EFICIENCIA  vs  MEDIOCRIDAD EN UNA PYME

Luego de haber pasado casi dos años con el equipo del sistema wndy2008, instalando el sistema e integrándolo con las impresora fiscales, y brindando consultoría a los clientes en el ámbito administrativo, creemos que es importante hacer algunas observaciones.

Hay una expresión que dice, has algo durante 22 días seguidos y esto se convertirá en un hábito.  Esto es lo que a estado ocurriendo en los últimos años, las PYMES se les a estado enseñando por no solo 22 días, si no por más de 22 años a tener el habito de la mediocridad. El uso de esta palabra no tiene la intensión de ofender, si no de hacer una llamada de atención a las PYMES de Panamá para que vean donde están  ubicados en los últimos 22 años.

Existe un principio que se denomina el principio pareto o 20/80, este principio indica que si se invierte el 20% del tiempo, se debe lograr el 80% de eficiencia, pero en los últimos 22 años a sido lo contrario, porque las PYMES invierten el 80% del tiempo y solo reciben el 20% de eficiencia.

Para no convertir este artículo en supuestos vamos a dar varios ejemplos. En la actualidad su empresa paga salarios, tiene equipos de computadoras, tiene sistemas contables,  realizan operaciones diariamente, se trabaja como si nunca se terminará de realizar las funciones, pero cuando llega enero del siguiente año y le dicen que tiene que pagar 3mil dólares en su declaración de renta, y se ve obligado a hacer arreglo de pago, entonces viene la pregunta, si la estructura que se tiene, el pago de salarios y el esfuerzo que se hace vale la pena?.

Otra situación es ver el movimiento que existe en la PYME, se esta facturando miles de dólares, los informes dicen que tuvimos ingresos por 60 mil dólares, pero cuando mira a su alrededor ese dinero no se ve, porque si se mete la mano en los bolsillos, solamente tiene veinte dólares y las tarjetas de crédito que no sabe como las va a cubrir, esto sin duda alguna demuestra que algo no está funcionando correctamente. Este fue la escena de muchos clientes que tuvimos la oportunidad de asistir cuando se implemento el sistema wndy2008 y pasaron de ser PYMES mediocres a PYMES en vía de la eficiencia.

Es muy triste invertir miles de dólares en dispositivos fiscales, sistema de contabilidad, capacitación del personal y cuando pide un informe nadie se lo pueda entregar al momento y esta es la realidad de muchas PYMES que no poseen wndy2008. Ejemplo de informes que pudimos observar que las PYMES necesitan y con los sistemas que tienen no han podido lograr. Un informe que les diga en el día Cuánto ganaron o perdieron, esto no es un informe de ventas, si no un informe que diga lo que se facturó, los costos,  los gastos que se realizaron y que de cómo resultado la ganancia real.  Otro informe que se necesita a gritos que con los sistemas contables no se puede obtener es el punto de equilibrio de la PYMES, este informe si no se tiene es un imperdonable como dice el gobierno. Si seguimos mencionando todas las situaciones que encontramos en las PYMES antes de la instalación del sistema wndy2008 nunca terminaríamos.

Otra situación que observamos durante este proyecto es el poco conocimiento de la administración y los conceptos administrativos que existen en la mayoría de las PYMES. Este punto es uno de los más graves que encontramos y esta es la causa principal que las PYMES estén en el punto de mediocridad. Quizás muchos de ustedes no compartan esta opinión, pero haremos una sencilla pregunta, Cómo usted mide o cálculo el punto de equilibrio de su PYME?. Esta pregunta no se resuelve buscando por internet que es el punto de equilibrio, esta pregunta se responde bajo dos importantes criterios, uno que es el punto de equilibrio para una PYME y  dos el sistema administrativo que posee se lo indica inmediatamente. Si lo que usted tiene es un sistema contable, llámese Peachtree, Quickbooks, Mercurio, o Mónica, entonces no tiene respuesta a esta pregunta.

Luego de hacer la comparación en las PYMES que tienen wndy2008, antes de WNDY2008 y después de WNDY2008 dio como resultado esta verdad, tener WNDY2008 es como tener un mercedes benz pequeño, que rinde 400kms por galón, aire acondicionado, asientos de cuero, vidrios eléctricos y otros, estar con los otros sistemas, llámese de contabilidad o de operación, es como los que anda en Metro Bus y los otros que andan todavía en diablos rojos.

Creemos que con esta comparación ustedes puedes analizar si su PYME anda en un mercedes benz pequeño, o en Metro Bus o  todavía en un  diablo rojo en peligro de extinción.

Saludos

Federico,Williams
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LAS PYMES Y LOS BENEFICIOS EN TENER UNA IMPRESORA FISCAL DOS AÑOS DESPUES

LAS PYMES Y LOS BENEFICIOS EN TENER UNA IMPRESORA FISCAL  DOS AÑOS DESPUES

Si hacemos memoria cuando el gobierno implemento el uso de las impresoras fiscales hubo un tsunami de confusión, pero vamos a ver entre líneas los beneficios de la implementación de las impresoras fiscales. Es cierto que  el gobierno  no tenía claro como esto afectaría las empresas y mucho menos el trauma que se provocaría, pero vamos a ser objetivos en todo esto, las impresoras fiscales pusieron al descubierto la realidad de las empresas o PYMES en Panamá.

Las impresoras fiscales demostraron que en Panamá el 99 % de las PYMES son:

Desorganizadas, no eficientes,  no existe control de calidad, están es su punto de incompetencia, no tienen sistemas funcionales, son mediocres, el personal no tiene competencias y por último no tienen capacidad de adaptación de cambios.

Vamos a explicar con lujo de detalles  la radiografía que se obtuvo con las impresoras fiscales. Muchas empresas que utilizan Peachtree se le vendió la idea que podían quedarse con el mismo programa y solamente tendrían que utilizar un módulo adicional y se acabo el problema. Dos años después, las empresas se sienten frustradas porque adicional a la operación que tienen  que realizar con Peachtrre, ahora tienen que realizar una función más en sus procesos, eso no es una solución si no un engaño.  Este proceso adicional significa una capacitación adicional a este módulo y ahora cuando se debe hacer una factura, se registra la información en Peachtree y luego se debe ir al módulo de mercurio para poder imprimir una factura, esto se llama duplicidad de proceso en el lenguaje de administración y esto lo puede certificar cualquier buen administrador de una PYME.

Otra situación o resultado de la radiografía que nos brindo la impresora fiscal, la desorganización que existen en la PYMES y lo vamos a explicar. Ahora con las impresoras fiscales se emite un reporte Z, que parece no tener sentido, pero si analizamos correctamente el reporte Z, nos indica cuál fue la venta del día con lujo de detalles para poder tener el flujo administrativo de la empresa funcionando correctamente. Anteriormente las PYMES solo se conformaban con hacer la caja y el dinero depositarlo, pero al final del día usted le preguntaba al dueño o administrador cuánto gano o perdió no lo sabía.

Otra situación o resultado de la radiografía que nos brindo la impresora fiscal, la cantidad de errores que se dieron en la creación de la facturas fiscales, ejemplo se genera facturas al contado a los clientes, pero en realidad no se cobran, porque el cliente paga a los 30 días y por no tener las PYMES la capacidad de adaptación, se vieron obligados a recurrir a Word o Excel para llevar controles manuales fuera del sistema contable o de la facturación. Con esta realidad quién puede garantizar que las facturas que se deben cobrar se han cobrado y las que se deben facturar se han facturado. Ningún contador le puede  garantizar esto a una PYME, porque esto sucede sin la presencia de ellos en el proceso.

Otra situación o resultado de la radiografía que nos brindo la impresora fiscal, cuando se registra en Peachtree los datos de una factura y al imprimirlo en mercurio aparece un error en la pantalla y no se imprime la factura fiscal.  En ese momento el cliente no recibe su factura fiscal  y la PYME se ve obligada a decirle que le entregará una nota o le enviará luego la factura, esto se define como la no tenencia de sistemas funcionales, porque si lo anotan en una hoja o lo registran en Word o Excel y la persona que lo hizo no fue al día siguiente a laborar, nadie tiene conocimiento de esta situación.

Otra situación o resultado de la radiografía que nos brindo la impresora fiscal, que las PYMES no tienen capacidad de adaptación. Según lo que se decía las impresoras fiscales se implementaron para poder fiscalizar a la población asiática, pero la población que inmediatamente adquirió este dispositivo fueron los asiáticos, en cambio la mayor parte de las PYMES no se adaptaron rápidamente a esta situación colocando al descubierto su poca capacidad de adaptación.

Para finalizar esta radiografía, las impresoras fiscales pusieron al descubierto que las PYMES siguen todavía en su punto de incompetencia, porque a pesar de las soluciones que se adquirieron o se dejaron de adquirir, las PYMES ahora tienen más problemas operativos que antes de la implementación de las impresoras fiscales. En este momento podemos decir que existen alrededor de 35 PYMES en toda la república de Panamá que lograron sacar ventaja de la implementación de las impresoras fiscales, porque decidieron adquirir UN ERP llamado WNDY2008 que los está ayudando a salir el circulo de las PYMES que se quedaron en su punto de incompetencia.

Saludos 

Federico,Williams
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DOS AÑOS DESPUES DE LAS IMPRESORAS FISCALES

Luego de haber pasado la implementación de las impresoras fiscales, es tiempo de detenernos y hacer una evaluación, pero no sobre las impresoras fiscales, si no sobre que procesos han cambiado, que conceptos quedaron obsoletos  y que nuevas situaciones se han presentado que los programas como Peachtree, Quickbooks, Monica y otros nunca consideraron.

Vamos a presentar detalladamente estos procesos y  los efectos secundarios sobre los programas de computadoras.

1.   Anteriormente se imprimía la factura desde el mismo programa, hoy en día hay que utilizar una interface. Los programas contables por no estar preparados para estos cambios, tuvieron que incluir un modulo adicional para lograr la impresión en la impresoras fiscales.

2.    Al imprimir las facturas fiscales,  se debe entregar la misma para hacer que el cliente prepare el cheque de pago, esto provoca que muchas empresas deben recurrir a tener un control manual ya sea en Word, o Excel para llevar el control de las facturas fiscales entregadas y no cobradas.

3.    Contablemente todos estos sistemas se enfrentan a un gran problema,  al entregar la factura fiscal y no se ha cobrado, para el sistema ese dinero ya entró a la caja y si se hiciera una auditoría a muchas empresas sus ingresos reflejan entradas que en realidad no tienen.

4.    Otra situación muy preocupante es el falso manejo de facturas fiscales entregadas diciendo que es al crédito. Explicaremos, cuando una empresa recibe una factura fiscal significa que ya pago esa deuda, porque la factura fiscal es al contado y no crédito, porque la impresora fiscal no factura ventas al crédito. Si el cliente desea puede demorarse un mes, dos meses, tres meses, cuatro meses o hasta un año en pagar esa factura, pero la empresa que emitió la factura debe pagar los impuestos ITBMS en el mes que emitió esa factura y no lo ha cobrado.

5.    Revelación los sistema contables, quedaron obsoletos para el manejo de las anteriores situaciones mencionadas.

  Cuando un cliente paga por adelantado ya sea por una transferencia bancaria y se le hace luego la factura fiscal, esto indica que el ingreso se dio en el momento en que se genero la factura y la realidad  que los sistema están duplicando los ingresos bajo esta condición, porque recordemos que cuando se hace una factura al contado, eso significa que el ingreso entro por caja, y esto lo puedo certificar cualquier contador.

7.    El manejo de las ventas a crédito, esta situación con los software contable es inmanejable, porque ya no se genera facturas a crédito y esto provoca la descapitalización de las PYMES, porque se verán frente al pago de impuestos ITBMS de un pago que no han cobrado y es más el cliente por x razones puede ser que nunca cancele la deuda.

8.    Otra situación muy peculiar que esta ocurriendo es cuando la impresión de una factura de información incorrecta, ejemplo el total de la factura es 24.00 dólares, pero dice que cobro 30.00 y el cambio es de 24.00, que hacemos en este caso o cuando se duplica una línea.

9.    Otra situación son los reportes Z, que a veces dan información que no coincide con las operaciones realizadas. Explicación: cuando se hace una factura fiscal, esta  graba la venta en la impresora fiscal, pero al final del día nadie le dice a la impresora fiscal que esa venta se deposito en el banco, esto significa que en caja, según la impresora fiscal existe miles o millones de dólares, para corroborar esta información haga un reporte sumario de los reportes Z y verá que usted tiene miles de dólares en la caja de la empresa según la impresora fiscal. ¡Que locura!

10.    Otra situación que está ocurriendo bajo las narices de muchas empresas, es el manejo de las cuentas por cobrar, las cuentas por cobrar se han convertido en una pesada bomba, explicación: Las empresas cuando generan la factura fiscal la hacen con varias copias y  dicen que le entregan la copia a la empresa y ellos se quedan con la original. Esto es una gran mentira, porque según la ley solamente se debe generar un original de la factura fiscal, así que las empresas que entregan una supuesta copia, están entregando la factura original y no una copia, esto permite que el cliente pueda tomarse todo el tiempo que desee para pagar dicha factura y no se puede hacer absolutamente nada para impedirlo y esto ocurre día a día en las empresas en Panamá.

No existe ninguna empresa que utiliza un sistema contable que no este exenta de esta situación, pero como siempre a toda regla hay una excepción, porque las empresas que utilizan el ERP WNDY2008 están protegidas de estas y otras situaciones, por eso podemos decir con seguridad y autoridad que el ERP WNDY2008 está a miles de kilómetros de ventajas sobre cualquier sistema contable para PYMES.

Saludos

Federico,Williams
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LAS PYMES Y SU PRIMER MILLON DE DOLARES

LAS PYMES Y SU PRIMER MILLON DE DOLARES.

Un millón de dólares es el sueño de toda pequeña empresa, pero vamos a hacer un análisis de las PYMES frente a esta posibilidad. Hay PYMES que tienen más de 10 años en el mercado y jamás han tenido ganancias de un millón de dólares.

La pregunta es, por qué no han logrado alcanzar esa meta a pesar que tienen computadoras, servidores, sistemas contables como Peachtree, Quick Books y otros. Tienen un contador, cuentan con internet, tienen blackberry, tienen cuenta corriente, pero no han logrado ganancias  de un millón de dólares.

Saben porque no han logrado este objetivo, la respuesta es sencilla, porque no cuentan con una herramienta administrativa que les haga producir riquezas. La actividad de una empresa no es solamente hacer dinero, si no producir riquezas y este es el punto donde han fallado la mayor parte de las PYMES.

Por falta de asesoría las PYMES las han engañado diciéndoles que con un sistema contable se resuelve todos sus problemas y cuando lo adquieren siguen teniendo los mismos problemas. Que con un servidor se resuelven los problemas, pero tienen servidores que funcionan, pero enfrentan los mismos problemas, tienen internet, pero siguen teniendo los mismos problemas.

Las PYMES deben entender que mientras no tengan una herramienta que les ayude a producir riquezas, jamás lograran alcanzar su primer millón de dólares. Producir riquezas no es lo mismo que producir dinero y explicaremos la diferencia. Hoy una pyme puede lograr en ventas 8 mil dólares, pero de esos 8 mil dólares se van en gastos 5 mil y la ganancia real es 3 mil.  Cuál es la posibilidad real que el próximo periodo haga nuevamente  esos 8 mil dólares. Esto siempre será en función de lo que haga, porque si no vende u ofrece un servicio no habrá ingresos.

En cambio si la PYMES produce riquezas, siempre tendrá ingresos aunque no haga ningún esfuerzo. Lo explicaremos con este ejemplo. En un seminario de motivación el seminarista le pregunta a la audiencia, quién sabe lo que hacen los ricos, los pobres, o la clase media cuando cobran. Como nadie decía nada el seminarista replico, los pobres cuando cobran gastan su dinero en rellenos, van al Mall mas cercano y compran todo lo que esta en baratillo y su casa lo llenan de eso y no tienen espacio donde colocar ni un adorno más. La clase media cuando cobra se dedica a pagar deudas, las tarjetas de crédito, el BMW que tienen estacionado en el garaje o la mensualidad de los hijos que tienen en la escuela privada superior y haciendo fiestas de lujo para sus amigos.

En cambio los ricos cuando cobran lo invierten en activos. Activo en un bien que aunque la PYME no haga nada siempre le produce ingreso Ejm. Waren Buffet, inicio con una máquina de chocolates y dulces que coloco en una tienda y todos los fines de semana pasaba y sacaba el dinero y reemplazaba la mercancía. Con el tiempo compro otra máquina y así poco a poco termino siendo millonario.

Aunque el estuviera enfermo, o decidiera descansar la máquina seguía trabajando y produciendo ingresos, esa es la diferencia entre producir dinero y producir riquezas.

En el caso de las PYMES, no podrán poner una máquina como Waren buffet, pero si pueden tener una herramienta que les haga producir riquezas. Para nosotros esa herramienta es un ERP. Enterprise Resource and Planning.

A pesar que existen sistemas como Peachtree, Quick Books y otros, estos jamás le harán ganar un millón de dólares, porque un sistema contable no le hace ganar dinero a ninguna PYME, es más al tener un sistema observara que nunca podrá tener un informe a tiempo cuando lo necesita. En cambio un ERP si le hará generar riquezas a una PYME y siempre tendrá informes a tiempo.

Es preciso aclarar, no estamos en contra de ningún sistema contable, pero la realidad  que las PYMES necesitan herramientas que vallan más allá que solamente manejar la contabilidad.

Un caso de la vida real, Bill Gates hizo sus primeros 3 millones de dólares y no tenía ningún sistema contable, tan poco tenía un contador, pero lo que si tenía era la visión y el no  how de cómo producir riquezas.

Recomendamos que investigue e infórmese sobre el concepto de ERP y verá la diferencia en su PYME.

Esperamos sus comentarios…….Saludos

Federico,Williams

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LAS PYMES, WNDY2008, LOS ERP, Y LOS SISTEMAS CONTABLES

LAS PYMES, WNDY2008, LOS ERP, Y LOS SISTEMAS CONTABLES.


Hace 10 años atrás los sistemas contables como Peachtree, Quickbooks y otros entraron al mercado de las PYMES, inmediatamente se posiciono como la herramienta que las PYMES debían utilizar para saber la realidad de las empresas. Esto trajo como consecuencia un poder absoluto de la contabilidad sobre las empresas y que los dueños de las empresas perdieran el control de la empresa frente a la realidad fiscal.

Luego de las innovaciones dentro de la tecnología, el desarrollo de las ciencias computacionales y el rápido crecimiento de las empresas, los sistemas contables fueron quedando obsoletos frente a preguntas como planeación de recursos, punto de equilibrio, integración de datos, seguridad de la información, y toma de decisiones estratégicas, reducción de costos e incremento de los ingresos.

En base a estas necesidades nacen en las grandes empresas el concepto de ERP, en inglés estas siglas significan Enterprise, Resource Planning, porque las empresas se dieron cuenta que los sistemas contables quedaron obsoletos frente a realidades como competividad, recursos humanos, manejo de compras, inventarios, gastos, y todo esta información integrada y controlada desde un punto centralizado sin tener que esta dependiendo de un contador, sino que la empresa necesitaba tener un enfoque más globalizado que local.

Los ERP empezaron en las grandes compañías y con el correr de los años ahora existen ERP para las pequeñas empresas. Esto permite que las PYMES comiencen a considerar aspectos como punto de equilibrio, relación de marketing de clientes de uno a uno, relación de gastos de uno a uno, manejo de requisiciones, obtener informes como utilidades, ganancias, crecimiento de clientes y toda una variedad de informes gerenciales al instante sin tener que depender de informes restrictivos como aparecen en los sistemas contables, que su interpretación es exclusivo del contador.

Otro elemento que aporta grandes ventajas de los ERP a las PYMES es la reducción de la curva de aprendizaje en la capacitación del personal en el uso de las herramientas del sistema. Los ERP igualmente ayudan a las PYMES a trabajar en base a políticas y no a la improvisación o lo empírico como en la actualidad se administran la mayor parte de las PYMES en nuestro medio.

En este momento en nuestro país, solamente existe un solo sistema ERP para las PYMES y es wndy2008. Si usted desea saber si el sistema que tiene en su empresa es un ERP, pregúntele a la personas que lo opera, si el sistema permite la integración de todos los datos de las empresas, sin que existe duplicidad de la información y que los datos se registren directamente desde la fuente, sin tener el personal que saber absolutamente nada de contabilidad.

Según muchos de los artículos relacionados con este tema, se calcula que dentro de 10 años no habrá necesidad de tener un contador, sino una persona que solamente se dedique a la verificación de las salidas que producen los ERP.


Todos los conocedores de la materia de los ERP, pueden confirmar que sistemas como SAP, JD EDWARD, ORACLE FINANTIAL, MICROSOFT DYNAMICS, y otros son los mejores ERP del mercado, pero los precios de los mismos están entre 25 mil dólares y más, pero WNDY2008 es el único ERP diseñado para las PYMES, con un precio accesible y que recoge todas las tareas para que una PYME sea operada con políticas corporativas, y no como un gallinero.

Esperamos que este artículo, sirva de referencia para que usted, se tome la tarea de investigar el nuevo concepto que existen en el mercado para que la PYME que usted opera, sea exitosa.



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LAS PYMES Y EL PRINCIPIO DEL ESPACIO VACIO.

Un pastor de un pequeño poblado tenía un vehículo que siempre le causaba problemas y oraba a Dios, que le supliera de uno nuevo. Un día llevaba un pastor amigo con el y el carro se detuvo. El amigo le dijo, Pastor no puedes seguir con este problema, el Pastor replico, estoy orando a Dios para que me de uno nuevo, el amigo le dijo, entonces vende ese y veras lo que ocurre, entonces el Pastor dice, que hare viajar en diablo rojo o metro bus y vivo en chilibre.

Al cabo de unos días el pastor tomo la decisión de vender el auto, y luego de una semana la congregación le regalo un carro de paquete. Moraleja el principio del espacio vacío.

Las Pymes en nuestro país si observamos, tienen computadoras de más de 5 años de antigüedad, programas o sistemas operativos piratas, los muebles y escritorio de oficina son del siglo 2, la red de computadoras es una sopa de letras, con plataforma Windows xp home, Vista home, Windows 7 Starter y otros.

La mayoría de las computadoras tienen antivirus piratas o gratuitos. El local donde están ubicados parece una cueva de brujas. Siguen utilizando el mismo sistema de contabilidad  como Peachtree, Quickbooks, Mónica, que compraron hace más de 5 años o se lo instalaron de forma pirata.  Entonces se preguntan por qué las  PYMES  no crecen. Respuesta, porque no aplican el principio del espacio vacío.

En primer lugar deben abandonar la mentalidad de asalariados con empresas, porque gritan a los cuatro vientos que son independientes, pero siguen pensando como asalariados y no como empresarios. Ejemplo, cuentan con un sistema contable, pero no les dice el punto que equilibrio de la empresa, o cuánto pagaran este mes de itbms, o cuánto pagaran en la próxima declaración de renta, o cuál es la relación de marketing de los clientes uno a uno, o la relación de gastos uno a uno.

Si aplicaran el principio del espacio vacío, lo primero que deberían hacer, reemplazar esos viejos equipos de computadoras, luego reemplazar esos sistemas de contabilidad, por sistemas de gestión de negocios, porque no es la contabilidad la que le indica como administrar la empresa, sino que la contabilidad le informa solamente del estado financiero de la empresa.

Para poder administrar la empresa y no solamente operarla como es la realidad de la mayor parte de las PYMES en Panamá. Deben aplicar el principio del espacio vacío y entonces podremos decir que las PYMES en Panamá crecen, y no decir como actualmente es un secreto a voces, que las PYMES en Panamá no son eficientes y carecen de  visión y objetivos.

Nosotros por nuestra experiencia hemos utilizado el principio del espacio vacío tanto en las empresas que asesoramos como en la que laboramos y esto ha dado como resultado un crecimiento en la empresa en forma exitosa.

Recomendamos que busque asesoría sobre el principio del espacio vacío y como aplicarlo en su empresa.

Esperamos que este artículo sea de ayuda a nuestros lectores.

Saludos

Federico,Williams

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