PORQUÉ
TENER UN ERP EN SU NEGOCIO (PYME)?
Por lo general las pequeñas
empresas al establecerse o sacar su aviso de operación normalmente, bajo la
recomendación de un contador público autorizado, instalan un programa de
contabilidad. Hasta hace poco, un programa de contabilidad era la única opción
que tenían las empresas(PYMES) para el registro de sus transacciones comerciales. También,
es la herramienta perfecta para producir los estados financieros a la hora de
solicitar un préstamo o una línea de crédito en el sistema bancario.
Con la llegada del internet
y la tecnología de punta, se dio un vuelco nunca antes visto en el fenómeno de los
negocios. Como consecuencia, los gobiernos comenzaron a hacer cambios en las
políticas de recaudación de impuestos. Cambiaron las normas fiscales, implementaron
nuevas estrategias de cobros y establecieron las impresoras fiscales.
De inmediato se formó una
nube oscura sobre las actividades comerciales de las PYMES. Para muchos, esta
nube se tornó en una serie de preguntas inquietantes: ¿Cómo obtener los
informes contables de fin de año oportunamente, sin tener que depender del
tiempo de mi contador? ¿Cuánto pagaré en la declaración de renta del próximo
año? ¿Cómo minimizar mis costos? ¿Cómo determinar a corto plazo la rentabilidad
de mi empresa?
Los programas contables en
mano de los comerciantes (PYMES) no ofrecían respuestas eficaces; puesto que eran limitados en cuanto a las
preguntas formuladas.
Otros empresarios (PYMES) más
visionarios vieron más distantes las soluciones a preguntas sobre: ¿Cómo
definir y establecer el control de calidad en la empresa? ¿Cómo mejorar y controlar de inventario? ¿Cómo calcular la rotación del inventario? ¿Cómo
calcular el índice de crecimiento de las ventas? ¿Cuál es el punto de equilibrio
de la empresa? Latentes, por mucho tiempo, sobre mejoras de su gestión.
Las PYMES que deseaban estar a la vanguardia optaron por
investigar en el mercado para dar respuesta a sus inquietudes. Como resultado, encontraron una fabulosa
herramienta, utilizada por mucho tiempo en las empresas corporativas, pero
ahora asequible para ellos; el “ENTERPRISE RESOURCE AND PLANNING” conocida como
ERP por sus siglas en el idioma inglés.
Esta herramienta que llamaremos “Planificación de
Recursos Empresariales” es un conjunto
de sistemas de información que permite manejar de forma integral todas las operaciones de una empresa; por ejemplo, las que tienen que ver con la
producción, la logística, el inventario, los envíos, la administración y la contabilidad.
El ERP funciona como un sistema integrado. Mediante menús
modulares que administran un sistema único. Es
decir, es un único SISTEMA con acceso a bases de datos centralizados. Integra su capacidad de SISTEMA de gestión, a
la del módulo de Contabilidad, y la de Control de Calidad. Maneja los datos de
forma tal que se dan de alta sólo una vez y son consistentes, completos y universales.
El propósito de un software ERP es: apoyar al dueño de la
empresa, sin dejar de considerar las necesidades de sus clientes; dar respuestas
expeditas y oportunas a sus problemas; manejar con eficiencia la información
para la toma de decisiones, al menor costo.
Los ERP-s funcionan en todo
tipo de empresas y su selección depende de factores como el tamaño de la
empresa, el tipo de empresa, procesos, recursos, entre otros. Hoy día el mercado ofrece 2 grandes grupos de
soluciones basados en sistemas ERP, para las necesidades de las empresas;
conocidos como VERTICALES u HORIZONTALES.
Los ERP-s VERTICALES ofrecen
soluciones basados en un software especializado para determinada industria, los
cuales responden a necesidades puntuales. El otro grupo es aplicable a la administración
de cualquier tipo de empresa; tiene posibilidades de configuración que permite
personalizar la solución para un determinado caso.
Nuestro criterio es que los
sistemas ERP aplicables a una PYME
típica, son los del grupo HORIZONTAL; también conocidos como ERP general o ERP
generalista.
Los mismos constituyen un sistema
planificador de recursos empresariales,
pensado para realizar las funciones de
gestión como contabilidad, facturación, compras y ventas, inventario, recursos
humanos, Dashborad Empresarial, Herramientas de Business Intelligence,
Administración y control de Gastos. Tienen la capacidad de ser incorporados a
las impresoras fiscales sin la necesidad de interfaces.
Por su flexibilidad la mayor parte de los
productos ERP que existen en el mercado corresponde a esta categoría.
Debido a la cantidad y
variedad de la oferta los precios de las licencias son por lo general muy
asequibles y su implementación rápida, mediante módulos estandarizados.
En el mercado local, los ERP
poco a poco están reemplazando los programas contables tradicionales. Éstos están quedando desfasados por el avance
de tecnología y las necesidades que enfrentan hoy en día las PYMES, por la gran
cantidad de información que consumen, por la presencia de los indicadores del
bashboard y la aplicación del concepto de Business Intelligence.
Nuestra recomendación sería
que todo negocio (PYMES), que desea estar a la vanguardia y seguir siendo competitiva debe incursionar,
al corto o mediano plazo, en la implementación de un sistema ERP.
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ResponderEliminarLa transición de programas contables tradicionales a soluciones ERP para pymes es esencial en la era digital. Estas soluciones integrales no solo abordan desafíos contables, sino que también optimizan procesos, brindan datos para la toma de decisiones y mejoran la eficiencia operativa. La implementación de un ERP se presenta como una estrategia clave para mantenerse competitivo y estar a la vanguardia en el cambiante entorno empresarial.
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