domingo, 21 de diciembre de 2014

LAS PYMES, Y LAS TENDENCIAS DEL AÑO 2015

LAS PYMES, Y LAS TENDENCIAS DEL AÑO 2015

Estamos cerca de las fiestas de fin de año y la mayoría de las PYMES que no son retail, están atravesando una baja en sus ventas o en sus ingresos. En medio de la locura de las compras navideñas,  estas se presentan como la mejor oportunidad para ver cuáles son las tendencias para el 2015.

Para el 2015 según el banco mundial el crecimiento de latino américo será entre 2 a 3 porciento.  A pesar de este anuncio el mundo sigue avanzando.

Una de la tendencias para el 2015,  será que los dispositivos conocidos como teléfonos inteligentes, reemplazaran a las tarjetas de crédito. Una de las empresas que lanzó al mercado recientemente uno de estos dispositivos es APPLE. PAY.

El IPHONE 6 cambiara la forma de hacer los pagos, porque con esta modalidad el hombre podrá hacer pagos y comprar productos o servicios con solo colocar su celular.

Otra de las tendencias que se manifestará será un mayor uso de los sistemas ERP entre las PYMES.  Esto provocara que muchos software contables desparezcan, y se escuchara una expresión que dice, si quieren conocer un software contable, venga que se están acabando.

Otra de las tendencias que se manifestaran con el aumento del costo de la energía eléctrica es el aumento del precio en los productos y servicios ofrecidos por las PYMES. Existe una relación directa con el aumento de los precios y la reducción de los ingresos. 

Cuando sube el costo de la energía eléctrica, las PYMES en su mayoría, incrementan los precios, sin entender que el uso de esta vieja estrategia no es la más recomendable, porque ya existen herramientas como los ERP, que permiten simular escenarios para que el recurso de aumentar los precios, sea la última opción.

Otra  de  las tendencias será la capacitación en el plan de crecimiento empresarial. Las PYMES en su mayoría desconocen el concepto del plan de crecimiento empresarial y por esta razón muchas de ellas no crecen y permanecen por años en el mismo lugar, con el mismo personal con poca preparación y los mismos equipos y procesos obsoletos.

En el marco de esta realidad, no muy pocas PYMES están capacitándose en la aplicación del plan de crecimiento empresarial y modernizando la forma que desean que la empresa crezca. Esta será una de las tendencias más importantes en el ámbito de las PYMES para el 2015.

Otra de las tendencias para el 2015, será el uso del internet para el mercadeo de los productos y servicios. El concepto de social media se convertirá al concepto mejorado de B2C. En redes sociales como FACEBOOK, LINKED, y otros,  la tónica será la creación de comunidades para compartir información sobre productos, servicios, debates y artículos que las PYMES desean promover y con esto el mercado de las PYMES, no será solamente de los clientes que entran por la puerta principal, si no que abarcará a nuevos clientes en la RED.

Por último, la otra tendencia que se dará en el 2015 es la creación de nuevas PYMES apoyadas por la inversión extranjera. Veremos la aparición de nuevas PYMES liderizadas por extranjeros y con el tiempo las PYMES en Panamá tendrán una competencia que nunca había tenido, ya que estos nuevos empresarios vienen con el concepto completo de plan de crecimiento empresarial.

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viernes, 12 de diciembre de 2014

LAS PYMES, LOS SOFTWARE CONTABLES ESTAN MUERTOS

LAS PYMES,  LOS SOFTWARE CONTABLES ESTAN MUERTOS

Antes de leer este articulo por favor no condenen al mensajero, tan poco griten quémenlo, quémenlo, y menos hagan paros y cierren vías, porque todo tiene su tiempo.

Según la empresa MYSOFTWARE los software contables están muertos y estamos seguros que muchos dirán esto es imposible, porque las empresas siempre necesitaran de la contabilidad y eso nunca cambiara.

Si tomamos este principio como realidad, Microsoft nunca hubiera cambiado el WINDOWS XP, o Apple nunca hubiera inventado el IPAD, o nunca se hubiera construido el Canal de Panamá, o nunca se hubiera creado el internet, o nunca se hubiera creado los teléfonos inteligentes y  nunca se hubiera inventado los aviones.

Por lo general los programas contables, solamente se utilizan para el manejo del libro del mayor, gastos, pedidos de clientes, orden de compra, y  facturación,  Un sistema ERP se utiliza para aumentar la producción, las ventas, manejo de los recursos intangibles como son los servicios, el control de calidad, el punto de equilibrio, ciclo de vida del producto, y rendimiento del mismo.

Otro argumento que afirma la muerte de los softwares contables es el aumento del uso de los ERP entre las pequeñas empresas. Los sistemas ERP manejan los recursos del negocio en forma planificada, en cambio los programas contables lo hacen en forma individual y no proveen informes gerenciales integrados al dueño del negocio.

Otro argumento que afirma la muerte de los softwares contables, que los dueños de las PYMES no tienen que saber nada de contabilidad cuando tienen un sistema ERP y el uso interno de un contador de planta se reduce y la función cambia al uso de un auditor de la información, que reduce costos de servicios externos.

Otro argumento que afirma la muerte de los software contables, que los sistemas ERP sirven para analizar tendencias, la competencia, improvisar los tiempos de rotación de las funciones del negocio, eficacia del personal, analizar la rentabilidad del negocio diariamente, semanalmente, mensualmente y por trimestres.

Otro argumento que afirma la muerte de los softwares contables, que solamente se concentran en estadísticas, números de recursos, presupuestos, departamentos e informes que solamente lo entiende el contador. Cuando el administrador necesita saber si tendrá el dinero para pagar la planilla, o para realizar las compras, o para analizar tendencias, los softwares contables no tienen esta capacidad.

En nuestro medio en el año 2010, se dio la estocada final a los softwares contables que fue la integración de las impresoras fiscales a las PYMES. Esta estocada acabo con el reinado de los software contables en Panamá, porque según tenemos entendido, no se ha podido integrar ninguno de los software contable nativos para que impriman la factura directamente a la impresora fiscal.

Esto demuestra la incapacidad de los software contables de ser una herramienta abierta a cambios, porque uno de las primeras consecuencias que la impresión de la factura demora, segundo existe un gap porque cuando la impresora no imprime la factura crea lo que llamamos un caos organizacional, porque la persona que hace la factura no tiene idea de la consecuencia que produce esta situación.

Otro elemento es la seguridad, como la operación de impresión de la factura no está integrada al software contable, se abre la puerta para que se pueda alterar la información del inventario, o las mismas facturas en sí, porque la persona que debe intervenir cuando no sale la factura fiscal, tiene el poder de cambiar la información de inventarios, procesos y nadie se dará cuenta del desfalco.

Otro elemento que afirma la muerte del software contables, en el concepto de estandarización y certificación. Muchos hemos escuchado de la famosa certificación ISO. La certificación ISO en pocas palabras se puede definir como un conjunto de reglas que permiten garantizar la seguridad y auditoría de los procesos y la eliminación de las vulnerabilidades de seguridad de la información.

Otro elemento que afirma la muerte del software contable es el aumento del salario mínimo. Al aumentar el salario mínimo las personas que dominan un software contable, esperan un aumento de salario y es comprensible, porque si el salario mínimo se aumenta a 500.00 dólares, entonces esta persona que gana 500.00 dólares pedirá una reclasificación y si no lo obtiene, buscara otra plaza en otra PYME. Esto provoca un aumento de costos en la PYME que se verá en la necesidad de aumentar los precios de sus productos o servicios.

Si la PYME frente a esta realidad tiene un sistema ERP, y al producirse un aumento de salario, no afecta, porque con el sistema ERP previamente se puede analizar las tendencias, ciclo de los productos y como ajustarse a esta situación. Esto igualmente se puede aplicar cuando hay aumento del costo de la electricidad, o el aumento del combustible y esto no lo puede hacer ningún software contable.

Como al principio explicamos, no condenen al mensajero y tan poco repliquen con expresiones no adecuadas, ya que nade es estático en nuestro tiempo, porque la globalización, el aumento de los costos, la competencia, la tecnología, el internet, el cambio climático y otros obligan a todos especialmente cuando se tiene una PYME a buscar alternativas más eficientes y garantizar la estabilidad y durabilidad del negocio.

Según el artículo de MYSOFTWARE, poco a poco los ERP reemplazaran a los software contables en el futuro. Igualmente explica que mundialmente las PYMES están buscando los ERP por las funciones y facilidades de escabilidad que no poseen los software contable.

El artículo escrito por MYSOFTWARE fue en el año 2011 y ahora estamos en el 2014 y en nuestro medio estamos viendo que este artículo es una realidad.

En este momento en Panamá por lo que tenemos entendido, el único sistema de gestión de negocios ERP y software verde para PYMES en uso, se llama WNDY20-08 NEW GENERARTION VERSION 13.2.

Para finalizar, no estamos diciendo que no existen otros sistemas, si no que el ERP con todos los procesos requeridos para una PYME y con un solo pago alrededor de 500.00 dólares(monousuario) es el que mencionamos anteriormente, porque los otros sistemas ERP completos, su valor esta entre 3 mil dólares o más.

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martes, 2 de diciembre de 2014

LAS PYMES Y LA INFORMACION PARTE II

LAS PYMES Y LA INFORMACION PARTE II

Una de las grandes preguntas que surgen al tener una pequeña empresa es, cuál es la información que necesito saber para que mi PYME sea exitosa?. Unos dicen que se debe saber sobre contabilidad, otros sobre finanzas, otros sobre administración, otros sobre cómo invertir el dinero, otros sobre el programa contable a adquirir, otros sobre el tipo de personal que se debe contratar y al final del camino tratamos de tener lo mejor de cada mundo, y es por eso que la mayoría de las PYMES en Panamá siempre están bajo el concepto de la administración por crisis.

Luego escuchamos sobre seminarios y capacitaciones, y tratamos de asistir a dicho seminario, pero en la mayoría de los seminarios para PYMES, se presenta un cuadro de una PYME perfecta, donde no existen problemas, si no la aplicación de estrategia de mercadeo, informes financieros, y otros. Al final del seminario todos pasan a la mesa de los bocadillos, pero al día siguiente en la PYME, no se aplica nada de lo que se enseñó  en dicho seminario.

Considerando esta realidad, nos tomamos el tiempo para analizar cuál es la información que se necesita para que una PYME sea exitosa. Lo primero que consideramos que una PYME debe tener para ser exitosa, es recordad cuál fue el objetivo por la cual se creó la PYME.  Muchas PYMES, ni siquiera recuerdan cómo se fundaron y para qué fue fundada, porque al pasar el tiempo sucumbieron a la trampa de la actividad, el egoísmo, y la adulación.

El objetivo en la base que se debe tener siempre presente para que una PYME sea exitosa, porque en la que marca el  camino y la estrategia que se debe seguir para alcanzar dicho objetivo.
La otra información pertinente que se debe saber es que se debe hacer cuando nos enfrentamos a un problema. Esto es lo que marcara  la diferencia entre PYMES longevas y PYMES de corto recorrido. Cuando una PYME tiene la información sobre que se debe hacer cuando se presenta un problema, dicha PYME se convierte en una escuela de conocimientos y no en una pared de lamentaciones.

La otra información que se debe tener, es saber quién es la competencia. Las PYMES en Panamá operan día a día, pero nunca se toman la tarea de investigar sobre la competencia, sus precios, su control de calidad, su personal, sus logros, y sus competencias. Esta es una de las grandes debilidades de las PYMES en Panamá, no analizan en mercado, y no saben quiénes son los nuevos actores en el mismo, o sea la competencia.

Otra información que casi nunca se le presta atención, es saber que nuevos sistemas de gestión de negocios existen en el mercado. La maldición de las PYMES en Panamá es el  conformismo. Las PYMES en su mayoría compran un programa contable y transcurren los años, los siglos, y siguen con el mismo programa contable. Para ellos nada ha cambiado, o sea que el mundo es el mismo desde el día que adquirieron dicho programa. Cada día estas PYMES manejan información obsoleta o reciclada, porque su programa solamente hace lo que se estableció el día que se adquirió.

Con la velocidad que se dan los cambios de tecnología, se dice que un sistema de gestión de negocios o ERP(No un programa contable), por lo menos debe tener una actualización por mes, esto permite que el sistema este actualizado con los nuevos conceptos de negocios que cambian de tiempo en tiempo.

Vamos a dedicar unas líneas adicionales a este tema, ya que sabemos que muchas PYMES por influencia del mercado compraron un programa contable y por lo de las impresoras fiscales. Los que adquirieron un programa solo para facturar con la impresora fiscal, deben realizar manualmente los registros a través de hojas de Excel.

Un sistema de gestión de negocios tiene muchas ventajas sobre cualquier programa contable o cualquier programa solo para facturar. Una de las primeras ventajas es la administración efectiva de los recursos de la PYME. Con un ERP se manejan conceptos como punto de equilibrio, inventario permanente, y procesos paralelos de ventas.

En la actualidad cuando una PYME con una sola computadora e impresora fiscal, se enfrenta a la situación, que la impresora fiscal se debe enviar a reparar, entonces cómo factura?. La ley es bien clara con respecto a este tema, y muchas PYMES cuando esto ocurre, hacen facturar manuales que no están aceptadas bajo la ley.

Otro gran inconveniente, que la ventas no se registran correctamente,  ya que sin sin la presencia de la impresora fiscal, el programa que factura no puede hacer su función, y si se debe registrar manualmente todas las operaciones. Esto produce el escenario perfecto para los desfalcos  o robos que ocurren comúnmente en el proceso de ingreso en la caja de la empresa y en el inventario de productos.

La última información que debería tener toda PYME en una persona que tiene liderazgo. Ciertamente el liderazgo en la parte más difícil de encontrar en una PYME. No confundamos liderazgo con la persona que firma los cheques. El liderazgo no es  por la posición, sino por la influencia de la cabeza sobre el personal de la empresa, mediante la motivación y los valores.

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miércoles, 26 de noviembre de 2014

LAS PYMES Y EL BLACK FRIDAY

LAS PYMES Y EL BLACK FRIDAY

El concepto de "Black Friday" comenzó a utilizarse a principios de los años 30, cuando policía de la ciudad de Filadelfia comenzaron a utilizarlo, debido al caos vial y la gran cantidad de gente que visitaba el centro de la ciudad en el viernes después del Día de Acción de Gracias.
A través de los años en Estados Unidos  el “Black Friday”, es el día que marca el inicio de la temporada navideña en ese país, con lo que varias tiendas ofrecen descuentos y promociones a los clientes. Sin embargo, la razón por la que este término es utilizado de manera positiva podría no ser el que ha perdurado a lo largo de los años.

Panamá ha implementado el concepto del black Friday, pero si observamos detalladamente, las únicas PYMES beneficiadas con este concepto son las que venden aparatos electrónicos como celulares, computadoras, televisores led, equipo de sonido, accesorios, PS, XBOX, línea blanca, ropas, zapatillas  y otros.

Las PYMES que se dedican a dar servicios como talleres de mecánica, soldadura industrial, mantenimiento de equipos, alquileres de equipo, librería, floristerías, sastrerías, ventas de piezas, productos orgánicos y otros  son las que sufren un estancamiento en sus operaciones, porque los meses de noviembre, diciembre y enero se convierten en un verdadero black Friday como pasaron los policías de filadelfia, ya que en esos meses no tienen casi ni movimiento para poder cubrir sus costos fijos.

El black Friday se convierte en la prueba de ácido de las PYMES de servicios y ventas de productos no populares. Existe otro elemento positivo del black Friday, la PYME tiene la oportunidad de hacer una valoración de la salud operativa de la PYME.

El black Friday(Caos, pocas ventas) de las PYMES no retail, que son los meses de noviembre, diciembre, y enero, el dueño de la PYME tiene la oportunidad de hacer cambios importantes como personal no productivo,  concepto de mercadeo, y cambiar el programa contable a un sistema de gestión de negocios ERP.

Otro elemento positivo del concepto verdadero del Black Friday para las PYMES no retail, es analizar si en realidad la PYME es rentable. EL próximo año el costo de la energía eléctrica tendrá un aumento sensitivo, esto obligara a las PYMES que no tienen estrategias de contingencia a aumentar el precio o valor de sus servicios o productos, esto tendrá un efecto negativo en sus ventas, porque los clientes se verán obligados a buscar otras alternativas.

Adicional al aumento de la energía eléctrica, se comenta que habrá aumentos en varios productos de la canasta básica, esto tendrá un efecto en muchas áreas de producción o servicios y la pregunta que se harán muchos dueños de las PYMES es, y donde quedo el Black Friday que prometía alza en las ventas.

Debemos comprender que la importación de conceptos o ideas de otros países no necesariamente garantiza el alza de las ventas y mucho menos cuando no se cuenta con un sistema de gestión de negocios, porque el éxito del famoso concepto del black Friday si observamos, son de empresas que invierten miles de dólares en sistemas de gestión de negocios y en publicidad.


Las PYMES en Panamá en su mayoría no han tenido un crecimiento empresarial, sino un aumento de la actividad y por esa razón no invierten en sistemas que le ayudan a determinar si la empresa realmente es rentable o si solo está navegando sobre una ola que ya está llegando a su final.

El Black Friday, que es este 28 de noviembre vendrá y se ira sin pena y gloria para las empresas no retail, o sea si su empresa presta algunos de los servicios que mencionamos anteriormente, le conviene cerrar ese día porque lo que se espera es caos en el tráfico vehicular, miles de personas desesperadas por comprar el último Samsung l6, o el último iPhone, o ipad, o el último televisor led de 62 pulgadas, o la última zapatilla de moda y otros.

Para finalizar, las empresas que se denominan PYMES 20/80, si tomaran el Black Friday seriamente para analizar la salud operativa de la empresa para saber si en realidad la empresa sigue siendo rentable y que cambios se deben hacer en el tiempo para que la empresa siga teniendo presencia en el mercado y tener un verdadero concepto de control de calidad y atención correcta a los clientes.

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sábado, 8 de noviembre de 2014

LAS PYMES Y EL GRAN ENGAÑO

LAS PYMES Y EL GRAN ENGAÑO

Luego de haber pasado varios años del  descubrimiento de la computadora, la masificación del internet y la integración de los dispositivos móviles, podemos revelar sobre el gran engaño que se ha mantenido durante muchos años en el entorno de las PYMES.

Cuando nace una nueva PYME, lo primero que se le dice al dueño de la misma, debe conseguir un programa contable, una computadora, un buen contador público, y con esto garantizaras el éxito de la PYME.

Con el tiempo comienza a manifestarse el engaño, el programa contable no le ayuda a manejar y controlar el inventario, no le informa cuando no le alcanzará el dinero para pagar la planilla, no le permite llevar correctamente el cobro de las cuentas a los clientes morosos y por último, la competencia es más agresiva que nunca y el programa contable, ni-siquiera se percata de la invasión del mercado.

Con toda esta nube de sombras, qué puede hacer una persona que desea abrir una nueva PYME, o aquella que sucumbió frente a este engaño.

Lo primero como dicen los psicólogos, es aceptar que existe el engaño, de lo contrario la PYME seguirá sumida en esa condición y su fin será la quiebra.

Tan poco utilice la excusa del conformista que dice, ya hemos invertido demasiado así que nos quedaremos con lo que tenemos. Si esto fuera así Wallmart no hubiera despedido a su CEO después de un años e invertir millones de dólares en una nueva estrategia que no funciono. Cuando una estrategia no funciona y los resultados no son los que se esperaba, entonces se debe cambiar.

Luego debe comprender, que la forma de hacer negocios cambio y nunca volverá a ser igual. Muchas PYMES crecieron empíricamente, no importa su tamaño, por esa condición son las que más están en peligro a desaparecer en los próximos diez años.

Tanto los que van a tener una nueva PYME u otra que está ya operando, deben conocer  los siguientes conceptos: El primer concepto es ERP(Enterprise Resource and Planning). Son sistemas integrados de gestión de negocios, que contienen todos los módulos operativos y administrativos que una PYME debe tener.

Los sistemas ERP realizan la contabilidad automáticamente, sin la asistencia de un contador.
El segundo concepto, se debe entender el uso y aplicación de la impresora fiscal. El error del 95% de las PYMES en Panamá es comprar una impresora fiscal solamente para facturar y no que es un dispositivo de cambio de forma de negocios en la PYME.

El último concepto que se debe incorporar es la asesoría por parte de un auditor de la información que genera el sistema de gestión de negocios. Esta es la verdadera clave para el éxito de una PYME en Panamá.

Luego de presentar estos conceptos, sabemos que muchos falsos profetas que apoyan el engaño se inmolaran, o gritaran herejía, herejía pero la realidad sobrepaso la mentira.

Comprendiendo la realidad actual, qué debería hacer una PYME nueva, o la que ya adopto los hijos del engaño. Primero se debe diseñar un plan de cambio de estructura, que incluya la tenencia de un ERP.

Dentro de los ERP podemos mencionar: Microsoft Dynamics, Intelisis, SAP, ABAS, ORACLE, EXACT, IQMS, SYSPRO,IFS, QAD. Estos son los más populares, pero los precios de estos ERP están por encima de los 50 mil dólares.

Comprendemos que una PYME no tiene el recurso necesario para adquirir uno de estos ERP, pero en la actualidad existen ERP para PYMES. En Panamá por lo que hemos visto  hay un ERP para PYMES llamado WNDY20-08, con un precio bien accesible para una PYME.

Lo segundo es la impresora fiscal. Antes de adquirir un dispositivo fiscal debe tener presente cuál es el que le conviene. Si su PYME maneja inventario físico de productos, ofrece servicios, o necesita tener información de los registros contables, o estadísticas de ventas, o conocer el punto de equilibrio, entonces  el dispositivo fiscal para usted nunca será una caja registradora, sino una impresora fiscal. Asegúrese que el dispositivo fiscal sea compatible con su ERP.

Tercero, es la asistencia de un auditor de la información. Con los modernos ERP, ya no se necesita tener un asistente para saber si la cuenta es de activo o pasivo, porque el mismo sistema ERP hace el registro de las transacciones considerando las reglas contables y la reglas de certificaciones de calidad. El ERP igualmente debe tener una resolución de aprobación de la DGI de Pananá.

Según proyecciones y tendencias, en los próximo años los programas contables serán reemplazados totalmente por los ERP en el ámbito de las PYMES, reduciendo de esta forma la cantidad de personal administrativo en las PYMES e incrementando el personal operativo.

Para finalizar, si una PYME desea mantenerse en el mercado y ser una PYME competitiva, debe tener un sistema ERP,  un auditor de la información que produce el sistema ERP y seguir al pie de la letra la tendencia de renovación de la forma de hacer negocios.

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