LEYENDA
URBANA No.4 LA HISTORIA DE BLANCA DIAZ
La Sra. Mía y su socio Iron
Man son dueños de una PYME, distribuidora de mercancías y hace dos años cuentan
con el servicio de un sistema ERP.
Blanca es la asistente de
oficina y labora a la par con Cruela Débil su ayudante.
Durante el mes de vacaciones
de Blanca,
por recomendación del contador, Iron Man decide realizar un inventario físico y
llama a Mario el serruchador. Además, Iron
Man le solicita a su socia la señora Mía que le facilite un listado del
inventario de la empresa a Mario el serruchador.
En vista que los domingos la
empresa está cerrada, Mario el serruchador aprovechó para efectuar un
inventario físico y comparó sus resultados con el listado suministrado por la
señora Mía. Finalizada la comparación
informa a Iron Man que hay un faltante de 20 mil dólares. Iron Man dando el grito al cielo llama a su
socia la señora. Mía y le dice: “Bota a Blanca porque hay un faltante de 20 mil
dólares”.
La señora Mía convoca una reunión con Mario el
serruchador para indagarle sobre sus hallazgos. Cruela Débil también fue
convocada, por ser ella quien reemplazó a Blanca durante sus vacaciones. Cruela Débil, para cubrirse, dijo que Blanca le
enseñó a facturar nada más; pero ella observaba cuando facturaba que había
productos que no estaban creados en el inventario.
Finalizada la reunión, Mario
el serruchador se ofrece como nuevo administrador de la empresa, para reemplazar
en todas sus funciones a Blanca; proponiendo a su vez que Cruela Débil fuera su
asistente de oficina. Cruela Débil desde que llegó
al negocio se propuso ocupar la posición de Blanca, como asistente de oficina, en
vez de ser su ayudante. Cruela Débil,
luego de la reunión, conversó con Mario el serruchador con el fin de preparar
su estratagema para eliminar a Blanca.
Por su gran aprecio a Blanca,
la Sra. Mía decide consultar primero al Sr. BI(Business Inteligence) quien les
suministro el sistema de ERP utilizado en el negocio. En su comunicación con el Sr. BI, la Sra. Mía
le informa del problema con el inventario y solicita su ayuda para aclararlo;
recibiendo su anuencia.
El lunes siguiente, Blanca
regresa a la empresa desconociendo la serruchadera que le están maquinando
Mario el serruchador y su compañera Cruela Débil. Ese mismo día, la señora Mía convoca una
reunión con los empleados donde les informa sobre los hallazgos de Mario el
serruchador y de la presencia del Sr. BI quien les ayudará a buscar una
solución.
Al iniciar el Sr. BI, su proceso
para la solución del problema encontrado en la empresa, saluda a todos los
empleados y le es presentado Mario el serruchador.
Mario el serruchador le
informa que al finalizar su inventario físico encontró un faltante de 20 mil
dólares. Blanca no participa de la conversación.
Mantiene un silencio sepulcral segura que
no se le podía acusar de robo alguno.
El Sr. BI, con la anuencia de
Mario el serruchador, emite el “Informe de la Rotación del Inventario”, que
proporciona el sistema ERP, y entrega una copia a todos los presentes. El Sr. BI le pide una opinión a Mario el
serruchador sobre el Índice de Rotación del Inventario, pero Mario ni fu, ni fa;
se quedó sin respuesta.
Luego el Sr. BI cuestiona a
Mario el serruchador, sobre el significado de la Rotación del Inventario y su
aplicación. Mario le responde que no conoce
el concepto. El Sr. BI aprovecha para
indagarle sobre su idoneidad para efectuar un inventario físico, sin el
conocimiento del concepto de la rotación del inventario ni su significado.
En respuesta Mario el
serruchador le ofrece la siguiente explicación: Según el inventario físico
efectuado, se observó para varios productos, que estando físicamente agotados, comparado
con el listado del inventario del ERP había existencia determinada de los mismos.
El Sr. BI, en el sistema ERP,
buscó la bitácora de un producto desde el inicio del año a la fecha. Genera un informe de bitácora del producto seleccionado
con todos sus movimientos realizados; por ejemplo, se reflejaron sus compras,
ventas, requisiciones, anulaciones y otros.
Le entregó una copia a todos
los presentes y le pregunta a Blanca, quien durante todo el proceso estaba más
callada que una tumba, ¿este producto cuándo se adquirió vino con un código diferente
al acostumbrado? Blanca le respondió que
sí y siguió explicando, en esos casos decidí registrarlos con su nueva
descripción. Sin embargo, la baja de sus
código anterior no se hizo antes de irme de vacaciones, por eso se refleja una
diferencia entre los dos informes en cuestión.
Con esta explicación se
procedió al ajuste de los productos que aparecían con faltantes, según el
inventario físico de Mario el serruchador. El Sr. BI por medio del sistema ERP y las
bitácoras que produce justificó y solucionó cada una de las diferencias.
Mario el serruchador, nuevamente
para cubrirse, le pidió al Sr. BI un informe con los faltantes para pasárselo
al contador. El Sr. BI le indicó que no se trataba de faltantes. Además, le aclaró cuando se dice faltante eso
significa que ha habido robo.
El Sr. BI volvió a enfatizar que aquí no se
trataba de faltantes y menos de robo. Agregó
que el problema radicó en la falta de supervisión del contador durante el
proceso del inventario físico; lo cual demostró un desconocimiento sobre los
nuevos conceptos de la Administración de Mercancías.
Mientras ocurría todo esto, Iron
Man estaba en su oficina esperando los resultados de la investigación. De ahí pensaba, basándose en los hallazgos de
Mario el serruchador y de la conspiración de Cruela Débil, llamar a la DIJ con
el fin de quitarle el cargo a Blanca. Igualmente habían calculado su liquidación,
porque la iban a despedir por ladrona y sin vergüenza.
Después de preparar su
informe el Sr. BI se reunió con la Sra. Mía. Le presentó sus hallazgos y explicó todo sobre
la mala información y la falta de conocimiento por parte de Mario el
serruchador y de la intensión de Cruela Débil para hacerle daño a Blanca.
Blanca hoy día agradece que
la empresa había decidido implantar un ERP por recomendación del Sr. BI
(Business Inteligence), cuando lo hizo.
De lo contrario, habría estado pasando unas vacaciones en la cárcel para
mujeres de esta ciudad por falsas acusaciones, basadas en información
defectuosa.
En nuestro país pueden
existir empresas que no tienen un ERP, y siguen con su programa contable y
desconocen la nueva forma de la administración de mercancías y siempre se
enfrentan a problemas con el inventario físico.
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