LAS
PYMES Y EL CONTROL DEL INVENTARIO
Este artículo no se enfoca en explicar el concepto del control del
inventario y menos de cómo realizar el control del inventario, si no vamos a
ver como afecto el uso de las impresoras fiscales a los sistemas, especialmente
contables que se utilizan en las PYMES para la administración del inventario físico.
La mayoría de los sistemas utilizados actualmente en las PYMES son
sistemas netamente contables, que tienen un módulo de manejo del
inventario. A excepción de los sistemas
ERP, el resto son programas contables. Cuando se implementó el uso de las
impresoras fiscales, la mayoría de los programas contables, no pudieron
adaptarse y la solución fue crear una interface para la impresión de la factura
fiscal. Esto provocó una situación no considerada por muchas de las impresas
que implementaron la interface, que la impresión de la factura, en vez de
demorar 2 a 3 segundos, ahora demora 28
segundos o más.
El problema radica, cuando se envía la impresión de la factura fiscal y
la misma no se imprime, entonces la pregunta es, qué se debe hacer?. Primero el
programa contable descontó del inventario el producto, Entró el ingreso al
sistema?. El cliente desea su factura fiscal, aquí la PYME entra en pánico,
decide hacer una nota de crédito y vuelve a facturar para entregarle la factura
fiscal al cliente.
Este proceso, provoca, que el inventario sea descontado dos veces el
mismo producto, pero solo se entregó uno. Sabemos que este caso no debería
pasar constantemente, pero se ha reportado casos que ocurren por lo menos dos o tres veces por semana,
especialmente cuando la impresora fiscal tiene ya más de un año de estar en la
empresa. En muchos casos el dueño de la empresa no se percata de esta
situación, porque no maneja el programa contable.
Cuando la persona que administra el inventario, se da cuenta que este
error está aconteciendo, se abre la puerta para poder tomar(apropiarse) estos productos,
sin que el dueño se percate y cuando se hace el inventario, según las ventas,
el mismo cuadra. Este hecho se conoce como el inventario fantasma, porque el
inventario que presenta el programa contable no es real y esta manipulado. Este
hecho está ocurriendo desde el año 2010 hasta la fecha en muchas PYMES que manejan
inventario físico.
Otro elemento que está incidiendo en los inventarios fantasmas, que el
mismo dueño de la empresa, nunca está presenta cuando se realiza un inventario
físico. Primero no domina el programa contable, segundo está frecuentemente
fuera de la empresa, tercero se deja manipular de lo que dice los encargados
del manejo del inventario y del programa contable.
La otra cara de la moneda, cuando el dueño trata de involucrarse de lleno
a conocer el programa contable y el mismo se dedica que realizar las notas de crédito,
termina siendo un esclavo del tiempo y de la empresa, y por eso sale todos los días
de la empresa entre 9 a 10 de la noche y las personas que laboran para él, hace
tiempo están en su casa, esto se llama administración ineficiente y por crisis
permanente.
En este momento, la mayoría de las PYMES que tienen un programa contable,
que utilizan una interface para la impresión de la factura fiscal, indudablemente
pueden estar sufriendo del síndrome del inventario fantasma, y eso se acentuó
con mayor fuerza cuando se tiene muchos productos y poco personal en la
administración del inventario.
Conociendo esta realidad, muchas PYMES estarán diciendo AYUDAME
CALDERON!. Quizás no sea Calderón, quién los pueda ayudar, pero existen en el
mercado sistemas ERP, a nivel de las PYMES, que ya han solucionado este
problema.
Una de las principales ventajas de los sistemas ERP es el control de los
procesos del manejo del inventario, especialmente cuando se integró el uso de
la impresora fiscal. Uno de los ERP que hemos visto que logra el control del
inventario físico, especialmente cuando no se imprime la factura fiscal, es un
ERP que utiliza varias PYMES en Panamá, específicamente más de 50 PYMES tienen
este ERP, que cuenta con un proceso único en su clase, que logra manejar esta
situación, evitando el síndrome del inventario fantasma.
Por cuestiones de ética no mencionamos el nombre de ese ERP, pero le
podemos decir, sin ninguna duda que si funciona y es el único a nivel de las
PYMES en Panamá, que le permite tener paz mental al dueño de la PYME, porque
uno de los preceptos importantes en la concepción de este ERP, es devolver al dueños
de la empresa el control total de la misma.
Esperamos sus comentarios…..
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Muy buen artículo, he adquirido hace poco un Software punto de venta que posee la herramienta de control de inventarios
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