LAS PYMES SE ESTAN CAMBIANDO A
WNDY20-08
En los últimos cinco años, ha ocurrido un éxodo casi masivo de PYMES
que se han cambiado a WNDY20-08. La pregunta es, cuáles son las razones para
que PYMES que ya tenían un sistema o programa contable, hayan tomado la
decisión drástica de desechar un programa que venían utilizando por años y de
un día a otro cambiarlo por un sistema totalmente nuevo y desconocido para
ellos.
Al escuchar esta historia por primera vez muchos dirán, es una locura,
los años de inversión en ese programa, no justifica una decisión como esa.
Luego que escuchemos las razones de estas PYMES, entenderemos que
hicieron la mejor decisión administrativa de su vida.
Ahora vamos a enumerar algunas de las razones que influenciaron a estas
PYMES para desechar sus antiguos programas contables.
1. Una de las grandes debilidades de las PYMES
en Panamá, no existe la palabra
administración, solamente existe la palabra operación. Administrar no es lo
mismo que operar. Operar significa venir de lunes a sábado, abrir la empresa,
ver lo que se debe hacer, esperar que vengan los clientes, hacer ventas y a las
5 de la tarde cerrar y esta rutina se realiza día a día.
2. Otra razón, no saber si la empresa está
creciendo o está estancada. A pesar que en pocas ocasiones recibían un estado
financiero, esa información no les sirve para ver cómo van a pagar la planilla
o las deudas de la empresa.
3. Otro elemento que influencio, no saber cuál
es el punto de equilibrio de la empresa. A pesar que muchos de los dueños de
PYMES tienen años de experiencia en el mercado, nunca se han detenido a
analizar este concepto, y ya están cansados de venir todos los días a hacer el
trabajo que sus empleados no están haciendo.
4. No saben cómo medir la productividad real
de la empresa. Un programa contable no cuenta con ninguna opción para medir la
productividad. Existe un engaño muy común que se ha aplicado a las PYMES, que
es decirle que las ventas son las que miden la productividad. Un vendedor puede
vender 1000 dólares en un día, pero el resto de la semana no ha vendido ni 10
centavos, o sea las ventas no sirven para medir la productividad de la PYME.
5. Otro gran problema que se enfrentan las
PYMES que tienen inventario físico, es el control del inventario. Este es el
talón de Aquiles de las PYMES, no saben en realidad si el inventario que dice
el programa es real o simplemente un valor que no refleja la realidad.
6. Otra situación que obligo a las PYMES a
cambiar es la información que reflejan su programa. Los informes no reflejaban la
realidad de las ventas. Con la llegada de la impresora fiscal, muchos programas
se concentraron solamente en hacer una factura, pero nunca consideraron el
control cuando se entregan dichas facturas y como saber que facturas fiscales
se entregaron y se cancelaron y cuáles no se han cancelado.
7. Otro elemento es la alta rotación de
personal. Las PYMES gastan cientos de dólares capacitando a una persona para
utilizar el programa contable, luego de pasar el tiempo la persona renuncia y
esto obliga a la PYME a nuevamente realizar otro gasto para capacitar otra
persona, o contratar otra persona que maneja el programa y esto provoca altos
costos operativos para la PYME.
8. Otra situación repetitiva que enfrentan es
el pago de la declaración de renta. Este es uno de los grandes problemas,
porque pareciera que las PYMES se acostumbraron a la prorroga y esto está
descapitalizando poco a poco las PYMES.
9. Otro
elemento que tenía frustrado a estas empresas, cuando se manda a imprimir una
factura fiscal a la impresora fiscal, y la misma no se imprime, aquí es donde
los programas contables no dieron la talla, porque como necesitan de una
interface, esto provoca que mucha información que emiten no muestre la realidad
de los ingresos de la PYME.
10. Otro aspecto que mencionaron estas PYMES,
es el alza de los costos de operación y el salario mínimo. Cuando suben los
costos de los servicios la tendencia es subir los precios, y esto provoca la caída
de ventas y muchas veces no hay dinero para pagar la planilla.
11. Otra
situación es la competencia, con el desarrollo y crecimiento en el país, ha
aumentado la competencia y las PYMES no cuentan con una forma efectiva de
enfrentar la competencia.
12. Otro elemento que presentaron esta
empresas, la información que tienen los programas contables, no les sirve para
medir la relación de marketing de clientes uno a uno, la relación de gastos uno
a uno y la aplicación del concepto 20/80.
13. Otra situación que estas PYMES mencionaron,
fueron los costos de actualización. Cuando querían pasar a una nueva versión del
programa contable, tenían que pagar el nuevo programa como si fuera la primera
vez que lo compraban, provocando que desistieran y quedarse con la versión vieja
del programa, que no está acorde con los nuevos conceptos tecnológicos.
14. Otro elemento que no podemos dejar de
mencionar son los informes, la mayor parte de los informes que generan los
programas contables, no les permitían saber el mismo día, si habían ganado o
perdido y cuánto.
15. Otra de las situaciones que nos
mencionaron estas empresas, cuando la oficinista principal faltaba no existía
nadie, que pudiera dar la información que requería el dueño o administrador, y
esta es la razón principal que mencionaron sobre la dependencia de la empresa a
una persona. Esto implica que si esta persona se va de la empresa, entonces todo
se detiene, hasta que alguien se capacite para realizar esta función con
eficiencia.
16. Otra
situación es la seguridad de la información y los procesos. Los programas
contables tienen una forma muy compleja para configurar su uso por parte de los
usuarios, porque se tiene que definir demasiadas claves por usuario, procesos,
tareas y restricciones. Esto hacía que la persona que se encargaba de
administrar estas claves, tenía acceso a todo el sistema y la pregunta es,
quién controla a esta persona que tiene más acceso al sistema que el propio
dueño de la empresa.
Luego de presentar estas razones expresadas por estas PYMES, esto nos
indica, que los tiempos están cambiando y que los dueños de las PYMES que
desean crecer y desarrollarse y mantener un nivel de competencia, se han dado
cuenta del valor de la información y la administración.
Una PYME que no tenga un buen sistema de administración del negocio, es
una PYME que podrá operar, inclusive por varios años, pero tarde o temprano como
dijo Albert Einstein, Si no deseas que nada cambie, sigue haciendo las cosas de
la misma forma sin cambiar nada y nada va a cambiar.
Esperamos sus comentarios.
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