LAS PYMES Y LA INFORMACION PARTE II
Una de las grandes preguntas que surgen al tener una pequeña empresa
es, cuál es la información que necesito saber para que mi PYME sea exitosa?. Unos
dicen que se debe saber sobre contabilidad, otros sobre finanzas, otros sobre
administración, otros sobre cómo invertir el dinero, otros sobre el programa
contable a adquirir, otros sobre el tipo de personal que se debe contratar y al
final del camino tratamos de tener lo mejor de cada mundo, y es por eso que la
mayoría de las PYMES en Panamá siempre están bajo el concepto de la
administración por crisis.
Luego escuchamos sobre seminarios y capacitaciones, y tratamos de
asistir a dicho seminario, pero en la mayoría de los seminarios para PYMES, se
presenta un cuadro de una PYME perfecta, donde no existen problemas, si no la
aplicación de estrategia de mercadeo, informes financieros, y otros. Al final
del seminario todos pasan a la mesa de los bocadillos, pero al día siguiente en
la PYME, no se aplica nada de lo que se enseñó en dicho seminario.
Considerando esta realidad, nos tomamos el tiempo para analizar cuál es
la información que se necesita para que una PYME sea exitosa. Lo primero que
consideramos que una PYME debe tener para ser exitosa, es recordad cuál fue el
objetivo por la cual se creó la PYME. Muchas PYMES, ni siquiera recuerdan cómo se
fundaron y para qué fue fundada, porque al pasar el tiempo sucumbieron a la
trampa de la actividad, el egoísmo, y la adulación.
El objetivo en la base que se debe tener siempre presente para que una
PYME sea exitosa, porque en la que marca el
camino y la estrategia que se debe seguir para alcanzar dicho objetivo.
La otra información pertinente que se debe saber es que se debe hacer
cuando nos enfrentamos a un problema. Esto es lo que marcara la diferencia entre PYMES longevas y PYMES de
corto recorrido. Cuando una PYME tiene la información sobre que se debe hacer
cuando se presenta un problema, dicha PYME se convierte en una escuela de conocimientos
y no en una pared de lamentaciones.
La otra información que se debe tener, es saber quién es la
competencia. Las PYMES en Panamá operan día a día, pero nunca se toman la tarea
de investigar sobre la competencia, sus precios, su control de calidad, su
personal, sus logros, y sus competencias. Esta es una de las grandes
debilidades de las PYMES en Panamá, no analizan en mercado, y no saben quiénes
son los nuevos actores en el mismo, o sea la competencia.
Otra información que casi nunca se le presta atención, es saber que
nuevos sistemas de gestión de negocios existen en el mercado. La maldición de
las PYMES en Panamá es el conformismo.
Las PYMES en su mayoría compran un programa contable y transcurren los años,
los siglos, y siguen con el mismo programa contable. Para ellos nada ha
cambiado, o sea que el mundo es el mismo desde el día que adquirieron dicho
programa. Cada día estas PYMES manejan información obsoleta o reciclada, porque
su programa solamente hace lo que se estableció el día que se adquirió.
Con la velocidad que se dan los cambios de tecnología, se dice que un
sistema de gestión de negocios o ERP(No un programa contable), por lo menos
debe tener una actualización por mes, esto permite que el sistema este
actualizado con los nuevos conceptos de negocios que cambian de tiempo en
tiempo.
Vamos a dedicar unas líneas adicionales a este tema, ya que sabemos que
muchas PYMES por influencia del mercado compraron un programa contable y por lo
de las impresoras fiscales. Los que adquirieron un programa solo para facturar
con la impresora fiscal, deben realizar manualmente los registros a través de
hojas de Excel.
Un sistema de gestión de negocios tiene muchas ventajas sobre cualquier
programa contable o cualquier programa solo para facturar. Una de las primeras
ventajas es la administración efectiva de los recursos de la PYME. Con un ERP
se manejan conceptos como punto de equilibrio, inventario permanente, y
procesos paralelos de ventas.
En la actualidad cuando una PYME con una sola computadora e impresora
fiscal, se enfrenta a la situación, que la impresora fiscal se debe enviar a
reparar, entonces cómo factura?. La ley es bien clara con respecto a este tema,
y muchas PYMES cuando esto ocurre, hacen facturar manuales que no están aceptadas
bajo la ley.
Otro gran inconveniente, que la ventas no se registran correctamente, ya que sin sin la presencia de la impresora
fiscal, el programa que factura no puede hacer su función, y si se debe registrar
manualmente todas las operaciones. Esto produce el escenario perfecto para los
desfalcos o robos que ocurren comúnmente
en el proceso de ingreso en la caja de la empresa y en el inventario de
productos.
La última información que debería tener toda PYME en una persona que
tiene liderazgo. Ciertamente el liderazgo en la parte más difícil de encontrar
en una PYME. No confundamos liderazgo con la persona que firma los cheques. El
liderazgo no es por la posición, sino
por la influencia de la cabeza sobre el personal de la empresa, mediante la
motivación y los valores.
Esperamos sus comentarios.
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