COMO HACER CRECER TU NEGOCIO O PYME
Desde hace más de un año, se
está sintiendo una lentitud en la economía de las PYMES. Situación que se agudiza día a día;
especialmente en las empresas que se dedican a ofrecer servicios. Hay días en que no se tiene movimiento de
ventas, o los trabajos que antes las PYMES de servicios rechazaban se han visto
forzados a aceptar.
Bajo este panorama, el
pensamiento que surge de inmediato es: ¿Cómo hacer crecer mi negocio en medio
de esta situación? Para dar respuesta a
esta interrogante, lo primero que debe establecerse, en qué punto está el
negocio.
Para ello se necesita la
ayuda de un sistema ERP. Se empieza
estableciendo el punto de equilibrio de la empresa. El punto de equilibrio se puede definir como
todo lo que se debe hacer, producir o vender para cubrir los costos fijos.
Luego se obtiene un informe
comparativo de las ventas de este año vs el año pasado, mes por mes; en base al
punto de equilibrio. Mediante este
informe se analizan las variaciones de las ventas, mes por mes, para conocer si
se logró cumplir con el punto de equilibrio encontrado.
Después se emite un informe
de ventas de los productos o servicios por categoría: Electrónica, Papelería, Rectificación,
Instalación, Accesorios, y otros en el orden de los ingresos generados.
En base a esta información se
produce otro informe utilizando el principio 20/80, donde se presentan los
costos y las ventas acumuladas de cada producto, por categoría, con su
porcentaje. La presentación gráfica de
estos resultados ayuda a su comprensión. En esta gráfica se observarán los productos más
rentables, por categoría.
Luego mediante el ERP se
emite otro informe de las ventas por trimestre, considerando el plan de ventas
establecidos para el año en curso. En el
mismo, se observará si se cumplió o no con el plan y cuál es el porcentaje de
efectividad de lo planificado vs la realidad.
A continuación, a través del
ERP, se emite otro informe sobre el movimiento mensual de la cantidad comprada
y vendida, la venta, costo, utilidad y porcentaje de utilidad totales de cada
producto en el año y la existencia actual del mismo en inventario.
El otro elemento necesario
es el dashboard. Con la información de
los reportes obtenidos, se genera un dashboard para cada uno de los procesos. Mediante estos instrumentos se inicia la
recuperación del movimiento o crecimiento del negocio.
El cúmulo de información generado
se utiliza para incorporar el concepto del BI(business Inteligence). La combinación del Business Inteligence con
el producto de información generado por el uso del dashboard permite efectuar
el análisis que llevará a la toma de decisiones relativas al crecimiento de la empresa.
Aprovechamos la oportunidad
para compartir con nuestros lectores las acciones que algunos empresarios PYMES
han empleado con éxito. Se trata de
empresarios PYMES que han seguido, en algún momento, las directrices anunciadas
en este escrito, con el apoyo de un promotor de BI. Si usted trata de emplearlos sin los
instrumentos y la estrategia adecuada, seguro que no alcanzará el objetivo deseado de hacer crecer
su empresa en tiempo de recesión económica.
Las acciones a tomar pueden
llevar a reducir la compra de productos o servicios que den menos del 20% de
utilidad. Como resultado se pueden
concentrar la estrategia y los recursos disponibles en los productos o
servicios que están produciendo por encima del 20% de utilidad. Si se presentan algunos de los que fueron
eliminados, se puede considerar incorporarlos nuevamente asignándoles precios
altos para que sean rentables.
Una
empresa que se dedica a prestar servicio que comienza a aceptar servicios que
antes no se recibían, deberá iniciar el análisis de estos nuevos servicios. Si se observa una rentabilidad acumulada mayor
del 20%, puede considerar incorporarlos al catálogo de servicios o productos que
brindan.
En este punto, con la ayuda
del ERP, se puede emitir un informe global, de sus clientes clasificándolos, según
el porcentaje que representan en los ingresos mensuales del negocio. Esta información le permitirá organizar una
especie de call center interno desde donde se llama y promueve los nuevos
productos o servicios, en busca de nuevos clientes. La idea del call center interno, se centra en
una secretaria o asistente que utilice el directorio telefónico para hacer
llamadas con el fin de atraer nuevos clientes.
Otro elemento importante que
hace necesario un ERP es el conocimiento previo del impuesto a pagar en la
declaración de renta del próximo año. Algunos se preguntarán ¿cómo incide esto en
el crecimiento de la empresa? La
respuesta es sencilla, porque si los trabajos o productos que se venden a
crédito alcanzan cifras elevadas, entonces se verá frente una situación fiscal
comprometedora. Frente a la situación
económica descrita anteriormente los clientes están demorando hasta 90 días
para hacer los pagos respectivos, produciendo una merma en la liquidez de las
empresas.
Las decisiones que han tomado algunos de los empresarios que indicamos arriba consistieron en
analizar los sistemas y equipos que poseen para evaluar la caducidad de los
mismos. Esto significa ver si es o no tiempo
de invertir en nuevos sistemas, o equipos.
Si Observamos el movimiento de las ventas de
equipos, automóviles, casa y otros. Si las mismas están cayendo, se tendría la
oportunidad perfecta para adquirir nuevos equipos o productos para la empresa. Por otro lado, se pueden adquirir equipos con
poco tiempo de uso, para reemplazar los de la empresa.
Cuando se implementa la
estrategia esbozada aquí, es necesario dejar pasar alrededor de tres meses; o
sea, esperar el siguiente trimestre para evaluar la efectividad de las decisiones
tomadas.
Es importante aclarar, que
solamente un ERP puede producir los informes con los datos de entrada que
requiere el Business Inteligence, para hacer posible la toma de decisiones adecuadas.
La innovación es lo que
separa los líderes de los seguidores. Estas palabras fueron dichas por Steve Jobs,
la mente creativa detrás del iphone, ipad, mac y otros productos que han
cambiado la historia del mundo tecnológico; por esta razón las empresas que son
dirigidas por líderes verán el beneficio de
adquirir un ERP.
Entre las PYMES en Panamá se
encuentran muchos líderes, pero por no contar con la asesoría y consultoría
adecuada no han logrado poner en práctica muchas de las buenas ideas, que por
mucho tiempo han tenido en mente.
