LAS
PYMES Y EL H2O
Que es H2o? El H2o es una
sustancia cuya molécula está formada por dos átomos de hidrógeno y uno de
oxígeno (H2O). Es esencial para la supervivencia de todas las formas conocidas
de vida. El H2o se conoce como agua. El término agua generalmente se refiere a
la sustancia en su estado líquido, aunque la misma puede hallarse en su forma
sólida llamada hielo, y en su forma gaseosa denominada vapor.
Con esta definición vamos a ver cuál es el H2o de las PYMES. Las PYMES están formadas por
dos átomos de administración y una de operación (A2O). Con este término en
mente, vamos a analizar si la PYMES en la actualidad utilizan correctamente el
concepto del A2O.
La mayor parte de las PYMES en nuestro medio no están utilizando el
concepto del A2O, si no el concepto (O). Cada día observamos PYMES que no están
creciendo a pesar de tener teléfonos inteligentes, tablets, computadoras,
programas contables, contadores públicos, programadores de computadoras y
otros.
Esta es la actividad diaria de las PYMES. En la mañana llega el dueño o
dueña de la PYME, o su asistente. Abre la empresa, enciende las luces, la
computadora e inicia las operaciones de la PYME. Luego realizan ventas, reciben
llamadas telefónicas, al medio día llega la hora de almuerzo. Después sigue la
hornada, y se cierra la empresa a las 5 de la tarde y todos se van a su casa,
excepto el dueño o dueña de la empresa.
A esa hora el dueño o dueña de la empresa, comienza a revisar los eventos
del día, las cuentas que se deben pagar, los ingresos de la caja, los clientes
que no se atendieron y termina su operación a las nueva o diez de la noche, pero
con grandes deudas, porque las ventas no están rindiendo y la empresa parece
que está estancada. Bajo esta situación se engañan utilizando términos como: Al
ojo del amo engorda el caballo, al que madruga Dios le ayuda, el que no llora
no recibe y otros.
Estas expresiones en años anteriores se podían aplicar, pero ahora con
el avance de la tecnología, la globalización, la competencia, y factores
externos, debemos ser más proactivos y utilizar los dos átomos de la administración.
Cuando una PYME utiliza los dos átomos de la administración se ve la
diferencia. Vamos a presentar las actividades que se realizan cuando la PYMES
utilizan el A2O. Para utilizar el A2O se debe contar con un sistema de gestión
de negocios, porque un programa contable no tiene las funciones necesarias para
la aplicación total del A2O.
En la mañana llega el dueño o dueña de la PYME, abre la empresa, enciende las luces, la computadora, e inicia
el día. Lo primero que hace el dueño o dueña de la PYME, revisar su programa de
actividades de la semana. Luego accede a su sistema de administración de
negocios, emite un informe que le indica cuánto ganó o perdió el día de ayer.
Lo confronta con su agenda de cumplimiento del punto de equilibrio.
Si la empresa tiene clientes a crédito, verifica la antigüedad de las
cuentas por cobrar y el porcentaje de cada uno de ellos. Luego emite la gráfica correspondiente.
Dependiendo de la información, organiza la estrategia agresiva de cobro de la
semana.
Luego revisa el flujo de efectivo de la empresa. Emite igualmente una
gráfica del comportamiento del flujo de efectivo y con esta información
verifica el cumplimento de las deudas operativas de la empresa. Después Analiza
los rangos para determinar el cumplimiento del pago de los salarios de los
empleados.
Después emite un informe de comportamiento del marketing de clientes uno
a uno, lo analiza y observa los productos o servicios más utilizados por los
clientes. Con este informe o gráfica comienza a realizar los pedidos o compras
que se deben hacer y se lo deja indicado al asistente, o si no él o ella misma
realiza las solicitudes de las compras.
Luego verifica el movimiento de las ventas por periodo. Con esta
información establece una nueva estrategia si las ventas no están creciendo. Si
las ventas están aumentando, entonces establece una estrategia para motivar a
los vendedores para incrementar aún más las ventas.
En el caso de PYMES como talleres, servicios y similares, el dueño
entonces analiza el servicio y el valor
agregado que puede ofrecer para aumentar la cartera de clientes.
Después sale a almorzar entre la una y dos de la tarde. Cuando regresa a
la PYME se dedica a participar en la operación de la PYME como llamar a clientes, gestionar transacciones,
ayudar y asistir en los procesos.
En la tarde revisa el listado de clientes para aumentar la cartera de
clientes. El dueño o dueña entonces analiza y crea una estrategia para
conseguir más clientes y lo relaciona con un servicio o producto señuelo.
Antes de la salida de los empleados, revisa el cumplimiento de las tareas
del día. Si la empresa es de ventas de productos, verifica el balance de la
caja. Si la empresa es de servicios, verifica
si se cumplieron todas las órdenes de trabajo asignados y cumplidos.
Después que se retiran todos los empleados, toma todos los periódicos del día y comienza a
ver los anuncios de la competencia, observando los productos ofrecidos, los
precios presentados y la calidad del mismo.
En la lectura, igualmente lee noticias del mundo con respecto al
combustible, la política, nuevos sistemas, y nuevas tecnologías para
analizarlas más adelante para ver cómo se pueden incorporar a la PYME.
Para finalizar, sabemos que algunos que están leyendo este artículo
dirán, que están utilizando el concepto del A2O, pero el primer requisito para
utilizar el A2O, es la tenencia de un sistema de Gestión de Negocios. Después
debe tener un conocimiento medio del concepto de la administración.
Como dice la definición, el agua generalmente se refiere a la sustancia
en su estado líquido, aunque la misma puede hallarse en su forma sólida llamada
hielo, y en su forma gaseosa denominada vapor.
La administración generalmente debe estar en estado líquido para que pueda
ser consumida por la PYME. Le preguntamos, usted puede beber el agua en estado
sólido (hielo), o en forma gaseosa (vapor), la respuesta es no. El concepto A2O es igual, debe estar en forma
líquida para que pueda ser consumida y la PYME se fortalezca, pero mientras que
su PYME solamente utilice el (O), la misma se debilitará y al final morirá.
Esperamos sus comentarios.
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