Luego de haber pasado la implementación de las impresoras fiscales, es tiempo de detenernos y hacer una evaluación, pero no sobre las impresoras fiscales, si no sobre que procesos han cambiado, que conceptos quedaron obsoletos y que nuevas situaciones se han presentado que los programas como Peachtree, Quickbooks, Monica y otros nunca consideraron.
Vamos a presentar detalladamente estos procesos y los efectos secundarios sobre los programas de computadoras.
1. Anteriormente se imprimía la factura desde el mismo programa, hoy en día hay que utilizar una interface. Los programas contables por no estar preparados para estos cambios, tuvieron que incluir un modulo adicional para lograr la impresión en la impresoras fiscales.
2. Al imprimir las facturas fiscales, se debe entregar la misma para hacer que el cliente prepare el cheque de pago, esto provoca que muchas empresas deben recurrir a tener un control manual ya sea en Word, o Excel para llevar el control de las facturas fiscales entregadas y no cobradas.
3. Contablemente todos estos sistemas se enfrentan a un gran problema, al entregar la factura fiscal y no se ha cobrado, para el sistema ese dinero ya entró a la caja y si se hiciera una auditoría a muchas empresas sus ingresos reflejan entradas que en realidad no tienen.
4. Otra situación muy preocupante es el falso manejo de facturas fiscales entregadas diciendo que es al crédito. Explicaremos, cuando una empresa recibe una factura fiscal significa que ya pago esa deuda, porque la factura fiscal es al contado y no crédito, porque la impresora fiscal no factura ventas al crédito. Si el cliente desea puede demorarse un mes, dos meses, tres meses, cuatro meses o hasta un año en pagar esa factura, pero la empresa que emitió la factura debe pagar los impuestos ITBMS en el mes que emitió esa factura y no lo ha cobrado.
5. Revelación los sistema contables, quedaron obsoletos para el manejo de las anteriores situaciones mencionadas.
Cuando un cliente paga por adelantado ya sea por una transferencia bancaria y se le hace luego la factura fiscal, esto indica que el ingreso se dio en el momento en que se genero la factura y la realidad que los sistema están duplicando los ingresos bajo esta condición, porque recordemos que cuando se hace una factura al contado, eso significa que el ingreso entro por caja, y esto lo puedo certificar cualquier contador.
7. El manejo de las ventas a crédito, esta situación con los software contable es inmanejable, porque ya no se genera facturas a crédito y esto provoca la descapitalización de las PYMES, porque se verán frente al pago de impuestos ITBMS de un pago que no han cobrado y es más el cliente por x razones puede ser que nunca cancele la deuda.
8. Otra situación muy peculiar que esta ocurriendo es cuando la impresión de una factura de información incorrecta, ejemplo el total de la factura es 24.00 dólares, pero dice que cobro 30.00 y el cambio es de 24.00, que hacemos en este caso o cuando se duplica una línea.
9. Otra situación son los reportes Z, que a veces dan información que no coincide con las operaciones realizadas. Explicación: cuando se hace una factura fiscal, esta graba la venta en la impresora fiscal, pero al final del día nadie le dice a la impresora fiscal que esa venta se deposito en el banco, esto significa que en caja, según la impresora fiscal existe miles o millones de dólares, para corroborar esta información haga un reporte sumario de los reportes Z y verá que usted tiene miles de dólares en la caja de la empresa según la impresora fiscal. ¡Que locura!
10. Otra situación que está ocurriendo bajo las narices de muchas empresas, es el manejo de las cuentas por cobrar, las cuentas por cobrar se han convertido en una pesada bomba, explicación: Las empresas cuando generan la factura fiscal la hacen con varias copias y dicen que le entregan la copia a la empresa y ellos se quedan con la original. Esto es una gran mentira, porque según la ley solamente se debe generar un original de la factura fiscal, así que las empresas que entregan una supuesta copia, están entregando la factura original y no una copia, esto permite que el cliente pueda tomarse todo el tiempo que desee para pagar dicha factura y no se puede hacer absolutamente nada para impedirlo y esto ocurre día a día en las empresas en Panamá.
No existe ninguna empresa que utiliza un sistema contable que no este exenta de esta situación, pero como siempre a toda regla hay una excepción, porque las empresas que utilizan el ERP WNDY2008 están protegidas de estas y otras situaciones, por eso podemos decir con seguridad y autoridad que el ERP WNDY2008 está a miles de kilómetros de ventajas sobre cualquier sistema contable para PYMES.
Saludos
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