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martes, 20 de octubre de 2009

LAS HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PARA LAS PYMES

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PARA LAS PYMES

En la actualidad en el mercado de las PYMES, solo existe una sola herramienta administrativa y no es Peachtree, o Quick Books, o Myob, o Mónica, porque todos los anteriormente mencionados son sistemas de contabilidad, diseñados para contadores y no para el dueño, o dueños de la PYME.

Para entender que es una herramienta de administración, queremos hacer un poco de docencia y explicar el concepto de administración. Las PYMES en su mayoría no utilizan ninguno de los conceptos básicos de administración, sino los conceptos básicos de operación. Operación consiste en ir todos los días a la empresa, revisar las actividades que se deben hacer y simplemente ejecutarlos. Qué son estas actividades, enviar a la cuadrilla de trabajo a realizar los trabajos, atender los pedidos de los clientes, o hacer llamadas para poder realizar una venta.

Ahora presentaremos algunas definiciones de varios autores famosos. El Dr. George R. Terry define administración como: “La administración consiste en lograr que se hagan las cosas mediante otras personas”. Koontz y O’Donnell nos dan la siguiente definición de administración: “La dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”. V. Clushkov: "Es un dispositivo que organiza y realiza la trasformación ordenada de la información, recibe la información del objeto de dirección, la procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestión, realizando este proceso continuamente". E. F. L. Brech: "Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado". Como observamos el denominador común es planeación, organización, coordinación, control efectivo para lograr un objetivo.

Este objetivo no tiene nada que ver con la atención a los clientes, o darle seguimiento a las tareas operativas sino, el objetivo que el dueño o dueños de la PYME definieron cuando se creo la PYME, y que debe alcanzar la PYME en el espacio del tiempo asignado. Con tristeza observamos, que más del 90% de las PYMES, nunca definieron un objetivo general y operacional cuando se crearon.

El otro concepto que debemos explicar es La Contabilidad: A continuación se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesión contable: "La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados" (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados)
"La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones" (Horngren & Harrison. 1991). "La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica" (Meigs, Robert., 1992). "La contabilidad es el lenguaje que utilizan los contadores para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, y los cambios en la posición. La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una definición concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones tienen algo en común.
Con esto dejamos claros que los sistemas contables no son herramientas de administración. Para las PYMES la combinación perfecta, sería una herramienta que fuera administrativa e igualmente tenga las funciones básicas de la contabilidad. En este momento en Panamá solamente hay una herramienta que tiene esta facultad.

Una herramienta administrativa es el nuevo elemento esencial que necesita una PYME. Esta herramienta se debe considerar bajo el concepto ERP, pero en menor escala. En nuestro próximo artículo, presentaremos la herramienta y la respectiva comparación con los otros sistemas.

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