PORQUÉ TENER UN ERP EN SU NEGOCIO (PYME)?

PORQUÉ TENER UN ERP EN SU NEGOCIO (PYME)?

Por lo general las pequeñas empresas al establecerse o sacar su aviso de operación normalmente, bajo la recomendación de un contador público autorizado, instalan un programa de contabilidad. Hasta hace poco, un programa de contabilidad era la única opción que tenían las empresas(PYMES) para el registro de sus transacciones comerciales. También, es la herramienta perfecta para producir los estados financieros a la hora de solicitar un préstamo o una línea de crédito en el sistema bancario.

Con la llegada del internet y la tecnología de punta, se dio un vuelco nunca antes visto en el fenómeno de los negocios. Como consecuencia, los gobiernos comenzaron a hacer cambios en las políticas de recaudación de impuestos. Cambiaron las normas fiscales, implementaron nuevas estrategias de cobros y establecieron las impresoras fiscales.

De inmediato se formó una nube oscura sobre las actividades comerciales de las PYMES. Para muchos, esta nube se tornó en una serie de preguntas inquietantes: ¿Cómo obtener los informes contables de fin de año oportunamente, sin tener que depender del tiempo de mi contador? ¿Cuánto pagaré en la declaración de renta del próximo año? ¿Cómo minimizar mis costos? ¿Cómo determinar a corto plazo la rentabilidad de mi empresa?

Los programas contables en mano de los comerciantes (PYMES) no ofrecían respuestas eficaces;  puesto que eran limitados en cuanto a las preguntas formuladas.

Otros empresarios (PYMES) más visionarios vieron más distantes las soluciones a preguntas sobre: ¿Cómo definir y establecer el control de calidad en la empresa? ¿Cómo mejorar y controlar de inventario? ¿Cómo calcular la rotación del inventario? ¿Cómo calcular el índice de crecimiento de las ventas? ¿Cuál es el punto de equilibrio de la empresa? Latentes, por mucho tiempo, sobre mejoras de su gestión.

Las PYMES que deseaban estar a la vanguardia optaron por investigar en el mercado para dar respuesta a sus inquietudes.  Como resultado, encontraron una fabulosa herramienta, utilizada por mucho tiempo en las empresas corporativas, pero ahora asequible para ellos; el “ENTERPRISE RESOURCE AND PLANNING” conocida como ERP por sus siglas en el idioma inglés.

Esta herramienta que llamaremos “Planificación de Recursos Empresariales”  es un conjunto de sistemas de información que permite manejar de forma integral todas las operaciones de una empresa; por ejemplo, las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos, la administración y la contabilidad.

El ERP funciona como un sistema integrado. Mediante menús modulares que administran un sistema único.  Es decir, es un único SISTEMA con acceso a bases de datos centralizados.  Integra su capacidad de SISTEMA de gestión, a la del módulo de Contabilidad, y la de Control de Calidad. Maneja los datos de forma tal que se dan de alta sólo una vez y son consistentes, completos y universales. 

El propósito de un software ERP es: apoyar al dueño de la empresa, sin dejar de considerar las necesidades de sus clientes; dar respuestas expeditas y oportunas a sus problemas; manejar con eficiencia  la información para la toma de decisiones, al menor costo.

Los ERP-s funcionan en todo tipo de empresas y su selección depende de factores como el tamaño de la empresa, el tipo de empresa, procesos, recursos, entre otros.  Hoy día el mercado ofrece 2 grandes grupos de soluciones basados en sistemas ERP, para las necesidades de las empresas; conocidos como VERTICALES u HORIZONTALES.

Los ERP-s VERTICALES ofrecen soluciones basados en un software especializado para determinada industria, los cuales responden a necesidades puntuales.  El otro grupo es aplicable a la administración de cualquier tipo de empresa; tiene posibilidades de configuración que permite personalizar la solución para un determinado caso.

Nuestro criterio es que los sistemas  ERP aplicables a una PYME típica, son los del grupo HORIZONTAL; también conocidos como ERP general o ERP generalista.

Los mismos constituyen un sistema planificador de recursos empresariales,

pensado para realizar las funciones de gestión como contabilidad, facturación, compras y ventas, inventario, recursos humanos, Dashborad Empresarial, Herramientas de Business Intelligence, Administración y control de Gastos. Tienen la capacidad de ser incorporados a las impresoras fiscales sin la necesidad de interfaces.

Por su flexibilidad la mayor parte de los productos ERP que existen en el mercado corresponde a esta categoría.

Debido a la cantidad y variedad de la oferta los precios de las licencias son por lo general muy asequibles y su implementación rápida, mediante módulos estandarizados.

En el mercado local, los ERP poco a poco están reemplazando los programas contables tradicionales.  Éstos están quedando desfasados por el avance de tecnología y las necesidades que enfrentan hoy en día las PYMES, por la gran cantidad de información que consumen, por la presencia de los indicadores del bashboard y la aplicación del concepto de Business Intelligence.

Nuestra recomendación sería que todo negocio (PYMES), que desea estar a la vanguardia y seguir siendo competitiva debe incursionar, al corto o mediano plazo, en la implementación de un sistema ERP.