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domingo, 14 de septiembre de 2014

LAS PYMES Y EL H2O

LAS PYMES Y EL H2O

Que es H2o? El H2o  es una sustancia cuya molécula está formada por dos átomos de hidrógeno y uno de oxígeno (H2O). Es esencial para la supervivencia de todas las formas conocidas de vida. El H2o se conoce como agua. El término agua generalmente se refiere a la sustancia en su estado líquido, aunque la misma puede hallarse en su forma sólida llamada hielo, y en su forma gaseosa denominada vapor.

Con esta definición vamos a ver cuál es el H2o  de las PYMES. Las PYMES están formadas por dos átomos de administración y una de operación (A2O). Con este término en mente, vamos a analizar si la PYMES en la actualidad utilizan correctamente el concepto del A2O.

La mayor parte de las PYMES en nuestro medio no están utilizando el concepto del A2O, si no el concepto (O). Cada día observamos PYMES que no están creciendo a pesar de tener teléfonos inteligentes, tablets, computadoras, programas contables, contadores públicos, programadores de computadoras y otros.

Esta es la actividad diaria de las PYMES. En la mañana llega el dueño o dueña de la PYME, o su asistente. Abre la empresa, enciende las luces, la computadora e inicia las operaciones de la PYME. Luego realizan ventas, reciben llamadas telefónicas, al medio día llega la hora de almuerzo. Después sigue la hornada, y se cierra la empresa a las 5 de la tarde y todos se van a su casa, excepto el dueño o dueña de la empresa.

A esa hora el dueño o dueña de la empresa, comienza a revisar los eventos del día, las cuentas que se deben pagar, los ingresos de la caja, los clientes que no se atendieron y termina su operación a las nueva o diez de la noche, pero con grandes deudas, porque las ventas no están rindiendo y la empresa parece que está estancada. Bajo esta situación se engañan utilizando términos como: Al ojo del amo engorda el caballo, al que madruga Dios le ayuda, el que no llora no recibe y otros.

Estas expresiones en años anteriores se podían aplicar, pero ahora con el avance de la tecnología, la globalización, la competencia, y factores externos, debemos ser más proactivos y utilizar los dos  átomos de la administración.

Cuando una PYME utiliza los dos  átomos de la administración se ve la diferencia. Vamos a presentar las actividades que se realizan cuando la PYMES utilizan el A2O. Para utilizar el A2O se debe contar con un sistema de gestión de negocios, porque un programa contable no tiene las funciones necesarias para la aplicación total del A2O. 

En la mañana llega el dueño o dueña de la PYME,  abre la empresa,  enciende las luces, la computadora, e inicia el día. Lo primero que hace el dueño o dueña de la PYME, revisar su programa de actividades de la semana. Luego accede a su sistema de administración de negocios, emite un informe que le indica cuánto ganó o perdió el día de ayer. Lo confronta con su agenda de cumplimiento del punto de equilibrio.

Si la empresa tiene clientes a crédito, verifica la antigüedad de las cuentas por cobrar y el porcentaje de cada uno de  ellos. Luego emite la gráfica correspondiente. Dependiendo de la información, organiza la estrategia agresiva de cobro de la semana.

Luego revisa el flujo de efectivo de la empresa. Emite igualmente una gráfica del comportamiento del flujo de efectivo y con esta información verifica el cumplimento de las deudas operativas de la empresa. Después Analiza los rangos para determinar el cumplimiento del pago de los salarios de los empleados.

Después emite un informe de comportamiento del marketing de clientes uno a uno, lo analiza y observa los productos o servicios más utilizados por los clientes. Con este informe o gráfica comienza a realizar los pedidos o compras que se deben hacer y se lo deja indicado al asistente, o si no él o ella misma realiza las solicitudes de las compras.

Luego verifica el movimiento de las ventas por periodo. Con esta información establece una nueva estrategia si las ventas no están creciendo. Si las ventas están aumentando, entonces establece una estrategia para motivar a los vendedores para incrementar aún más las ventas.

En el caso de PYMES como talleres, servicios y similares, el dueño entonces analiza el servicio y el  valor agregado que puede ofrecer para aumentar la cartera de clientes.

Después sale a almorzar entre la una y dos de la tarde. Cuando regresa a la PYME se dedica a participar en la operación de la PYME como  llamar a clientes, gestionar transacciones, ayudar y asistir en los procesos.

En la tarde revisa el listado de clientes para aumentar la cartera de clientes. El dueño o dueña entonces analiza y crea una estrategia para conseguir más clientes y lo relaciona con un servicio o producto señuelo.

Antes de la salida de los empleados, revisa el cumplimiento de las tareas del día. Si la empresa es de ventas de productos, verifica el balance de la caja.  Si la empresa es de servicios, verifica si se cumplieron todas las órdenes de trabajo asignados y cumplidos.

Después que se retiran todos los empleados,  toma todos los periódicos del día y comienza a ver los anuncios de la competencia, observando los productos ofrecidos, los precios presentados y la calidad del mismo.

En la lectura, igualmente lee noticias del mundo con respecto al combustible, la política, nuevos sistemas, y nuevas tecnologías para analizarlas más adelante para ver cómo se pueden incorporar a la PYME.

Para finalizar, sabemos que algunos que están leyendo este artículo dirán, que están utilizando el concepto del A2O, pero el primer requisito para utilizar el A2O, es la tenencia de un sistema de Gestión de Negocios. Después debe tener un conocimiento medio del concepto de la administración.

Como dice la definición, el agua generalmente se refiere a la sustancia en su estado líquido, aunque la misma puede hallarse en su forma sólida llamada hielo, y en su forma gaseosa denominada vapor.

La administración generalmente debe estar en estado líquido para que pueda ser consumida por la PYME. Le preguntamos, usted puede beber el agua en estado sólido (hielo), o en forma gaseosa (vapor), la respuesta es no.  El concepto A2O es igual, debe estar en forma líquida para que pueda ser consumida y la PYME se fortalezca, pero mientras que su PYME solamente utilice el (O), la misma se debilitará  y al final morirá.

Esperamos sus comentarios.

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