martes, 24 de mayo de 2016

COMO HACER CRECER TU NEGOCIO O PYME

COMO HACER CRECER TU NEGOCIO O  PYME

Desde hace más de un año, se está sintiendo una lentitud en la economía de las PYMES.  Situación que se agudiza día a día; especialmente en las empresas que se dedican a ofrecer servicios.  Hay días en que no se tiene movimiento de ventas, o los trabajos que antes las PYMES de servicios rechazaban se han visto forzados a aceptar.

Bajo este panorama, el pensamiento que surge de inmediato es: ¿Cómo hacer crecer mi negocio en medio de esta situación?  Para dar respuesta a esta interrogante, lo primero que debe establecerse, en qué punto está el negocio.

Para ello se necesita la ayuda de un sistema ERP.  Se empieza estableciendo el punto de equilibrio de la empresa.  El punto de equilibrio se puede definir como todo lo que se debe hacer, producir o vender para cubrir los costos fijos.

Luego se obtiene un informe comparativo de las ventas de este año vs el año pasado, mes por mes; en base al punto de equilibrio.  Mediante este informe se analizan las variaciones de las ventas, mes por mes, para conocer si se logró cumplir con el punto de equilibrio encontrado.

Después se emite un informe de ventas de los productos o servicios por categoría: Electrónica, Papelería, Rectificación, Instalación, Accesorios, y otros en el orden de los ingresos generados.

En base a esta información se produce otro informe utilizando el principio 20/80, donde se presentan los costos y las ventas acumuladas de cada producto, por categoría, con su porcentaje.  La presentación gráfica de estos resultados ayuda a su comprensión.  En esta gráfica se observarán los productos más rentables, por categoría.

Luego mediante el ERP se emite otro informe de las ventas por trimestre, considerando el plan de ventas establecidos para el año en curso.  En el mismo, se observará si se cumplió o no con el plan y cuál es el porcentaje de efectividad de lo planificado vs la realidad.

A continuación, a través del ERP, se emite otro informe sobre el movimiento mensual de la cantidad comprada y vendida, la venta, costo, utilidad y porcentaje de utilidad totales de cada producto en el año y la existencia actual del mismo en inventario.

El otro elemento necesario es el dashboard.  Con la información de los reportes obtenidos, se genera un dashboard para cada uno de los procesos.  Mediante estos instrumentos se inicia la recuperación del movimiento o crecimiento del negocio.

El cúmulo de información generado se utiliza para incorporar el concepto del BI(business Inteligence).  La combinación del Business Inteligence con el producto de información generado por el uso del dashboard permite efectuar el análisis que llevará a la toma de decisiones relativas al crecimiento  de la empresa.

Aprovechamos la oportunidad para compartir con nuestros lectores las acciones que algunos empresarios PYMES han empleado con éxito.  Se trata de empresarios PYMES que han seguido, en algún momento, las directrices anunciadas en este escrito, con el apoyo de un promotor de BI.  Si usted trata de emplearlos sin los instrumentos y la estrategia adecuada, seguro que no  alcanzará el objetivo deseado de hacer crecer su empresa en tiempo de recesión económica.

Las acciones a tomar pueden llevar a reducir la compra de productos o servicios que den menos del 20% de utilidad.  Como resultado se pueden concentrar la estrategia y los recursos disponibles en los productos o servicios que están produciendo por encima del 20% de utilidad.  Si se presentan algunos de los que fueron eliminados, se puede considerar incorporarlos nuevamente asignándoles precios altos para que sean rentables.

Una empresa que se dedica a prestar servicio que comienza a aceptar servicios que antes no se recibían, deberá iniciar el análisis de estos nuevos servicios.  Si se observa una rentabilidad acumulada mayor del 20%, puede considerar incorporarlos al catálogo de servicios o productos que brindan.

En este punto, con la ayuda del ERP, se puede emitir un informe global, de sus clientes clasificándolos, según el porcentaje que representan en los ingresos mensuales del negocio.  Esta información le permitirá organizar una especie de call center interno desde donde se llama y promueve los nuevos productos o servicios, en busca de nuevos clientes.  La idea del call center interno, se centra en una secretaria o asistente que utilice el directorio telefónico para hacer llamadas con el fin de atraer nuevos clientes.

Otro elemento importante que hace necesario un ERP es el conocimiento previo del impuesto a pagar en la declaración de renta del próximo año. Algunos se preguntarán ¿cómo incide esto en el crecimiento de la empresa?  La respuesta es sencilla, porque si los trabajos o productos que se venden a crédito alcanzan cifras elevadas, entonces se verá frente una situación fiscal comprometedora.  Frente a la situación económica descrita anteriormente los clientes están demorando hasta 90 días para hacer los pagos respectivos, produciendo una merma en la liquidez de las empresas.

Las decisiones que han tomado algunos de los empresarios que indicamos arriba consistieron en analizar los sistemas y equipos que poseen para evaluar la caducidad de los mismos. Esto significa ver si es o no tiempo de invertir en nuevos sistemas, o equipos.  

Si Observamos el movimiento de las ventas de equipos, automóviles, casa y otros. Si las mismas están cayendo, se tendría la oportunidad perfecta para adquirir nuevos equipos o productos para la empresa.  Por otro lado, se pueden adquirir equipos con poco tiempo de uso, para reemplazar los de la empresa.

Cuando se implementa la estrategia esbozada aquí, es necesario dejar pasar alrededor de tres meses; o sea, esperar el siguiente trimestre para evaluar la efectividad de las decisiones tomadas.

Es importante aclarar, que solamente un ERP puede producir los informes con los datos de entrada que requiere el Business Inteligence, para hacer posible la toma de decisiones adecuadas.

La innovación es lo que separa los líderes de los seguidores. Estas palabras fueron dichas por Steve Jobs, la mente creativa detrás del iphone, ipad, mac y otros productos que han cambiado la historia del mundo tecnológico; por esta razón las empresas que son dirigidas por líderes verán el beneficio de 
adquirir un ERP.

Entre las PYMES en Panamá se encuentran muchos líderes, pero por no contar con la asesoría y consultoría adecuada no han logrado poner en práctica muchas de las buenas ideas, que por mucho tiempo han tenido en mente.







martes, 17 de mayo de 2016

PORQUE NO CUADRA MI INVENTARIO?

PORQUE NO CUADRA MI INVENTARIO?

En las pequeñas empresas la pregunta más frecuente con respecto al inventario es,  porqué cada vez que se hace un inventario físico nunca cuadran las cifras entre lo contado y lo que dice el inventario.

Existen varias causas por la cual el inventario no esté en balance, y nosotros  presentaremos varias situaciones que hacen que no cuadre el inventario.

En las PYMES hay  computadoras, programas contables, encargado del inventario y contadores públicos, pero con todo esto persiste los desbalances en el inventario.

Generalmente cuando hay un desbalance del inventario el primer pensamiento es, se están robando la mercancía. Esto puede ser verdad, pero sin evidencias que lo sustenten, solamente seguirá siendo un pensamiento o sospechas.

En este artículo presentaremos varias situaciones que inciden para que los inventarios presenten desbalances y cómo resolverlos.

La primera situación que veremos es, la introducción de las impresoras fiscales y las debilidades de los programas contables por no poderse integrar directamente con la impresora fiscal.

La mayoría de los programas contables y algunas aplicaciones tradicionales no imprimen  directamente la factura fiscal en la impresora fiscal y necesitan utilizar una interface.

Cómo funciona este proceso. El programa contable realiza el proceso de facturación, luego genera un archivo en texto, después se llama la interface, el lee el archivo de texto y luego imprime la factura en la impresora fiscal. Antes que se imprima la factura, el programa contable descuenta la venta del producto del inventario.

Cuando la interface no logra imprimir la factura fiscal para el cliente, lo que se debe hacer, es volver a realizar el proceso de facturación, luego se vuelve a llamar la interface para imprimir la factura que anteriormente no se pudo imprimir.

Al realizar este proceso el programa contable, descontó dos veces el producto del inventario, cuando en realidad solamente se debió descontarlo una sola vez.

En esta situación una persona con autorización debe entrar al programa contable para ajustar el inventario de ese producto o de varios según la factura fiscal.

Aquí se presenta la gran debilidad del programa contable frente al inventario, porque esa persona puede cambiar la cantidad disponible en el inventario de ese producto y se puede quedar con varios de esos productos y nadie se percatara de los cambios y menos el dueño de la empresa.

Otra situación muy común que se presenta en las pequeñas empresas es, la persona que hace el inventario físico, es la misma que se encarga de hacer los ajustes al inventario cuando no se imprime la factura fiscal o cuando se debe sacar muestras de un producto del inventario.

Otra situación con respecto al inventario, en las mayorías de las PYMES no existe un manual de procedimiento, que describa cómo se debe realizar el inventario físico, que hacer cuando se presenta los desbalances, y cómo aplicar los ajustes pertinentes mediante el sistema disponible.

Otra situación muy común, el personal no sabe realizar un inventario físico. Al escuchar el término inventario físico, lo que viene a la mente es contar los productos del inventario. El inventario físico es más que contar el producto del inventario, porque esto implica, organizar, formularios, reportes y toma de decisiones.

Para resolver estas situaciones presentamos las siguientes soluciones:
Se debe contar con un sistema ERP. El ERP  garantizara y pondrá en evidencia si existe faltante en el inventario y quienes son los responsables de la situación.

Un buen sistema ERP garantiza el control total del inventario y  
permitirá tener siempre balanceado el inventario de la empresa, porque se cuenta con un proceso denominado, simulación del inventario, donde no hay intervención de terceros, y permitirá saber cuándo un producto está o no en desbalance.

Los ERP a diferencia de los programas contables no necesitan de una interface para imprimir la factura fiscal, ya que los mismos imprimen directamente a la impresora fiscal. Esto ahorra tiempo y es más eficiente y no se tiene que realizar procesos adicionales. Con esto se elimina el error de estar descontando del inventario productos adicionales por no haberse impreso la factura fiscal.

Al realizar el inventario físico y se debe realizar algún ajuste, el ERP permite que se realice a través de un proceso diferente al que utiliza la persona que realiza la facturación del producto, evitando la dualidad de funciones que ocurre cuando se utiliza el programa contable.

En los ERP el proceso de toma de inventario físico cuenta con un manual de procedimiento que explica paso a paso cómo realizar un inventario físico y que se debe hacer cuando se presentan inconsistencias.

No es ningún secreto que en nuestro medio existe una lentitud en la economía, porque el movimiento de ingresos de años anteriores prácticamente ha desaparecido y las pymes se han visto obligadas a realizar diferentes tipos de trabajos que antes rechazaban y no se vislumbra un cambio de esta condición a corto plazo.

Esta situación de lentitud de la economía es uno de los mejores escenarios para la aplicación de un sistema ERP. El ERP proporciona datos de movimientos de productos, ventas, compras, categoría, mediante el uso de herramientas como Dashboard y de BI(Business Inteligence), que ayuda a las PYMES a la implementación de nuevas estrategias, porque no importa la situación más apremiante, pero la innovación separa a los líderes de los seguidores.

El inventario no solamente debe servir para llevar el conteo de los productos, sino para servir de indicador de la situación del movimiento de los productos por mes, día de la semana, categoría y brindar información para la toma de decisiones oportunas.

Los dueños de las PYMES deben entender que la certeza en lo que se tiene del inventario les ayudará siempre para poder medir la salud o el estado de la empresas, porque nuestro inventario es lo que define al final del camino, si la empresa es o no rentable con la actividad que se está realizando.

En las PYMES la certeza del inventario siempre determinará la existencia, crecimiento y desarrollo de una PYME a través del tiempo.








martes, 10 de mayo de 2016

LEYENDA URBANA No.4 LA HISTORIA DE BLANCA DIAZ

LEYENDA URBANA No.4 LA HISTORIA DE BLANCA DIAZ

La Sra. Mía y su socio Iron Man son dueños de una PYME, distribuidora de mercancías y hace dos años cuentan con el servicio de un sistema ERP.

Blanca es la asistente de oficina y labora a la par con Cruela Débil su ayudante.
Durante el mes de vacaciones de Blanca, por recomendación del contador, Iron Man decide realizar un inventario físico y llama a Mario el serruchador.  Además, Iron Man le solicita a su socia la señora Mía que le facilite un listado del inventario de la empresa a Mario el serruchador.

En vista que los domingos la empresa está cerrada, Mario el serruchador aprovechó para efectuar un inventario físico y comparó sus resultados con el listado suministrado por la señora Mía.  Finalizada la comparación informa a Iron Man que hay un faltante de 20 mil dólares.  Iron Man dando el grito al cielo llama a su socia la señora. Mía y le dice: “Bota a Blanca porque hay un faltante de 20 mil dólares”.

La señora Mía convoca una reunión con Mario el serruchador para indagarle sobre sus hallazgos. Cruela Débil también fue convocada, por ser ella quien reemplazó a Blanca durante sus vacaciones.  Cruela Débil, para cubrirse, dijo que Blanca le enseñó a facturar nada más; pero ella observaba cuando facturaba que había productos que no estaban creados en el inventario.

Finalizada la reunión, Mario el serruchador se ofrece como nuevo administrador de la empresa, para reemplazar en todas sus funciones a Blanca; proponiendo a su vez que Cruela Débil fuera su asistente de oficina. Cruela Débil desde que llegó al negocio se propuso ocupar la posición de Blanca, como asistente de oficina, en vez de ser su ayudante.  Cruela Débil, luego de la reunión, conversó con Mario el serruchador con el fin de preparar su estratagema para eliminar a Blanca.

Por su gran aprecio a Blanca, la Sra. Mía decide consultar primero al Sr. BI(Business Inteligence) quien les suministro el sistema de ERP utilizado en el negocio.  En su comunicación con el Sr. BI, la Sra. Mía le informa del problema con el inventario y solicita su ayuda para aclararlo; recibiendo su anuencia.

El lunes siguiente, Blanca regresa a la empresa desconociendo la serruchadera que le están maquinando Mario el serruchador y su compañera Cruela Débil.  Ese mismo día, la señora Mía convoca una reunión con los empleados donde les informa sobre los hallazgos de Mario el serruchador y de la presencia del Sr. BI quien les ayudará a buscar una solución.

Al iniciar el Sr. BI, su proceso para la solución del problema encontrado en la empresa, saluda a todos los empleados y le es presentado Mario el serruchador.

Mario el serruchador le informa que al finalizar su inventario físico encontró un faltante de 20 mil dólares.  Blanca no participa de la conversación.  Mantiene un silencio sepulcral segura que no se le podía acusar de robo alguno.

El Sr. BI, con la anuencia de Mario el serruchador, emite el “Informe de la Rotación del Inventario”, que proporciona el sistema ERP, y entrega una copia a todos los presentes.  El Sr. BI le pide una opinión a Mario el serruchador sobre el Índice de Rotación del Inventario, pero Mario ni fu, ni fa; se quedó sin respuesta. 

Luego el Sr. BI cuestiona a Mario el serruchador, sobre el significado de la Rotación del Inventario y su aplicación.  Mario le responde que no conoce el concepto.  El Sr. BI aprovecha para indagarle sobre su idoneidad para efectuar un inventario físico, sin el conocimiento del concepto de la rotación del inventario ni su significado.

En respuesta Mario el serruchador le ofrece la siguiente explicación: Según el inventario físico efectuado, se observó para varios productos, que estando físicamente agotados, comparado con el listado del inventario del ERP había existencia determinada de los mismos.

El Sr. BI, en el sistema ERP, buscó la bitácora de un producto desde el inicio del año a la fecha.  Genera un informe de bitácora del producto seleccionado con todos sus movimientos realizados; por ejemplo, se reflejaron sus compras, ventas, requisiciones, anulaciones y otros.

Le entregó una copia a todos los presentes y le pregunta a Blanca, quien durante todo el proceso estaba más callada que una tumba, ¿este producto cuándo se adquirió vino con un código diferente al acostumbrado?  Blanca le respondió que sí y siguió explicando, en esos casos decidí registrarlos con su nueva descripción.  Sin embargo, la baja de sus código anterior no se hizo antes de irme de vacaciones, por eso se refleja una diferencia entre los dos informes en cuestión.

Con esta explicación se procedió al ajuste de los productos que aparecían con faltantes, según el inventario físico de Mario el serruchador.  El Sr. BI por medio del sistema ERP y las bitácoras que produce justificó y solucionó cada una de las diferencias.

Mario el serruchador, nuevamente para cubrirse, le pidió al Sr. BI un informe con los faltantes para pasárselo al contador. El Sr. BI le indicó que no se trataba de faltantes.  Además, le aclaró cuando se dice faltante eso significa que ha habido robo.

 El Sr. BI volvió a enfatizar que aquí no se trataba de faltantes y menos de robo.  Agregó que el problema radicó en la falta de supervisión del contador durante el proceso del inventario físico; lo cual demostró un desconocimiento sobre los nuevos conceptos de la Administración de Mercancías.

Mientras ocurría todo esto, Iron Man estaba en su oficina esperando los resultados de la investigación.  De ahí pensaba, basándose en los hallazgos de Mario el serruchador y de la conspiración de Cruela Débil, llamar a la DIJ con el fin de quitarle el cargo a Blanca.  Igualmente habían calculado su liquidación, porque la iban a despedir por ladrona y sin vergüenza.

Después de preparar su informe el Sr. BI se reunió con la Sra. Mía.  Le presentó sus hallazgos y explicó todo sobre la mala información y la falta de conocimiento por parte de Mario el serruchador y de la intensión de Cruela Débil para hacerle daño a Blanca.


Semanas después, Cruela Débil renunció porque no consiguió lo que quería y Mario el serruchador nunca más fue llamado para hacer un inventario físico en esta empresa.
Blanca hoy día agradece que la empresa había decidido implantar un ERP por recomendación del Sr. BI (Business Inteligence), cuando lo hizo.  De lo contrario, habría estado pasando unas vacaciones en la cárcel para mujeres de esta ciudad por falsas acusaciones, basadas en información defectuosa.

En nuestro país pueden existir empresas que no tienen un ERP, y siguen con su programa contable y desconocen la nueva forma de la administración de mercancías y siempre se enfrentan a problemas con el inventario físico.