LOS PROGRAMAS CONTABLES VS LOS ERP A NIVEL DE PYMES

LOS PROGRAMAS CONTABLES  VS  LOS ERP A NIVEL DE PYMES

Durante muchos años, las PYMES  siempre optaban por adquirir un programa  contable como herramienta indispensable para las operaciones de la actividad comercial de la empresa.

Esta escogencia siempre fue por recomendaciones de un contador y que solamente existía programas contables a nivel de las PYMES en el mercado.  Antes de proseguir con nuestro artículo debemos definir qué es un programa contable y para qué sirve.

El software contable es un programa de computadora que permite a los contadores registrar y procesar electrónicamente las transacciones financieras.

Se utilizan módulos en el software contable para separar cada función. Estos módulos se desglosan por funciones contables, como pagos de cuentas, recepción de cuentas, bienes fijos y libros de mayor.

Aunque el software contable puede mejorar la precisión y validez de las transacciones financieras, sigue sujeta a la teoría de "garbage in, garbage out" (basura que entra, basura que sale). Los contadores deben revisar y verificar las transacciones financieras para asegurar que toda la información reportada represente una foto verídica de la salud financiera de la compañía. https://www.slideshare.net/VisualCont-Software/que-es-un-software-contable.

Cómo observarán en esta definición, los programas  o software contables fueron creados para el uso del contador y no como herramienta de administración y menos para tener información rápida, eficiente y oportuna para la toma de decisiones.

Luego vinieron los grandes avances tecnológicos y fiscales como la implementación de la impresora fiscal en el año 2010, dejando al software contable al borde de la extinción. Pero como Audini el mercado creo los famosos  interfaces, que permiten que las facturas del programa contable, puedan ser impresas por la  impresora fiscal, pero trayendo como consecuencia otros problemas adicionales.

Este mismo avance tecnológico del 2010 fue el detonador para la manifestación de los sistemas ERP en el mercado de las PYMES. Igual como hicimos en el párrafo anterior vamos a definir el concepto de ERP.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales

(en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa, básicamente es una arquitectura de software para empresas que facilita e integra la información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa. En la mayoría de los negocios online, esto hace referencia a todo el tema de la facturación, gestión de pedidos y envíos, así como datos de los clientes, del personal, distribuidores y otros. Actualmente, un ERP se ha convertido en un aspecto fundamental en la elaboración y gestión de una estrategia empresarial.

Los ERP sirven para las siguientes funciones: Optimización de los procesos empresariales, Acceso a la información, Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización, Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

Las características destacables de los sistemas ERP son: Base de datos centralizada, Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones, En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes.

https://www.innovadeluxe.com/que-es-un-erp-y-para-que-sirve/

Como observamos en la definición de ERP, a diferencia de los programas contables, están diseñados para la administración del negocio y para obtener información inmediata, y oportuna para la toma de decisiones.

Otra cualidad de los  ERP, que automáticamente tienen el control

del registro de la parte contable de las transacciones, eliminando el concepto de Garbage in, Garbage out. (basura que entra, basura que sale). Bajo los ERP no es necesario tener un contador para la revisión de las transacciones, ya que los ERP realizan esta función. Con esto los ERP reducen muchos costos operativos en las PYMES.

Otra ventaja de los sistemas ERP, es el uso de sistemas de toma de decisiones como cuadro de mando integral, sistema de información gerencial, y sistema de información de decisiones. Otros de los avances que proporcionan los ERP es la aplicación del concepto dashboard y BI(business inteligence).

Las PYMES que todavía utilizan programas contables, se les puede aplicar el principio de Peter y las PYMES que utilizan los sistemas ERP, se les puede aplicar el principio de Pareto.

Este artículo fue escrito por Federico Williams.

LAS PYMES EN PANAMA TV

LAS PYMES Y EL CONTROL DEL INVENTARIO CON UN ERP

LAS PYMES Y EL CONTROL DEL INVENTARIO CON UN ERP

En términos generales el Control del Inventario se define como: la suma de los procesos, que deben garantizar el suministro, almacenamiento y el acceso a los productos que certifiquen su disponibilidad y reduzcan los costos de manejos.

Se ha observado, en las empresas que se dedican al mercado de las ventas al detal, un problema en común.  El mismo se centra en el manejo y Control del Inventario.  Una investigación detenida de la realidad en las pymes, nos revela las siguientes situaciones: La falta de: un verdadero control del inventario, control del almacenamiento, y una forma de saber el nivel óptimo necesario del inventario de cada producto.  Como resultado no se logra reducir los costos de manejo del inventario, debido a la carga que representa el tener que efectuar el inventario físico con frecuencia.

El Control del Inventario, para muchas de las pymes,

consiste en tener un programa de computadora o dispositivos lectores de código de barra, los cuales en realidad solo desarrollan un conteo del inventario.  Como es de esperarse, estos programas no consideran nuevas tecnologías ni principios de eficiencia.

Muchos de estos programas o dispositivos, al no tener un acceso directo con las impresoras fiscales, provocan varios problemas administrativos como las que siguen:  Pierden toda su efectividad, especialmente en los casos cuando se produce una factura que no se imprime; problemas serios de desbalance del inventario del producto; el crecimiento de la línea de productos que vende la empresa; y la ralentización del movimiento de los productos del inventario.

Cabe señalar, cuando la economía entra en un

periodo de lentitud, como el que existe en la actualidad, afecta la rotación del inventario de la mayor parte de la pymes en nuestro medio.

Una solución moderna a los problemas de Control de Inventario la encontramos en los sistema conocidos como ERP; es decir Enterprise Resource and Planning, cuyo nombre en español es, Planificación empresarial de recursos.

En nuestro medio existe uno de los sistemas ERP aplicado al Control del Inventario orientado al concepto de inventario permanente.  Este sistema nos muestra qué productos debemos tener en el inventario, la cantidad óptima que se debe tener, y la accesabilidad al mismo. Es decir, se logra controlar la parte del suministro y almacenamiento de los productos.  Este sistema igualmente  contempla la aplicación del principio Pareto.  El mismo nos permite obtener una lista de los productos más rentables y el control de los mismos. 

Este sistema ERP existente en Panamá y utiliza el concepto

de simulación, igual  los que utilizan los pilotos del Canal de Panamá, los Pilotos de las aerolíneas y los astronautas de la NASA, para lograr: el control del inventario; el manejo del almacenamiento; y la reducción del costo de manejo del inventario.

Para finalizar, en la actualidad estamos atravesando grandes cambios, que de una u  otra forma afecta a las PYMES, y las PYMES especialmente en nuestro medio deben ser pro-activos, si desean estar entre las de primera línea,  y hacer el esfuerzo necesario para conocer y hasta obtener este sistema que contiene los verdaderos aspectos del Control del Inventario.

Escrito por Federico Williams

¿POR QUÉ LOS GRANDES EMPRESARIOS NO UTILIZAN WHATSAPP?

 ¿POR QUÉ LOS GRANDES EMPRESARIOS NO UTILIZAN WHATSAPP?

 El 3 de mayo, del año en curso, la aplicación de WhatsApp se detuvo a nivel mundial, por espacio de dos horas en algunos países y en otros hasta tres horas. Esta gran catástrofe, a nivel mundial, aumenta las razones por las cuales los grandes empresarios no utilizan WhatsApp. 

Expliquemos primeramente qué es WhatsApp.   WhatsApp es una aplicación de mensajería   instantánea   para   teléfonos   inteligentes.     Envía   y   recibe   mensajes mediante Internet,  complementando  servicios  de  correo electrónico, mensajería instantánea,  servicio  de   mensajes   cortos   o  sistema   de   mensajería  multimedia. 

Además de  utilizar  la  mensajería  en modo  texto,  los usuarios  de la  libreta  de contacto   pueden   crear   grupos   y   enviarse   mutuamente,   imágenes,   vídeos   y grabaciones   de   audio.     Según   datos   de   2016,   supera   los   1000   millones   de usuarios aventajando en 100 millones a Facebook Messenger.

 WhatsApp fue creado para uso personal y no comercial, por esa razón

tiene un uso   casi   gratuito.     Funciona   de   la   siguiente   manera:   Los   mensajes   que intercambian los usuarios es enviado de su teléfono a un servidor de WhatsApp. Allí   queda   almacenado   y   luego,   desde   el   servidor   respectivamente,   solicita   al receptor   la   confirmación   de   recepción   del   mensaje.  

Este   mensaje   queda almacenado por 30 días en los servidores de WhatsApp. No  debemos perder de vista que los  teléfonos celulares son computadoras  de bolsillo y cada computadora, por lo tanto, tiene un IP asignado para poder tener acceso a la internet.

En las empresas, los empleados cuyos teléfonos tienen WhatsApp se comunican con sus familiares: Esposa, hijos, padres y compañeros de trabajo. Intercambian información   confidencial   de   la   empresa   como   por   ejemplo:   Acuerdos   con   los clientes,   propuestas   de   negocios,   ordenes   de   trabajo.     Aun   cuando   están comunicados con clientes hacen transacciones bancarias.

Las  empresas  con   el   mayor  desconocimiento   de  los  peligros  de la  internet,  son las que deciden   utilizar   el   WhatsApp   para   comunicarse   con   los   clientes   y   compartir información confidencial,  y son los más vulnerables.

Otro elemento que hace que WhatsApp no sea utilizado por grandes empresarios,  que no cuenta con el concepto adecuado de la privacidad de los registros. Esto quiere   decir   que:   WhatsApp   no   tiene   el   nivel   adecuado   de   seguridad   para   la información de los usuarios. 

En Europa la corte de justicia dictamino que las empresas de tecnología ubicadas en Gringolandia o sea Estado Unidos, especialmente la aplicación WhatsApp, que ahora le pertenece a Facebook, no es adecuada para los niveles de seguridad exigidos. En un artículo publicado el 17 de enero del año 2017, un geek tecnológico citó una de  las declaraciones de  Eduard Snowden, donde  dice que WhatsApp  no  tiene encriptación a nivel de la meta data y la información de los usuarios se mantiene indefinidamente en los servidores de WhatsApp o sea Facebook. De esta forma ellos tienen la potestad de utilizar esa información y hasta venderlo a grandes grupos   para   hacer   publicidad.  

Como   consecuencia,   usuario reciben   publicidad   de empresas desconocidas. Cuando los empleados de las empresas comienzan a intercambiar información de la empresa e información personal utilizando el mismo dispositivo se exponen a las   vulnerabilidades   de   WhatsApp.   

 Esto   se   observa   mayormente   entre   las PYMES.  

En algunas PYMES de Panamá se ha observado que el dueño de la empresa se conecta con socios y clientes, sin considerar que en las manos tiene una computadora fácilmente violable.

Recordemos que los teléfonos celulares no cuentan con antivirus, muros de fuegos ni alarmas que notifiquen que están siendo accedidos desde afuera por un hacker.

Para   finalizar   WhatsApp   es   una   aplicación   con   muchas   ventajas   para   el entretenimiento y el cruce de información a nivel personal.  Sin embargo, la mayor parte   de   esa   información   es

   de   poca   relevancia   a   nivel   empresarial.     Querer justificar el uso de WhatsApp a nivel empresarial es indicio del desconocimiento que se tiene con respecto a la seguridad de la información base del modelo de negocio de toda empresa.

Esperamos que este artículo pueda servir como referencia para que en las PYMES comiencen a analizar la forma que la tecnología no siempre resulta ser ventajosa para el funcionamiento de la empresa.

Escrito por Federico, Williams

LAS PYMES: ¿Y LA NUBE QUÉ, MURIO?

LAS PYMES: ¿Y LA NUBE QUÉ, MURIO?

Como quiera que el concepto “La Nube” es novedoso en la industria de la informática, se hace necesario definir primero ¿qué es la nube?.  Este concepto que en inglés se conoce como “Cloud Computing”, suele abreviarse simplemente como “The Cloud”.  De esta forma, nos evitaremos algunas confusiones posibles.

La llegada de la Internet y su propagación de su uso en el mundo de la informática ha dado pie a un número considerable de conceptos nuevos, entre ello el de “la nube”  Este concepto se refiere a un nuevo modelo de uso de los equipos informáticos. En el proceso de su empleo el usuario traslada parte de sus archivos y programas de su computadora a un conjunto de

servidores; cuyas ubicaciones y propietarios le son desconocidos.  Este nuevo modelo de uso permite al usuario acceder, a través de Internet a un conjunto de servidores desconocidos, para almacenar y manipular sus propios archivos, programas y sistemas, como si estuvieran en su propio equipo.

En efecto, los programas, archivos y otros elementos digitales de propiedad del usuario quedan ubicados, de alguna forma, en aquellos servidores que conforman la nube.

Con este modelo de la nube, mediante una conexión a Internet, podrás acceder y procesar de modo remoto tus pertenencias digitales que colocaste en ella.  Estas operaciones son posibles con un PC fijo, un laptop, un tablet PC, un iPad, o un smartphone.

Las ventajas que ofrecen las nubes son innumerables.  Sin embargo, el riesgo que los acompaña merecen someterse a escrutinio.  La mejor forma que encontramos, en estos momentos, para ese escrutinio es señalar algunos ejemplos que se han producido durante el tiempo que tiene este modelo de estar vigente.

Presentamos algunos ejemplos, para su consideración:

•                     La empresa Dyn o DNS (Dynamic Network Services, Inc.) que maneja el sistema de los nombres de dominio de un gran número de compañías a nivel mundial,  hace uso de modelos en donde la data de los clientes se almacenan en sus servidores. De modo que al hacer uso de estos sitios podrías estar almacenado tu información delicada en servidores distintos a los propios.  La misma ha informado ser objeto de ataques de los hackers.  Informaron que “un ataque de hacker afectó el funcionamiento de varios sitios web de reconocidas corporaciones entre las que se encontraron Twitter, Reddit, Spotify, Netflix y otras más”; sitios éstos que son los más utilizados por los usuarios en la red.

•                     En el año 2015, Sony Pictures informó ser víctima del ataque de hackers durante una semana.  Como consecuencia se reveló información confidencial y  filtró películas antes de ser estrenadas.

•                     En enero del 2014, CNNMoney reportó acerca del robo de datos en la cadena de tiendas Target.  Estos piratas informáticos accedieron a información de más de 50 millones de clientes, que incluía sus nombres, direcciones, números de teléfono y direcciones de correo electrónico.  La información obtenida tenía la cobertura de clientes quienes habían comprado productos en el pasado, como de aquellos que habían visitado la tienda en fechas próximas al robo.

•                     Un grupo identificado con las siglas APT29 y sospechoso de integrar los equipos de 'hackers' en nómina del gobierno ruso, fue acusado de haber entrado en las redes de un partido político de Estados Unidos en el año 2015. Su 'modus operandi' se facilitó por acceso a la nube.  APT29 pudo pasearse por los ordenadores que quisieron, apoderarse de la información que se les antojó y... largarse en completo silencio.

•                     El año pasado la firma de abogados Mossack Fonseca, que crea desde Panamá empresas offshore en paraísos fiscales para personalidades de todo el mundo, reveló que fue hackeada desde servidores en el exterior.

Si empresas poderosas como Sony, Wall Mart, Target, el partido demócrata de los Estados Unidos de América y Mossack Fonseca con grandes recursos financieros y de hardware para proteger su data fueron violadas, entonces que podemos esperar de empresas menos poderosas que ofrecen sistemas en la nube.

Es nuestro deseo que esta pequeña ilustración sirva para que tomemos el tiempo para evaluar la situación.  La idea es que consideremos retornar al concepto de tener control de su propia data.  Que las mismas residan en equipos o servidores con sus aplicaciones en la propia empresa  y prescindir en este momento del concepto de las aplicaciones en la nube y sus riesgos.

Escrito por Federico Williams

LAS PYMES, LOS DESAPARECIDOS DEL AÑO 17

LAS PYMES, LOS DESAPARECIDOS DEL AÑO 17

Al entrar en un nuevo año generalmente las personas como las empresas establecen metas y resoluciones. Estas metas se verán afectadas con los cambios impulsados principalmente por la tecnología, la comunicación y la informática.

Recientemente se realizó en la Vegas la famosa y mundial feria más importante del planeta conocida como CES 2017,

(Consumer Electronics Show). Muchos de los productos presentados en ese famoso evento son el preludio de la desaparición de muchos negocios y la creación de nuevos negocios.

En este artículo presentaremos algunos de los negocios que desaparecerán y los nuevos conceptos de negocios que surgirán y se establecerán como la norma de los pequeños negocios o PYMES a nivel mundial.

Iniciaremos con las empresas o negocios que desaparecerán a partir del año 17. Las empresas que se dedican al manejo de recursos humanos, reclutamiento y selección de personal van a desaparecer con el tiempo. La nueva modalidad será el uso de video conferencias para el reclutamiento de personal y el uso de las redes de profesionales, donde las empresas conseguirán directamente al personal que necesitan. Esta opción reducirá los costos de selección y se aseguran que el personal tenga las aptitudes y habilidades necesarias para garantizar el éxito de la gestión.

Otra de las empresas que desaparecerán son las que se dedican a dar servicios externos e internos en la parte contable. Los nuevos productos tecnológicos, llámese software o hardware van a estar integrados bajo el concepto IOT.  Bajo este concepto los dispositivos como las computadoras, impresoras, y Smartphone van a estar en la internet utilizando el AI(Inteligencia Artificial) y toda transacción estará registrada en forma inmediata, porque los dispositivos estarán conectados a la nube de la entidad recaudadora y de esta forma la entidad recaudadora, tendrá  los registros contables y emitirá automáticamente los informes contables y lo que se deberá pagar en impuestos sin la intervención de un tercero(El contador).

Siguiendo este mismo patrón igualmente desaparecerán las empresas que se dedican al concepto de agencia de viajes. Con el IOT las personas en línea accederán el registro de la solicitud de visas, pasaporte, reservación  con la aerolínea, el vehículo que los llevará al aeropuerto y todo su itinerario desde la palma de su mano.

Otro de las profesiones que desaparecerán será la de secretarias.

Las secretarias serán reemplazadas con dispositivos como Alexa, y Siri, que estarán conectados al IOT y de esta forma el administrador o gerente podrá solicitar cualquier gestión en cualquier momento del día y desde cualquier punto del mundo.

Las empresas que se dedican a mercadeo, manejo de imagen y publicidad a nivel de PYMES también desaparecerán. Con el nuevo concepto de marketing digital ya no se necesitará un gran estratega, o una persona graduada de publicidad o mercadeo. Tan poco será necesaria una persona para alimentar la página web, sino mediante el uso del AI, la persona en forma verbal indicará como desea hacer el mercadeo y a quienes desea que su publicidad sea dirigida y todo esto dentro de su propia oficina o desde cualquier punto del planeta.

Con los altos costos de los alquileres, las PYMES optarán

por la utilización del concepto de home business. Home Business no es un concepto nuevo, sino que se está popularizándose cada día. Bajo este concepto el personal trabajará desde du propia casa y con esto se reducirán los costos de alquiler y se aumentará la productividad.

Cuando haya que reunirse con un cliente, se utilizará el famoso concepto de las oficinas virtuales o el concepto de los famosos business room. Business room es un concepto que nació con el IRC en los años 80, y fue extendiéndose con el tiempo. Con los cambios tecnológicos el Business room ha resurgido como la alternativa de las PYMES para seguir en el mercado.

Empresas que se dedican a dar servicios de mantenimiento, diseño y confección de piezas, soldadura, mecánica automotriz, pintura, reparaciones, y otros utilizarán el concepto de business Room y los trabajos se realizarán en la casa de los técnicos, donde se adecuarán. Con esto se reducirán los costos operativos y se maximizarán las ganancias del negocio.

Otra tendencia que se manifestará a partir de este año será el uso, por parte de las PYMES, de los sistemas tipo ERP(Enterprise Resource and Planning), Esto es provocado por la competencia y la afluencia de empresas de extranjero que están en Panamá, y vienen con una preparación administrativa y con un enfoque de crecimiento.

Otro nuevo tipo de negocio que está creciendo es el de consultoría de PYMES. La consultoría para PYMES no tiene que ver nada con coaching, contabilidad,  registros financieros, o asesoría generales. La consultoría para PYMES está relacionada con el análisis de procesos internos, medición de la rentabilidad del negocio; es decir el uso y aplicación de un sistema ERP.

Para finalizar, esto no es motivo de alarma,

porque siempre durante la historia de la humanidad el desarrollo y la introducción de nuevas tecnologías siempre han desplazado a unos y crea nuevas opciones de negocios para otros.

Las PYMES a través del tiempo han demostrado su capacidad de innovar para ajustarse a los cambios y sabemos que esta no será la excepción.

Escrito por Federico Williams

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