALMA DE TU MANO

Esta interesante expresión que está de moda tiene la apariencia de interesante y conveniente.  Sin embargo, un análisis sobre su conveniencia revela escenarios sorprendentes.

La expresión “Desde la palma de tu mano” implica tener acceso a un medio de comunicación expedito inteligente.  La frase “medio de comunicación” es importante en nuestro caso.  

Debe tratarse de una herramienta de importancia para el desarrollo del negocio a que se dedica la empresa.

Analicemos ahora algunas de las exigencias de “a un medio de comunicación expedito inteligente” que permita desarrollar la empresa “Desde la palma de tu mano”.  Tomemos para el análisis el servicio de telefonía celular:

El “medio de comunicación” para que la expresión “desde la palma de tu mano” sea funcional en el caso de una PYME es un teléfono celular.  Una Tablet o una Laptop, no son herramientas de trabajo adecuados en este caso.

Para empezar se hace necesario establecer un plan de contrato permanente con alguna de las empresas proveedoras del servicio de telefonía celular.  Este paso determina el primer costo indirecto por cargar a la empresa; después  con lleva otro costo adicional que es la data para comunicarse desde el teléfono celular de forma permanentemente.

Las características de los teléfonos celulares que existen actualmente en el mercado son:

Pantallas entre 3.0 - 5.7 pulgadas

Sistema Operativo:  IOS, Android, Black Berry o Windows Phone

Camaras:  13mp ó 5mp ó 2mp

Dual SIM,

RAM:  1 GB – 16 GB rom,

Tarjeta Microsd 128 GB o más,

Batería 2680 mAh, para un día de uso continuo.

Las aplicaciones que más se promueven para estos dispositivos:

WhatsApp, Musica, Google Maps, Facebook Mobile, Youtube, Google Mobila Application, Wixin/Wechat, Twitter Mobile, Skype Mobile, Facebook Messenger, Instagram, Ovi Maps,  Foursquare ,  Shazam, Flickr, Vine y otros.

La experiencia ha demostrado que estas aplicaciones no tienen orientación empresarial.  Su orientación es a la comunicación fácilmente aplicable al entretenimiento y la búsqueda  de información.

Las PYMES se caracterizan por procesos distintos las cuales incluyen:

Facturar, registrar compras, registrar gastos, inventario, administra las Cuentas  por Pagar, Cuentas por Cobrar, Cotizaciones, reportes de ventas, reporte de abonos de mercancía, flujo de caja, administración de proveedores, administración de clientes, la contabilidad y otros.

Revisemos dos ejemplos de las necesidades de una PYME, en base a los procesos antes enunciados:

Un informe sobre las ventas, que incluya los ítems de cada factura con el ITBMS y el total de cada factura, podrá representar aproximadamente 10 páginas.

Otro informe sobre ventas a un cliente, donde investigamos al detalle los productos que compró, presentando: el código o modelo del producto, la descripción, la cantidad, el precio unitario, el total y el total de la venta por cada factura, podría ocupar igual cantidad de páginas.

El informe preferido de los administradores es: Ventas de los productos, por día de la semana y la existencia actual en inventario, para una empresa que maneja al menos 20 productos.

El documento incluiría: Cantidad vendida por: Monto, por día de la semana, total vendido en la semana.

En la práctica, un análisis adecuado de estos documentos desde un celular, con la pantalla de 5.7 pulgadas, la más grande disponible, sería muy inconveniente e incómodo.  Agregue a esto la posibilidad de quedarse sin carga.

Otro aspecto a considerar es la falta de carga o de señal por cualquiera de las siguientes causas: el lugar donde estas no tiene señal o la señal de su proveedor de telefonía celular no es muy buena por ciertos sectores de la ciudad.  Estos inconvenientes pueden presentarse en los corredores o en un elevador, entre otros.

La señal del celular es vital al momento de ejecutar un proceso que requiere estar en línea.  Por ejemplo al preparar una cotización o enviar desde su celular a un informe a un cliente. 

Para una PYME las herramientas más adecuadas  estarían al nivel del Microsoft office.  Es decir, del tipo de Word, Excel, Power Point, Share point, como mínimo.  (NOTA: Como quiera que existen otras ofertas, del orden del ejemplo citado, sería más apropiado generalizar a ser tan específico)

Una laptop siempre resuelve en cualquier situación si estamos fuera de la empresa y lo único que necesitamos es una conexión de WIFI, que generalmente es gratis y no hay que tener un plan de contrato o data con ninguna compañía de proveedora de servicio de telefonía celular.

La seguridad especialmente la personal y la confiabilidad de los equipos son importantes y más en estos momentos cuando los celulares inteligentes son los activos más preciados por los amigos de lo ajeno.

La expresión “tu empresa desde la palma de tu mano” además de popular puede tener sonido musical para algunos oídos.  Sin embargo, esperamos que esta presentación les haga reflexionar un poco cuando empiece esa música.

Cómo dice una expresión de Steve Jobs, “la Innovación separa a los líderes de los seguidores, pero cuando aplicamos el concepto de innovación, no se refiere solamente a los dispositivos que salen día a día en el mercado, también considera que un líder es una persona que analiza cuando el resto de la masa se mueve por lo que le dice una publicidad y no por lo que dice el sentido común.

Toda nueva tecnología es buena, pero siempre debemos recordar, no todas se puedes aplicar a todas las situaciones de las PYMES.

Escrito por Federico Williams

UNA PYME CON DESEOS DE INNOVAR

UNA PYME CON DESEOS DE INNOVAR

Recientemente tuvimos la oportunidad de formar parte de un grupo para apoyar una PYME que abría por primera vez un restaurante, en un centro comercial de nuestra ciudad.  Estos pequeños empresarios no deseaban abrir solamente un restaurante, su meta es establecer una marca.

Nuestra participación como consultores de organización para PYMES, consistió en observar las operaciones diarias del restaurante por un periodo prudente, desde el punto de vista de establecer una marca.  Sentimos que la intención de esta empresa de aplicar la expresión presentada por Steve Jobs que dice “La innovación separa a los líderes de los seguidores.”, exigiría nuestros mejores esfuerzos.

El día anterior a la inauguración reunidos con ellos establecimos un “check list” de principios básicos para esta primicia.  Revisamos con ellos el concepto de un restaurante o marca que se establece por primera vez, como un servicio de “fast food” donde el cliente se acerca a la caja, hace su pedido, luego se sienta y cuando su orden está listo, se aproxima y lo retira.  Desde su punto de vista estaban listos.

Durante el período de observación nos presentábamos al medio día para observar detenidamente el funcionamiento, en vivo y a todo color.  La escena común observada fue la normal desde el punto de vista una empresa nueva; con necesidad de asesoramiento adecuada.  No faltó el problema de las filas, el control de los fonderos, el retraso para tomar una orden, dificultad en recoger la información sobre el cliente de interés para la empresa, entre otros.

Finalizado el periodo de observación nos dedicamos a analizar la información recopilada desde el inicio de nuestro contacto con la empresa hasta ese momento.  Estos parámetros, del “check-list” anteriormente mencionado y las particularidades propias de iniciar un restaurante pequeño, no perteneciente a franquicia alguna, nos llevó a establecer un FODA para la empresa y desarrollar un Plan de Acciones para ofrecer el apoyo adecuado a sus necesidades.  Una particularidad de esta asesoría consistió en establecer el Plan de Acciones desde el punto de vista de un ERP, para su control.

Algunas necesidades de interés muy propias, en el caso de esta PYME, se pueden resumir como sigue:

Obtener información, en tiempo real, sobre el comportamiento de los clientes: sus gustos, si el menú ofrecido es servido en el tiempo adecuado, entre otros;

Dar prioridad a la atención al cliente, con especial interés en minimizar el tiempo de espera para ser atendido y La posibilidad de introducir nuevos platos periódicamente.

El efecto de un Plan de Acción mediante el ERP, aunado a la recomendación sobre el uso del código de barra, para el control de las ventas, despertó el interés de los empresarios, casi de inmediato, al ver los informes diarios y su potencial para la programación eficiente y el desarrollo efectivo del negocio.

Los informes de mayor atracción para los empresarios fueron el de: medición de tendencias de los clientes, la cantidad de venta por producto y el total de las ventas por producto y el que mide cuántos clientes entraron al restaurante por día de la semana.

Pudieron captar la importancia del método ABC para ver los productos más rentables del día. Con facilidad comprendieron el potencial de medir la recepción de los platos nuevos introducidos al mercado y posibilidad de tener mayor variedad a precios accesibles.

Los empresarios reconocieron como el control del movimiento de los productos desde la caja serviría para reducir el desperdicio de comida al mínimo, y la economía que esto representa en los gastos.

En este punto pudimos presentar los planes para diseñar el concepto de control de calidad, en el corto plazo que fue recibido con mucho agrado.

Pudimos introducirlos al concepto del control del punto de equilibrio y los productos para los cuales se aplicarán.  Igualmente el ERP les permitirá saber el tipo de cliente, el día de la semana que consumen estos clientes y los productos que más se consumen por día de la semana y por mes del año.

En este punto los empresarios muestran sentirse bien servido y con esperanza de mejores días para nuestra unión.

Para finalizar, la innovación se puede aplicar a cualquier tipo de actividad comercial, ya que le tecnología  y los nuevos sistemas ERP rompieron con los paradigmas tradicionales para lograr la democratización en el entorno de los negocios para PYMES.