PORQUE NO CUADRA MI INVENTARIO?

PORQUE NO CUADRA MI INVENTARIO?

En las pequeñas empresas la pregunta más frecuente con respecto al inventario es,  porqué cada vez que se hace un inventario físico nunca cuadran las cifras entre lo contado y lo que dice el inventario.

Existen varias causas por la cual el inventario no esté en balance, y nosotros  presentaremos varias situaciones que hacen que no cuadre el inventario.

En las PYMES hay  computadoras, programas contables, encargado del inventario y contadores públicos, pero con todo esto persiste los desbalances en el inventario.

Generalmente cuando hay un desbalance del inventario el primer pensamiento es, se están robando la mercancía. Esto puede ser verdad, pero sin evidencias que lo sustenten, solamente seguirá siendo un pensamiento o sospechas.

En este artículo presentaremos varias situaciones que inciden para que los inventarios presenten desbalances y cómo resolverlos.

La primera situación que veremos es, la introducción de las impresoras fiscales y las debilidades de los programas contables por no poderse integrar directamente con la impresora fiscal.

La mayoría de los programas contables y algunas aplicaciones tradicionales no imprimen  directamente la factura fiscal en la impresora fiscal y necesitan utilizar una interface.

Cómo funciona este proceso. El programa contable realiza el proceso de facturación, luego genera un archivo en texto, después se llama la interface, el lee el archivo de texto y luego imprime la factura en la impresora fiscal. Antes que se imprima la factura, el programa contable descuenta la venta del producto del inventario.

Cuando la interface no logra imprimir la factura fiscal para el cliente, lo que se debe hacer, es volver a realizar el proceso de facturación, luego se vuelve a llamar la interface para imprimir la factura que anteriormente no se pudo imprimir.

Al realizar este proceso el programa contable, descontó dos veces el producto del inventario, cuando en realidad solamente se debió descontarlo una sola vez.

En esta situación una persona con autorización debe entrar al programa contable para ajustar el inventario de ese producto o de varios según la factura fiscal.

Aquí se presenta la gran debilidad del programa contable frente al inventario, porque esa persona puede cambiar la cantidad disponible en el inventario de ese producto y se puede quedar con varios de esos productos y nadie se percatara de los cambios y menos el dueño de la empresa.

Otra situación muy común que se presenta en las pequeñas empresas es, la persona que hace el inventario físico, es la misma que se encarga de hacer los ajustes al inventario cuando no se imprime la factura fiscal o cuando se debe sacar muestras de un producto del inventario.

Otra situación con respecto al inventario, en las mayorías de las PYMES no existe un manual de procedimiento, que describa cómo se debe realizar el inventario físico, que hacer cuando se presenta los desbalances, y cómo aplicar los ajustes pertinentes mediante el sistema disponible.

Otra situación muy común, el personal no sabe realizar un inventario físico. Al escuchar el término inventario físico, lo que viene a la mente es contar los productos del inventario. El inventario físico es más que contar el producto del inventario, porque esto implica, organizar, formularios, reportes y toma de decisiones.

Para resolver estas situaciones presentamos las siguientes soluciones:

Se debe contar con un sistema ERP. El ERP  garantizara y pondrá en evidencia si existe faltante en el inventario y quienes son los responsables de la situación.

Un buen sistema ERP garantiza el control total del inventario y  
permitirá tener siempre balanceado el inventario de la empresa, porque se cuenta con un proceso denominado, simulación del inventario, donde no hay intervención de terceros, y permitirá saber cuándo un producto está o no en desbalance.

Los ERP a diferencia de los programas contables no necesitan de una interface para imprimir la factura fiscal, ya que los mismos imprimen directamente a la impresora fiscal. Esto ahorra tiempo y es más eficiente y no se tiene que realizar procesos adicionales. Con esto se elimina el error de estar descontando del inventario productos adicionales por no haberse impreso la factura fiscal.

Al realizar el inventario físico y se debe realizar algún ajuste, el ERP permite que se realice a través de un proceso diferente al que utiliza la persona que realiza la facturación del producto, evitando la dualidad de funciones que ocurre cuando se utiliza el programa contable.

En los ERP el proceso de toma de inventario físico cuenta con un manual de procedimiento que explica paso a paso cómo realizar un inventario físico y que se debe hacer cuando se presentan inconsistencias.

No es ningún secreto que en nuestro medio existe una lentitud en la economía, porque el movimiento de ingresos de años anteriores prácticamente ha desaparecido y las pymes se han visto obligadas a realizar diferentes tipos de trabajos que antes rechazaban y no se vislumbra un cambio de esta condición a corto plazo.

Esta situación de lentitud de la economía es uno de los mejores escenarios para la aplicación de un sistema ERP. El ERP proporciona datos de movimientos de productos, ventas, compras, categoría, mediante el uso de herramientas como Dashboard y de BI(Business Inteligence), que ayuda a las PYMES a la implementación de nuevas estrategias, porque no importa la situación más apremiante, pero la innovación separa a los líderes de los seguidores.

El inventario no solamente debe servir para llevar el conteo de los productos, sino para servir de indicador de la situación del movimiento de los productos por mes, día de la semana, categoría y brindar información para la toma de decisiones oportunas.

Los dueños de las PYMES deben entender que la certeza en lo que se tiene del inventario les ayudará siempre para poder medir la salud o el estado de la empresas, porque nuestro inventario es lo que define al final del camino, si la empresa es o no rentable con la actividad que se está realizando.

En las PYMES la certeza del inventario siempre determinará la existencia, crecimiento y desarrollo de una PYME a través del tiempo.