¿PORQUÉ CAMBIAR MI PROGRAMA CONTABLE?

¿PORQUÉ CAMBIAR MI PROGRAMA CONTABLE?

Como consultores de PYMES y tecnología empresarial, recibimos con frecuencia diferentes tipos de consultas y comentarios.  Recientemente recibimos un correo pidiéndonos razones por las cuales se debería cambiar de un programa contable a un ERP. 

El interesado requería por los menos cinco (5) razones para cambiar su programa contable; con la promesa de cambiar su programa contable por uno de los ERP que presentamos, como patrocinadores de nuestro blog, si las mismas fueran razonables.

Creemos que la inquietudes que da origen a la pregunta son comunes a muchos dueños de PYMES, en Panamá. Iniciamos nuestra respuesta con el siguiente antecedente.

Hace más de 25 años no existían sistemas para las PYMES y era la norma que cada empresa contratara un contador y este a su vez les recomendara adquirir un programa contable.  Los dueños de las PYMES veían innecesario tener conocimiento sobre contabilidad y solamente se dedicaban a la operación la empresa.  Con la aparición de la globalización, el avance de la tecnología y el desarrollo de las redes sociales, vino el cambio en la forma de hacer negocios en todo el mundo; alcanzando a las PYMES

Este cambio radical de hacer negocio trae consigo una serie de necesidades para su desarrollo eficiente; algunas de las cuales sustentamos a continuación:

1.    En la actualidad, para determinar la rentabilidad de una empresa se hace necesario saber cuál es su punto de equilibrio.  Si un dueño de una PYME desconoce el punto de equilibrio de su negocio y las medidas a tomar para alcanzarlo, entonces le será muy difícil manejarlo con eficiencia.  Hoy día, ningún programa contable puede determinar el punto de equilibrio de una empresa.

2.    La implementación de las impresoras fiscales introduce una modalidad que los programas contables, en su mayoría

    , no cubren y es la impresión de la factura fiscal sin

      interface.   Esta falta aumenta los costos de operación, ya que; si se emite una factura fiscal y ésta no se imprime se afecta el inventario; dando origen a la intervención manual para modificar el inventario; dejando en peligro la seguridad del programa contable.

3.    Con los programas contables, el impuesto que se debe pagar al finalizar el periodo fiscal, mediante la declaración de renta, no se conoce hasta el final del periodo.  Esto representa un aumento de costos, para aquellos empresarios que no cuentan con el recurso disponible para esa fecha.  Terminan haciendo arreglo de pago con la DGI, descapitalizando la empresa.  El ERP permite conocer el monto a pagar en la declaración de renta mucho antes de finalizar el periodo fiscal.

4.    Hoy día la competencia entre las PYMES ha  aumentado.  Las empresas que están en las  redes y ofrecen los mismos servicios que las  empresas formales, tienen grandes ventajas.  Esta ventaja se elimina con un ERP.

5.    El desarrollo eficiente de toda PYMES obliga conocer: Los clientes que aportan la mayor parte de los ingresos de la empresa y en qué porcentaje; la relación de marketing por cliente uno a uno; los productos que están relacionados con estos clientes y; cómo conseguir nuevos clientes.  Un programa contable no provee esta información.

6.    La aplicación del principio 20/80, conocida con el principio 

     Pareto, permite que se pueda medir si una PYME es eficiente

 o no.  Igualmente permite medir o tener un control de calidad en

 los procesos de control del inventario, y control de los procesos.  

Un programa contable no permite la aplicación del principio 20/80.

7.    La aplicación del concepto de dashboard ofrece bitácoras

 que suministran datos relacionados entre sí.  Los mismos 

crean información que constituyen la base de datos, para la toma de decisiones sobre: las acciones del día a día: ¿Cuánto ganamos o perdimos hoy?  ¿Cuánto tiempo tomará un empleado en aprender a utilizar el sistema?  ¿Cómo administrar el concepto de centro de costos?  Un programa contable no ofrece esta facilidad.

8.    Business Intelligence, conocido como “Inteligencia de Negocios” es una herramienta de análisis, producto del avance de la tecnología, que no está contenida en los programas contables.  Permite optimizar el uso de los datos provenientes de los dashboard en el proceso de toma de decisiones.  Por ejemplo, si para el próximo año se prevé un aumento del salario mínimo, esta herramienta provee los instrumentos para tomar decisiones sabias sobre el nuevo punto de equilibrio, los producto que aumentarán de precio y los que no.

 9.    Aún estamos en la etapa donde la mayor parte del personal que labora en una PYME, generalmente no tiene conocimientos contables, ni experiencia en el uso de los equipos comerciales digitalizados.  Como resultado se observa un alto índice de errores de registros en las transacciones contables.  Con la implementación de un ERP, éste se ocupa de la operación contable, minimizando la participación manual y por ende el índice de error de registros.

10.  El costo de una persona que maneje un programa

contable para una PYME es alto; lo cual desalienta la contratación de personal nuevo.  Cuando el empleado que conoce el programa contable renuncia, la empresa se ve obligada a contratar otra persona sin conocimiento contable y solamente utiliza el programa contable para facturar.  Como un ERP se puede aprender en 45 minutos y esto disminuye por completo la rotación de personal.

11.  Cuando se lanza al mercado una nueva versión del programa contable, para la PYME, surge la necesidad de comprar el programa como si fuera por primera vez.  Por lo general, las PYMES optan por mantener la vieja versión del programa contable, condenándose a la obsolescencia.  En cambio con un ERP las actualizaciones se reciben de forma gratuita.  De esta forma, siempre tendrá la última versión del sistema, aunque se adquirió el sistema hace más de cinco años.

 En otras palabras la empresa siempre tendrá la última versión del sistema en forma gratuita, independiente de los años que hayan pasado.   

   Nuestro lector nos solicitó cinco (5) razones y le hemos presentado once (11) razones indiscutibles por las cuales debe cambiar su programa contable a un ERP, que patrocina nuestro blog.

Más adelante le comentaremos si nuestro lector cambio su programa contable por un ERP.